企業(yè)檔案查借制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案管理，規(guī)范檔案的查閱和借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產經營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門及全體員工在涉及檔案查閱、借閱需求時的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查借工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準要求。2.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，維護檔案的安全性和保密性。3.服務利用原則：在保證檔案安全的前提下，積極為企業(yè)內部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務，滿足合理的工作需求。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理機構設置設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）具體職責1.負責制定和完善檔案查借制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎管理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.建立健全檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱的時間、人員、內容、歸還情況等信息。4.負責對檔案查閱、借閱場所進行管理，提供必要的查閱條件和設備。5.對檔案查閱、借閱過程進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。6.定期對檔案查借情況進行統(tǒng)計分析，為企業(yè)檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案查閱規(guī)定（一）查閱權限1.企業(yè)內部員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.部門負責人因工作需要，可查閱本部門及相關部門的檔案資料。3.企業(yè)高層管理人員可根據(jù)工作需要查閱各類檔案資料。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、內容、用途、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)查閱人的工作需求，對申請表進行審核，簽署意見后報檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核，符合查閱條件的，確定查閱檔案的具體范圍，并安排查閱場所和查閱時間。4.查閱人憑有效證件到檔案管理部門指定的場所進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。5.查閱人如需復印、摘錄檔案內容，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可進行。復印、摘錄的檔案內容應與原件一致，并注明出處。（三）查閱限制1.涉及企業(yè)機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經企業(yè)法定代表人或相關授權領導批準，不得查閱。2.檔案查閱應在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出指定場所。如需在其他場所查閱，應另行辦理審批手續(xù)。3.查閱人不得在檔案上批注、圈劃、污損等，不得擅自更改檔案內容。四、檔案借閱規(guī)定（一）借閱權限1.因工作需要，確需借閱檔案的，經所在部門負責人批準后，可向檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要檔案或機密檔案的借閱，需經企業(yè)法定代表人或相關授權領導批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、內容、用途、借閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)借閱人的工作需求，對申請表進行審核，簽署意見后報檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核，符合借閱條件的，確定借閱檔案的具體范圍，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑有效證件到檔案管理部門領取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。5.借閱人應按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。（三）借閱限制1.借閱檔案的數(shù)量應根據(jù)工作實際需要合理確定，不得超量借閱。2.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大使用范圍。3.借閱人不得擅自復制、拍照、錄像、傳播所借閱的檔案內容。如需復制，應按照本制度第三條第（二）款的規(guī)定辦理申請手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應確保檔案的安全，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。五、檔案歸還與催還（一）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整性和整潔性，不得有涂改、損壞、丟失等情況。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應認真核對檔案的數(shù)量、內容、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通核實。（二）催還措施1.檔案管理部門應在借閱期限屆滿前[X]天，對即將到期的借閱檔案進行催還提醒，通過電話、郵件、短信等方式通知借閱人按時歸還檔案。2.對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應進行重點跟蹤催還，了解借閱人未按時歸還的原因，并要求借閱人盡快歸還。3.如借閱人因特殊原因無法按時歸還檔案，應及時向檔案管理部門說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。未經批準逾期不還的，檔案管理部門將按照本制度的相關規(guī)定進行處理。六、檔案查閱、借閱記錄與統(tǒng)計（一）記錄要求1.檔案管理部門應建立完善的檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄每一次查閱、借閱的相關信息，包括查閱（借閱）日期時間、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、內容摘要、用途、查閱（借閱）期限、歸還日期時間等。2.查閱、借閱登記臺賬應使用紙質和電子兩種形式進行記錄，確保記錄的準確性和可追溯性。紙質臺賬應妥善保存，電子臺賬應定期備份。（二）統(tǒng)計分析1.檔案管理部門應定期對檔案查閱、借閱記錄進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計周期可以為月度、季度、年度等。統(tǒng)計內容包括查閱（借閱）檔案的種類、數(shù)量、頻率、部門分布、用途等。2.通過統(tǒng)計分析，了解企業(yè)各部門對檔案的利用需求情況，評估檔案查借制度的執(zhí)行效果，為檔案管理工作的優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。例如，根據(jù)統(tǒng)計結果發(fā)現(xiàn)某類檔案的查閱頻率較高，可以考慮進一步優(yōu)化該類檔案的整理和保管方式，提高查閱效率；或者發(fā)現(xiàn)某個部門的檔案借閱量較大，可以與該部門溝通，了解其工作需求，提供更有針對性的服務。七、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案管理部門應配備必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及企業(yè)機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進行嚴格管理，不得泄露檔案內容。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人遵守保密規(guī)定，不得在非指定場所談論檔案內容，不得將檔案信息透露給無關人員。3.對檔案查閱、借閱場所進行合理布局，設置必要的隔離設施，防止無關人員進入查閱、借閱區(qū)域。4.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全維護，設置不同級別的訪問權限，確保檔案信息在網(wǎng)絡傳輸和存儲過程中的安全。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經批準擅自查閱、借閱檔案。2.超權限查閱、借閱檔案。3.擅自將檔案帶出指定場所。4.擅自復制、拍照、錄像、傳播檔案內容。5.擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。6.未按時歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。7.將檔案轉借他人或擅自擴大使用范圍。8.違反檔案安全與保密規(guī)定，導致檔案信息泄露。（二）處理方式1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，檔案管理部門將給予口頭警告，并要求違規(guī)人立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，檔案管理部門將視情況給予書面警告、通報批評、暫停查閱（借閱）權限等處理措施，并將違規(guī)情況報告企業(yè)相關領導。3.因違規(guī)行為給企業(yè)造成經濟損失或不良影響