檔案庫房進(jìn)出制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案庫房的安全管理，確保檔案資料的完整與安全，規(guī)范檔案庫房的進(jìn)出行為，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案庫房進(jìn)出的人員及活動(dòng)。3.基本原則檔案庫房的進(jìn)出管理遵循安全第一、嚴(yán)格規(guī)范、責(zé)任明確的原則，確保檔案在存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)過程中不受損壞、丟失或泄露。二、檔案庫房準(zhǔn)入管理1.庫房管理人員職責(zé)檔案庫房管理人員負(fù)責(zé)庫房的日常管理和進(jìn)出人員的登記、監(jiān)督工作。熟悉檔案庫房的安全要求，掌握各類檔案的存儲(chǔ)情況，確保庫房環(huán)境適宜檔案保存。定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。2.進(jìn)入人員資格因工作需要進(jìn)入檔案庫房的人員，必須經(jīng)過檔案管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。批準(zhǔn)進(jìn)入的人員應(yīng)具備必要的檔案管理知識(shí)和安全意識(shí)，了解檔案庫房的管理制度和操作流程。3.進(jìn)入審批流程申請(qǐng)人填寫《檔案庫房進(jìn)入申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明進(jìn)入庫房的原因、時(shí)間、所需查閱或處理的檔案內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要檔案或特殊情況的申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批通過后，檔案庫房管理人員為申請(qǐng)人發(fā)放臨時(shí)出入證，并告知進(jìn)入庫房的注意事項(xiàng)。4.臨時(shí)出入證管理臨時(shí)出入證僅限本人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。進(jìn)入庫房時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)主動(dòng)出示臨時(shí)出入證，配合庫房管理人員的檢查和登記。使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將臨時(shí)出入證交回庫房管理人員，如有遺失應(yīng)立即報(bào)告并補(bǔ)辦。三、檔案庫房出入登記1.登記內(nèi)容所有進(jìn)入檔案庫房的人員必須進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括姓名、部門、進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間、進(jìn)入原因、攜帶物品清單等。攜帶物品清單應(yīng)注明物品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，對(duì)于攜帶檔案資料出庫房的，還需注明檔案名稱、數(shù)量、用途等。2.登記方式庫房入口處設(shè)置專門的《檔案庫房進(jìn)出登記簿》，由庫房管理人員負(fù)責(zé)登記。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，采用手工填寫或電子錄入的方式進(jìn)行記錄。3.登記時(shí)間要求進(jìn)入庫房時(shí)，人員應(yīng)在進(jìn)入前完成登記手續(xù)；離開庫房時(shí)，應(yīng)在離開前進(jìn)行簽離確認(rèn)。庫房管理人員應(yīng)及時(shí)更新登記簿信息，確保登記內(nèi)容與實(shí)際情況一致。四、檔案庫房人員進(jìn)出規(guī)定1.遵守庫房安全規(guī)定進(jìn)入檔案庫房的人員必須遵守庫房的安全規(guī)定，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)物品進(jìn)入庫房。不得在庫房內(nèi)吸煙、使用明火或進(jìn)行其他可能引發(fā)火災(zāi)的行為。保持庫房內(nèi)的整潔衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)亂涂亂畫。2.限制無關(guān)人員進(jìn)入除經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)入的人員外，其他無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房。因特殊情況需要進(jìn)入庫房的外部人員，如維修人員、審計(jì)人員等，必須由公司相關(guān)部門陪同，并按照本制度的規(guī)定辦理進(jìn)入審批手續(xù)。3.規(guī)范操作流程進(jìn)入庫房的人員應(yīng)按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行檔案查閱、整理、提取等工作，不得擅自更改檔案的存儲(chǔ)位置或破壞檔案的完整性。在查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用專門的查閱工具，避免直接接觸檔案原件，防止檔案受損。如需提取檔案出庫房，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。五、檔案庫房物品進(jìn)出管理1.檔案資料進(jìn)出檔案資料的調(diào)出必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，填寫《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明調(diào)閱目的、調(diào)閱期限、調(diào)閱人等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。檔案庫房管理人員根據(jù)審批結(jié)果，為調(diào)閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案資料調(diào)閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記。調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案資料，歸還時(shí)需經(jīng)庫房管理人員核對(duì)無誤后，在登記簿上進(jìn)行簽還確認(rèn)。對(duì)于檔案資料的借閱，應(yīng)按照借閱期限及時(shí)催還，如需續(xù)借，必須重新辦理審批手續(xù)。2.其他物品進(jìn)出因庫房維護(hù)、設(shè)備更換等工作需要攜帶工具、設(shè)備等物品進(jìn)入庫房的，必須經(jīng)過庫房管理人員的檢查和登記。攜帶的物品應(yīng)符合庫房安全要求，不得對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境造成影響。物品使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理出庫房，并確保庫房內(nèi)無遺留雜物。對(duì)于需要帶出庫房的廢舊檔案、包裝材料等物品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)。六、檔案庫房安全檢查與監(jiān)督1.定期安全檢查檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括庫房設(shè)施設(shè)備、消防器材、溫濕度控制、防蟲防霉措施等。安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查表，明確檢查項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人，確保檢查工作全面、細(xì)致、有效。根據(jù)安全檢查結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的安全隱患，對(duì)發(fā)現(xiàn)重大安全隱患的，應(yīng)立即采取措施，確保檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。2.日常監(jiān)督管理庫房管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫房進(jìn)出人員和物品的日常監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫房管理人員的工作進(jìn)行檢查和考核，確保其嚴(yán)格履行職責(zé)，遵守各項(xiàng)管理制度。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫房的進(jìn)出管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。七、檔案庫房應(yīng)急處置1.應(yīng)急預(yù)案制定檔案管理部門應(yīng)制定檔案庫房應(yīng)急處置預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。2.應(yīng)急處置措施發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，庫房管理人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門。在確保人員安全的前提下，采取有效措施保護(hù)檔案資料，如轉(zhuǎn)移重要檔案、滅火、排水、報(bào)警等。應(yīng)急處置結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行清理、修復(fù)和重新歸檔，對(duì)事件原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善應(yīng)急預(yù)案和管理制度。八、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定違反本制度規(guī)定，擅自進(jìn)入檔案庫房、違規(guī)操作檔案資料、攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入庫房等行為，均屬于違規(guī)行為。因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案資料損壞、丟失、泄露或庫房安全事故的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處理；對(duì)于違規(guī)行為嚴(yán)重的，給予記過、記大過、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，