檔案操作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案操作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作，確保檔案質(zhì)量。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全防護(hù)工作。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向綜合管理部門移交檔案。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的具體操作工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱登記等，保證檔案質(zhì)量。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、章程、規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.公司生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量記錄等。4.公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.公司人力資源管理活動(dòng)中形成的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核材料等。6.公司行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。7.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、新聞稿件、合作協(xié)議等。8.其他與公司相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件材料。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集保存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)合理，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度保管期限進(jìn)行分類；人事檔案按照員工類別進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)；科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號(hào)；會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：會(huì)計(jì)年度+保管期限+類別代碼+流水號(hào)；人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工編號(hào)；業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)自行設(shè)定，但應(yīng)保證編號(hào)的科學(xué)性和規(guī)范性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。對(duì)于幅面過(guò)大的圖紙等檔案，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋檔案章。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定整理立卷，在次年3月底前移交綜合管理部門歸檔。4.人事檔案應(yīng)在員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)辦理完畢后及時(shí)歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案整理要求，將整理好的檔案按時(shí)移交綜合管理部門歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.確定檔案保管期限的具體標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。（四）保管方式1.檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司外部單位或個(gè)人查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司綜合管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案庫(kù)房管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。3.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案章。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如遇特殊情況需要帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人員應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況等，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。（二）銷毀審批1.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案銷毀申請(qǐng)表上加蓋“已批準(zhǔn)銷毀”章，并注明批準(zhǔn)日期。（三）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案采