單位檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本單位檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、有序存放和有效利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，特制定本單位檔案分類制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案分類工作合法合規(guī)。2.科學(xué)實(shí)用原則：根據(jù)本單位工作特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，采用科學(xué)合理的分類方法，便于檔案的整理、保管和利用。3.統(tǒng)一規(guī)范原則：對(duì)全單位檔案分類進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)制定，保證分類的一致性和規(guī)范性。4.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：隨著單位業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求的變化，適時(shí)對(duì)檔案分類制度進(jìn)行調(diào)整和完善。二、檔案分類依據(jù)（一）法律法規(guī)依據(jù)1.《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法，明確了檔案管理的基本原則和要求，為本單位檔案分類制度提供了法律遵循。2.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)，對(duì)文件材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了規(guī)定，是檔案分類的重要參考依據(jù)。（二）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)參考國(guó)家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案分類方法和標(biāo)準(zhǔn)。（三）單位工作實(shí)際依據(jù)充分考慮本單位的職能職責(zé)、業(yè)務(wù)流程、工作特點(diǎn)等因素，確保檔案分類能夠準(zhǔn)確反映單位工作全貌，便于檔案的管理和利用。三、檔案分類方法本單位檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。（一）年度分類將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。年度劃分以文件的簽發(fā)日期或形成日期為準(zhǔn)，對(duì)于跨年度的文件材料，一般歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度。（二）機(jī)構(gòu)（問題）分類1.機(jī)構(gòu)分類：按照本單位內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，如辦公室、財(cái)務(wù)科、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科等。每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案作為一個(gè)類別進(jìn)行整理。2.問題分類：對(duì)于一些不宜按機(jī)構(gòu)分類的檔案，可按問題進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理等。（三）保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（[X]年）等保管期限。1.永久保管檔案：反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的法規(guī)性文件、年度總結(jié)、機(jī)構(gòu)演變、重大活動(dòng)記錄等。2.定期保管檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀。四、檔案分類細(xì)則（一）文書檔案1.上級(jí)文件：包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的各類文件，按文件內(nèi)容涉及的問題或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。2.本單位文件綜合性文件：如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，按年度保管期限分類。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類別，分別歸入相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案類別中，如業(yè)務(wù)一科的業(yè)務(wù)文件歸入業(yè)務(wù)一科檔案類別，按年度保管期限分類。行政文件：涉及行政管理工作的文件，如人事任免、規(guī)章制度、行政事務(wù)處理等，按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類。3.下級(jí)文件：下屬單位上報(bào)的文件，按文件內(nèi)容涉及的問題或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，按年度保管期限分類。（二）科技檔案1.項(xiàng)目檔案科研項(xiàng)目檔案：按科研項(xiàng)目名稱分類，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果等，按年度保管期限分類。工程項(xiàng)目檔案：按工程項(xiàng)目名稱分類，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收文件等，按年度保管期限分類。2.設(shè)備檔案：按設(shè)備型號(hào)分類，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說明書、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等，按年度保管期限分類。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：按年度月份順序排列，裝訂成冊(cè)，按保管期限分類。2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等，按年度賬簿名稱分類，按保管期限分類。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：按年度報(bào)告種類分類，如年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、中期財(cái)務(wù)報(bào)告等，按保管期限分類。4.其他會(huì)計(jì)資料：如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)報(bào)表等，按年度資料類別分類，按保管期限分類。（四）人事檔案1.員工個(gè)人檔案：以員工個(gè)人為單位，按姓名拼音順序排列，包括員工基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等材料，按保管期限分類。2.人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表：按年度報(bào)表名稱分類，按保管期限分類。（五）業(yè)務(wù)檔案1.合同檔案：按合同類別分類，如銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同等，按年度合同編號(hào)順序排列，按保管期限分類。2.業(yè)務(wù)記錄檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)和要求，確定具體的分類方法，如業(yè)務(wù)往來信函、客戶資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，按年度保管期限分類。五、檔案整理要求（一）裝訂1.文書檔案一般以“件”為單位進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，編好頁(yè)碼。（二）編目1.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、冊(cè)數(shù)、起止日期等項(xiàng)目。（三）裝盒1.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)等信息。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝入專門的會(huì)計(jì)檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限、冊(cè)數(shù)等信息。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故的發(fā)生。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作的安全。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本單位的檔案利用制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)大局的原則，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。（二）利用方式1.查閱利用：本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱利用：外單位因工作需要借閱本單位檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并由利用者簽字確認(rèn)。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和保存價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要包括檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見。3.對(duì)確定無保存價(jià)值的檔案，編制