行賄檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織廉政建設(shè)，規(guī)范市場(chǎng)交易行為，防范商業(yè)賄賂風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，特制定本行賄檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織及其下屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)，以及與公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商、承包商、代理商等相關(guān)合作單位。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.客觀公正原則：行賄檔案的記錄和管理應(yīng)基于客觀事實(shí)，公正對(duì)待每一個(gè)相關(guān)主體。3.全面覆蓋原則：涵蓋與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)行賄信息，確保無(wú)遺漏。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)實(shí)際情況對(duì)行賄檔案進(jìn)行及時(shí)更新和調(diào)整，保證信息的時(shí)效性。二、行賄檔案的定義與內(nèi)容（一）定義行賄檔案是指公司/組織對(duì)涉及行賄行為的單位和個(gè)人相關(guān)信息進(jìn)行記錄、整理和保存的檔案資料。（二）內(nèi)容1.行賄主體信息包括行賄單位的名稱(chēng)、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，以及行賄個(gè)人的姓名、身份證號(hào)碼、所在單位、職務(wù)等。2.行賄行為信息詳細(xì)記錄行賄事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、行賄事由、行賄金額、方式等具體情況。3.處罰信息記載因行賄行為所受到的刑事處罰、行政處罰等相關(guān)處罰決定及執(zhí)行情況。4.其他相關(guān)信息如行賄行為對(duì)公司/組織業(yè)務(wù)造成的影響、后續(xù)處理措施等。三、行賄檔案信息的收集與來(lái)源（一）內(nèi)部收集1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門(mén)在日常監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的行賄線(xiàn)索，經(jīng)核實(shí)后納入行賄檔案。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合作單位或個(gè)人存在行賄行為跡象，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)管理部門(mén)報(bào)告，經(jīng)調(diào)查確認(rèn)后錄入行賄檔案。（二）外部獲取1.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)發(fā)布的涉及行賄行為的刑事判決書(shū)、行政處罰決定書(shū)等法律文書(shū)，公司/組織應(yīng)及時(shí)收集并整理相關(guān)信息納入行賄檔案。2.行業(yè)協(xié)會(huì)、媒體報(bào)道等渠道披露的行賄信息，經(jīng)核實(shí)后作為行賄檔案信息的補(bǔ)充來(lái)源。四、行賄檔案的建立與管理（一）建立流程1.信息收集部門(mén)對(duì)收集到的行賄信息進(jìn)行初步整理，確保信息的真實(shí)性和完整性。2.將整理后的行賄信息提交至專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)、分類(lèi)，并錄入行賄檔案管理系統(tǒng)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)錄入的行賄檔案信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后正式建立行賄檔案。（二）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)行賄檔案的日常維護(hù)、存儲(chǔ)、查閱等管理工作，確保檔案的安全和保密。定期對(duì)行賄檔案進(jìn)行檢查和清理，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.信息收集部門(mén)負(fù)責(zé)行賄信息的收集、核實(shí)和初步整理工作，及時(shí)向檔案管理部門(mén)提供準(zhǔn)確的行賄信息。配合檔案管理部門(mén)做好行賄檔案的相關(guān)管理工作，對(duì)涉及本部門(mén)的行賄檔案信息進(jìn)行跟蹤和反饋。3.其他相關(guān)部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助做好行賄檔案信息的收集、管理工作。如在業(yè)務(wù)合作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)可能存在行賄行為的情況，應(yīng)及時(shí)向信息收集部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)線(xiàn)索和證據(jù)。（三）存儲(chǔ)與保密1.行賄檔案應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存放。2.嚴(yán)格限制行賄檔案信息的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱、復(fù)制行賄檔案信息。查閱行賄檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，查閱人員需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)做好記錄，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。3.加強(qiáng)對(duì)行賄檔案信息的保密管理，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密法律法規(guī)進(jìn)行處理，防止信息泄露。五、行賄檔案的查詢(xún)與使用（一）查詢(xún)主體1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目招標(biāo)、供應(yīng)商評(píng)估等工作時(shí)，如需查詢(xún)行賄檔案信息，應(yīng)向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢(xún)。2.外部機(jī)構(gòu)司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)等因工作需要依法查詢(xún)公司/組織行賄檔案信息的，應(yīng)按照法定程序辦理查詢(xún)手續(xù)。