文件資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織文件資料檔案的管理，確保文件資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件資料檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)文件資料檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：文件資料檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：對(duì)公司/組織在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料檔案，應(yīng)全面收集、整理，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：文件資料檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假信息。5.安全性原則：采取必要的安全措施，確保文件資料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。6.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于文件資料檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、文件資料檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司/組織的章程、制度、規(guī)定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等各類(lèi)行政公文。2.業(yè)務(wù)文件類(lèi)：與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔等。3.人事文件類(lèi)：?jiǎn)T工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等人事管理文件。4.財(cái)務(wù)文件類(lèi)：公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。5.其他文件類(lèi)：不屬于以上分類(lèi)的其他文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、宣傳資料等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年行政文件類(lèi)的第10號(hào)文件，編號(hào)為“2023XZ010”。2.類(lèi)別代碼：行政文件類(lèi)（XZ）、業(yè)務(wù)文件類(lèi)（YW）、人事文件類(lèi)（RS）、財(cái)務(wù)文件類(lèi)（CW）、其他文件類(lèi)（QT）。三、文件資料檔案的形成與收集（一）形成1.公司/組織各部門(mén)及員工在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)形成各類(lèi)文件資料，確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.文件資料應(yīng)采用紙質(zhì)、電子等多種形式保存，電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（二）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，定期將本部門(mén)形成的文件資料整理后移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)移交的文件資料進(jìn)行檢查，確保文件資料的齊全、完整。3.對(duì)于重要的文件資料，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)介入，參與文件資料的形成過(guò)程，確保文件資料符合檔案管理要求。四、文件資料檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門(mén)收到文件資料后，應(yīng)按照分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等操作。2.對(duì)于紙質(zhì)文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等處理，確保文件資料的整齊、規(guī)范。3.對(duì)于電子文件資料，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件目錄，確保電子文件的檢索方便、快捷。（二）歸檔1.整理后的文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，確保檔案管理的規(guī)范化、信息化。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止檔案的丟失或損壞。五、文件資料檔案的保管（一）保管期限1.文件資料檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司/組織的章程、制度、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括公司/組織的一般業(yè)務(wù)文件、人事檔案等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案包括公司/組織的一般性文件資料，保管期限一般為1年至10年。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取必要的安全措施，如加密存儲(chǔ)、定期備份等，確保電子檔案的信息安全。六、文件資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、文件資料檔案的保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要信息的文件資料檔案。2.公司/組織規(guī)定需要保密的其他文件資料檔案。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高檔案管理人員的保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及保密的檔案進(jìn)行單獨(dú)存放、專人管理，確保檔案的安全保密。3.查閱、借閱涉及保密的檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，查閱、借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。4.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、文件資料檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。3.檔案銷(xiāo)