檔案材料保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案材料的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在檔案材料的形成、收集、整理、保管、利用等過程中的保密管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案材料保密工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化保密意識教育，完善保密制度和措施，從源頭上防止檔案材料泄密事件的發(fā)生。3.突出重點原則：對涉及公司核心機密、商業(yè)秘密以及敏感信息的檔案材料進行重點保護。4.嚴格責任原則：明確各部門和人員在檔案材料保密工作中的職責，對違反保密制度的行為追究責任。二、檔案材料的分類與密級劃分（一）檔案材料分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、薪資待遇、考核評價、獎懲記錄等。3.財務檔案：財務報表、賬目、憑證、審計報告等。4.業(yè)務檔案：涉及公司業(yè)務活動的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調研報告等。5.技術檔案：技術研發(fā)資料、產品設計圖紙、工藝文件、技術秘密等。（二）密級劃分1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術訣竅、未公開的戰(zhàn)略決策等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損害。2.機密級：包含重要業(yè)務信息、關鍵技術資料、尚未公開的財務數(shù)據(jù)等，泄露后會給公司帶來較大損失。3.秘密級：一般的業(yè)務資料、內部工作文件等，泄露可能對公司正常運營產生一定影響。三、檔案材料的形成與收集（一）檔案材料形成要求1.各部門和人員在工作過程中應及時、準確地形成各類檔案材料，確保材料內容真實、完整、清晰。2.涉及保密事項的檔案材料，應按照保密要求進行記錄和標識，注明密級和保密期限。（二）檔案材料收集規(guī)定1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，定期將本部門形成的檔案材料整理后移交公司檔案管理部門。2.在收集過程中，要嚴格核對檔案材料的完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關人員溝通解決。3.對于外來文件、資料等，應按照公司規(guī)定進行登記、編號，并及時分發(fā)至相關部門，同時做好歸檔工作。四、檔案材料的整理與保管（一）檔案材料整理1.檔案管理部門應按照檔案分類標準對收集到的檔案材料進行整理，確保檔案材料分類準確、編號規(guī)范、目錄清晰。2.對電子檔案，應建立科學合理的電子文件存儲結構，進行有效的分類和標識，便于檢索和利用。（二）檔案材料保管1.保管場所：設立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案材料的安全存放。2.保管方式：紙質檔案應分類存放于檔案柜中，按照不同密級進行分區(qū)管理，并有明顯的標識。電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對重要的檔案材料，可采用加密存儲、異地備份等方式進一步加強安全防護。3.人員管理：檔案庫房應安排專人負責管理，嚴格限制無關人員進入。管理人員應具備良好的保密意識和責任心，定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。五、檔案材料的利用與借閱（一）檔案材料利用1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案材料時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容范圍、查閱時間等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)審批意見，提供相應的檔案材料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案材料的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案材料上圈劃、批注，如需摘錄或復制，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）檔案材料借閱1.因特殊情況需要借閱檔案材料的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)部門負責人審核，公司分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案材料，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在非規(guī)定場所存放檔案材料。3.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案材料，檔案管理部門應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究責任。六、檔案材料的保密措施（一）人員保密管理1.加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能，使其熟悉檔案材料保密制度和工作流程。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案材料保密方面的權利和義務，對違反保密協(xié)議的行為進行約束和處罰。3.對涉及檔案材料保密工作的人員進行定期審查和考核，確保人員具備良好的政治素質和職業(yè)道德。（二）環(huán)境與設備保密1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設備，對檔案庫房的出入情況和內部情況進行實時監(jiān)控和記錄。2.辦公區(qū)域內涉及檔案材料處理的計算機、打印機、復印機等設備應采取必要的保密措施，如設置密碼、安裝殺毒軟件、進行數(shù)據(jù)加密等，防止信息泄露。3.對存儲檔案材料的移動存儲設備，應進行加密處理，并嚴格控制其使用范圍和權限，使用后及時收回并妥善保管。（三）信息傳輸保密1.在通過網(wǎng)絡傳輸檔案材料時，應采用加密傳輸技術，確保信息在傳輸過程中的安全性。2.禁止通過公共網(wǎng)絡或不安全的渠道傳輸涉及公司機密的檔案材料，如需傳輸，應采用專用的加密傳輸工具或經(jīng)過公司批準的安全傳輸方式。3.對通過電子郵件等方式發(fā)送的檔案材料，應進行加密處理，并在郵件主題和正文中注明密級和保密要求，提醒收件人妥善保管。七、檔案材料的銷毀與處置（一）銷毀條件1.檔案材料超過保密期限且已無保存價值的，經(jīng)檔案管理部門審核，公司分管領導批準后，可進行銷毀。2.因公司業(yè)務調整、機構變更等原因，導致某些檔案材料不再需要保存的，應按照規(guī)定進行清理和銷毀。銷毀程序1.檔案管理部門應編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、密級、保管期限等信息，并報公司分管領導審批。2.審批通過后，由檔案管理部門會同相關部門共同實施銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案材料徹底銷毀。3.銷毀工作完成后，參與銷毀的人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。（三）處置要求1.對銷毀的檔案材料，應采用安全可靠的方式進行處置，如粉碎、焚燒等，防止檔案信息被恢復或泄露。2.涉及電子檔案的銷毀，應確保存儲介質上的數(shù)據(jù)被徹底清除，可采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具或物理損壞存儲介質的方式進行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案材料保密工作監(jiān)督小組，由公司分管領導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、法務部門負責人等，負責對公司檔案材料保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應定期對各部門檔案材料保密工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。（二）檢查內容1.檔案材料的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合保密制度的要求。2.檔案材料的密級劃分是否準確，保密標識是否清晰。3.檔案庫房的安全防護設施是否完好，管理人員是否履行職責。4.員工對檔案材料保密制度的知曉程度和執(zhí)行情況。（三）違規(guī)處理1.對違反檔案材料保密制度的部門和人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2