其他外部機(jī)構(gòu)如因特殊情況需要查詢(xún)行賄檔案信息的，需經(jīng)公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可進(jìn)行查詢(xún)。（二）查詢(xún)內(nèi)容與方式1.查詢(xún)內(nèi)容根據(jù)查詢(xún)主體的需求，提供相應(yīng)的行賄檔案信息，包括行賄主體基本信息、行賄行為詳情、處罰信息等。2.查詢(xún)方式檔案管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)行賄檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案為查詢(xún)主體提供查詢(xún)服務(wù)。對(duì)于電子檔案查詢(xún)，應(yīng)確保查詢(xún)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止信息被非法獲取或篡改。對(duì)于紙質(zhì)檔案查詢(xún)，應(yīng)安排專(zhuān)人協(xié)助查詢(xún)?nèi)藛T進(jìn)行查閱，并做好相關(guān)記錄。（三）使用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部使用各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)依據(jù)查詢(xún)到的行賄檔案信息，對(duì)合作單位或個(gè)人進(jìn)行綜合評(píng)估，將行賄記錄作為重要參考因素，決定是否與其開(kāi)展業(yè)務(wù)合作、授予項(xiàng)目、給予優(yōu)惠政策等。對(duì)于存在行賄記錄的單位或個(gè)人，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。2.外部機(jī)構(gòu)使用司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)等依法查詢(xún)到的行賄檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定使用，不得泄露給無(wú)關(guān)第三方。其他外部機(jī)構(gòu)經(jīng)批準(zhǔn)查詢(xún)到的行賄檔案信息，只能用于其申請(qǐng)的特定用途，并應(yīng)在使用完畢后及時(shí)歸還公司/組織，不得擅自留存或傳播。六、行賄檔案的更新與撤銷(xiāo)（一）更新1.定期更新檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行賄檔案進(jìn)行全面梳理，根據(jù)最新收集到的信息，對(duì)行賄檔案中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新。一般每年進(jìn)行一次集中更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.動(dòng)態(tài)更新在日常管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)行賄檔案中的信息存在變更或補(bǔ)充情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。例如，行賄主體的基本信息發(fā)生變化、行賄行為有新的進(jìn)展或處罰信息有調(diào)整等，信息收集部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門(mén)進(jìn)行更新。（二）撤銷(xiāo)1.撤銷(xiāo)情形行賄行為的處罰期限屆滿(mǎn)且行賄主體已履行相關(guān)法律責(zé)任和義務(wù)，經(jīng)公司/組織評(píng)估認(rèn)為其行賄風(fēng)險(xiǎn)已消除的，可以申請(qǐng)撤銷(xiāo)行賄檔案記錄?；蛘咝匈V行為經(jīng)司法機(jī)關(guān)或相關(guān)部門(mén)重新審查認(rèn)定不構(gòu)成行賄的，應(yīng)及時(shí)撤銷(xiāo)行賄檔案記錄。2.撤銷(xiāo)程序行賄主體或相關(guān)部門(mén)向檔案管理部門(mén)提出撤銷(xiāo)行賄檔案記錄的申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，經(jīng)公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理行賄檔案記錄的撤銷(xiāo)手續(xù)，并在行賄檔案管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案中注明撤銷(xiāo)原因和日期。七、違規(guī)處理（一）對(duì)內(nèi)部人員違規(guī)處理1.公司/組織內(nèi)部人員違反本制度規(guī)定，擅自查閱、復(fù)制、傳播行賄檔案信息，或利用行賄檔案信息謀取私利的，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職、撤職等處分；給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。2.信息收集部門(mén)未按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確收集行賄信息，或?qū)π匈V線(xiàn)索隱瞞不報(bào)、延誤處理的，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人給予批評(píng)教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）對(duì)外部合作單位違規(guī)處理1.與公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商、承包商、代理商等合作單位，如發(fā)現(xiàn)其存在行賄行為并被納入行賄檔案的，公司/組織將視情節(jié)輕重采取暫停合作、終止合作合同、扣除履約保證金、降低信用等級(jí)等措施；給公司/組織造成損失的，依法要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。2.合作單位對(duì)公司/組織行賄檔案制度有異議的，可以在規(guī)定期限內(nèi)提出申訴。公司/組織將對(duì)申訴進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如申訴成立，及時(shí)糾正錯(cuò)誤記錄；如申訴不成立，維持原行賄檔案記錄，并向合作單位說(shuō)明理由。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織[具體部門(mén)]負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本制度未涵蓋的情況或需要進(jìn)一步明確的事項(xiàng)，由[具體部門(mén)]根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行解釋和處理。（二）修訂與廢止1.本制度將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)政策以及公司/組織實(shí)際情況的變化適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度