工程檔案四制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本工程檔案四制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目策劃、實(shí)施到竣工驗收全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的文件資料，確保全面記錄工程建設(shè)過程。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案管理要求，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.及時性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，確保檔案資料的時效性。二、工程檔案收集制度（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門和項目參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集工作，確保收集工作的及時、準(zhǔn)確。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如無法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。4.收集的文件資料應(yīng)保持整潔、完好，不得隨意涂改、污損。（三）收集流程1.項目開工前，項目建設(shè)單位應(yīng)向各參建單位明確工程檔案收集的范圍、要求和時間節(jié)點(diǎn)，并提供相關(guān)的檔案收集清單。2.各參建單位在工程建設(shè)過程中，應(yīng)按照檔案收集清單及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，并進(jìn)行初步整理。3.每月末，各參建單位應(yīng)將當(dāng)月收集整理好的工程檔案資料報送至項目建設(shè)單位的檔案管理部門。4.項目建設(shè)單位檔案管理部門對報送的檔案資料進(jìn)行審核，對不符合要求的，及時反饋給報送單位進(jìn)行補(bǔ)充或整改。三、工程檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照工程項目的建設(shè)階段，分為項目前期、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等類別。2.按照文件的性質(zhì)和用途，分為管理性文件、技術(shù)性文件、商務(wù)性文件等。3.按照文件的載體形式，分為紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（三）組卷要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照文件的形成時間順序排列，同一事項的文件應(yīng)集中組卷。2.電子文件應(yīng)按照其存儲的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的文件夾和文件名，確保文件的可讀性和可檢索性。3.聲像文件應(yīng)按照其內(nèi)容和時間順序進(jìn)行整理，配以文字說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。4.組卷厚度一般不宜超過40mm，特殊情況除外。（四）編目要求1.編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者（發(fā)文單位）、文件題名、日期、頁號、備注等項目。2.編制案卷封面，包括檔號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等項目。3.編制案卷脊背，包括檔號、案卷題名、保管期限、起止日期、密級等項目。4.編制備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等，并由整理人和審核人簽字。四、工程檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的工程檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在４０％６０％之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照類別和年度順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存放于不同地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗和維護(hù)。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序整理存放，并建立相應(yīng)的檢索目錄。（三）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及重要的工程變更文件、竣工驗收報告等。3.長期保管的檔案包括工程設(shè)計文件、施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等，保管期限為20年。4.短期保管的檔案包括一般性的工程文件，如施工日志、監(jiān)理月報、會議紀(jì)要等，保管期限為5年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、工程檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案。2.項目建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建單位因工程結(jié)算、質(zhì)量追溯、工程維修等需要查閱工程檔案。3.政府有關(guān)部門因工作需要查閱工程檔案。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的單位或個人因特殊需要查閱工程檔案。（二）利用流程1.查閱人應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，對符合要求的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定的檔案查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《工程檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱管理1.因工作需要長期借閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）保密規(guī)定1.工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱人在查閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容