律師檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律師檔案管理，規(guī)范律師執(zhí)業(yè)行為，維護(hù)律師事務(wù)所和律師的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合律師行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體律師及工作人員。（三）檔案管理原則律師檔案管理遵循真實(shí)、完整、規(guī)范、安全的原則，確保檔案資料能夠準(zhǔn)確反映律師的執(zhí)業(yè)活動(dòng)，便于查詢、使用和監(jiān)督。二、檔案內(nèi)容（一）律師個(gè)人檔案1.基本信息包括律師的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、執(zhí)業(yè)證號(hào)、聯(lián)系方式等。2.職業(yè)資格材料律師資格證書、法律職業(yè)資格證書、實(shí)習(xí)律師證等相關(guān)證書的復(fù)印件。3.執(zhí)業(yè)經(jīng)歷在本所及其他律所的執(zhí)業(yè)起止時(shí)間、擔(dān)任的職務(wù)、承辦的主要案件或項(xiàng)目等詳細(xì)記錄。4.培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討、進(jìn)修學(xué)習(xí)等活動(dòng)的相關(guān)材料，如培訓(xùn)證書、學(xué)習(xí)成績單、結(jié)業(yè)證明等。5.獎(jiǎng)懲情況受到的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)以及違規(guī)違紀(jì)受到的處罰等相關(guān)文件和記錄。6.年度考核材料每年的年度考核表、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)成果等。7.其他材料個(gè)人認(rèn)為有必要?dú)w入檔案的其他相關(guān)材料，如發(fā)表的專業(yè)文章、參與的社會(huì)公益活動(dòng)記錄等。（二）案件檔案1.案件受理材料包括案件受理登記表、委托代理合同、授權(quán)委托書、收費(fèi)憑證等。2.案件辦理過程材料與案件相關(guān)的法律文書，如起訴狀、答辯狀、上訴狀、辯護(hù)詞、代理詞等。調(diào)查取證材料，包括證人證言、書證、物證、視聽資料等的收集、整理記錄。與對(duì)方當(dāng)事人、法院、仲裁機(jī)構(gòu)等的往來信函、文件、會(huì)議記錄等。案件討論記錄，包括律師事務(wù)所內(nèi)部對(duì)案件的分析、討論意見等。庭審記錄（如有）、仲裁庭審記錄（如有）等。3.案件結(jié)案材料裁判文書（判決書、裁定書、調(diào)解書等）復(fù)印件。結(jié)案報(bào)告，總結(jié)案件辦理結(jié)果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。當(dāng)事人反饋意見（如有）。（三）業(yè)務(wù)檔案1.非訴訟業(yè)務(wù)檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目委托書、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等。項(xiàng)目工作方案、工作計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如合同起草與審查記錄、盡職調(diào)查材料、談判記錄等。項(xiàng)目成果文件，如法律意見書、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。2.法律顧問業(yè)務(wù)檔案法律顧問合同。為顧問單位提供法律服務(wù)的記錄，包括法律文件審查、法律咨詢意見、參與重大決策會(huì)議記錄等。顧問單位的相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、章程、規(guī)章制度等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.財(cái)務(wù)報(bào)表年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表，月度財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.會(huì)計(jì)憑證各類收入、支出憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等。3.賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等。4.稅務(wù)資料納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)等。5.其他財(cái)務(wù)相關(guān)材料審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)工作底稿等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.律師及工作人員應(yīng)及時(shí)將辦理業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件材料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)于外部接收的文件材料（如法院送達(dá)的裁判文書、當(dāng)事人提交的數(shù)據(jù)資料等），應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收、登記，并及時(shí)移交檔案管理人員。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)保持完整，不得擅自涂改、裁剪、損毀。如有破損或褪色，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照文件材料的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列編號(hào)，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的文件材料應(yīng)及時(shí)歸檔，檔案管理人員應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.將檔案目錄與檔案材料一并裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)等信息。3.按照檔案類別和保管期限，將檔案存放在專門的檔案柜中，排列整齊，便于查找。（二）保管期限1.律師個(gè)人檔案、案件檔案、業(yè)務(wù)檔案中的永久性文件材料，應(yīng)長期保管。2.其他檔案材料的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為短期（15年）、中期（510年）、長期（超過10年）。具體保管期限如下：財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年，稅務(wù)資料保管期限為10年，其他財(cái)務(wù)相關(guān)材料根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。案件檔案：一般案件檔案保管期限為10年，但涉及重大、復(fù)雜案件或有特殊要求的案件，保管期限可適當(dāng)延長。業(yè)務(wù)檔案：非訴訟業(yè)務(wù)檔案和法律顧問業(yè)務(wù)檔案根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為510年。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全與完整。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.檔案保管場所應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本所律師及工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請(qǐng)，填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)本所主任批準(zhǔn)。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱單位、查閱人姓名、查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等詳細(xì)信息。3.涉及國家機(jī)密、當(dāng)事人隱私等特殊檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案存放位置，并取出相應(yīng)檔案供查閱人查閱。2.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.本所律師及工作人員因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)本所主任批準(zhǔn)。2.外單位借閱檔案的，除持有單位介紹信并經(jīng)本所主任批準(zhǔn)外，還應(yīng)與本所簽訂保密協(xié)議，明確借閱期間的保密責(zé)任和義務(wù)。（四）借閱程序1.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱人姓名、單位、檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并說明延期原因。3.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的或泄露給第三方。3.涉及國家機(jī)密、當(dāng)事人隱私等特殊檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、專人管理等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并處理。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。七、檔案信息化管理（如有條件）（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立律師檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒏黝悪n案信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，包括基本信息、案件信息、業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息等。2.檔案查詢功能：支持按檔案名稱、編號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進(jìn)行快速查詢。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為律所管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，如遇系統(tǒng)故障能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和完整性。3.對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期清理，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組（以下簡稱“鑒定小組”），由本所主任擔(dān)任組長，檔案管理人員、資深律師等為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見。（三）鑒定程序1.檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限，定期清理到期檔案，并編制檔案鑒定清單，提交鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)檔案鑒定清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定是否需要銷毀。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等信息，并形成檔案鑒定報(bào)告。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)本所主任批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的檔案鑒定報(bào)告，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、