檔案搬遷制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案在搬遷過(guò)程中的安全、完整，規(guī)范檔案搬遷工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案搬遷的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：在檔案搬遷過(guò)程中，要采取充分的安全防護(hù)措施，確保檔案不受損壞、丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。2.全程監(jiān)控原則：對(duì)檔案搬遷的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，確保操作符合規(guī)定流程。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在檔案搬遷中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案搬遷前準(zhǔn)備（一）成立搬遷工作小組1.人員組成由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、技術(shù)支持人員等。2.職責(zé)分工組長(zhǎng)職責(zé)：全面負(fù)責(zé)檔案搬遷工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，制定搬遷工作計(jì)劃和預(yù)算，及時(shí)解決搬遷過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的清點(diǎn)、整理、打包等工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性；協(xié)助制定搬遷方案，對(duì)搬遷過(guò)程中的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的清查、核對(duì)，配合檔案管理人員完成檔案的整理和打包工作；提供必要的業(yè)務(wù)支持和協(xié)助。技術(shù)支持人員職責(zé)：負(fù)責(zé)搬遷過(guò)程中所需設(shè)備、工具的準(zhǔn)備和維護(hù)，確保搬遷工作的順利進(jìn)行；對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，保障檔案搬遷后的存儲(chǔ)安全。（二）檔案清查與整理1.清查內(nèi)容對(duì)公司/組織內(nèi)各類檔案進(jìn)行全面清查，包括檔案的數(shù)量、種類、存儲(chǔ)位置、保管期限等信息。2.整理要求按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案排列有序。對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有問(wèn)題的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。清理重復(fù)、無(wú)效的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或封存。（三）制定搬遷方案1.方案內(nèi)容搬遷時(shí)間安排，明確各個(gè)階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作任務(wù)。搬遷路線規(guī)劃，選擇安全、便捷的搬遷路線，避免交通擁堵、道路施工等影響搬遷進(jìn)度的因素。運(yùn)輸方式選擇，根據(jù)檔案數(shù)量、重量、距離等因素，合理選擇運(yùn)輸工具，如貨車(chē)、專業(yè)檔案運(yùn)輸箱等，并確保運(yùn)輸工具具備良好的防護(hù)性能。人員分工安排，明確各工作小組和人員在搬遷過(guò)程中的具體職責(zé)和工作任務(wù)。安全保障措施，制定針對(duì)檔案運(yùn)輸、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全防護(hù)措施，如防震、防潮、防火、防盜等。應(yīng)急處置預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如交通事故、自然災(zāi)害等，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，確保檔案安全。2.方案審批搬遷方案制定完成后，需提交公司/組織管理層進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（四）物資準(zhǔn)備1.包裝材料根據(jù)檔案的特點(diǎn)和數(shù)量，準(zhǔn)備足夠的包裝材料，如檔案盒、紙箱、氣泡墊、防潮紙、標(biāo)簽等。包裝材料應(yīng)符合環(huán)保、安全、耐用的要求。2.運(yùn)輸工具根據(jù)搬遷方案，租賃或調(diào)配合適的運(yùn)輸工具，并確保運(yùn)輸工具性能良好、清潔衛(wèi)生、具備必要的防護(hù)設(shè)備。3.存儲(chǔ)設(shè)備提前確定檔案搬遷后的存儲(chǔ)地點(diǎn)，并準(zhǔn)備好相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合檔案保管的要求，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、穩(wěn)定。4.其他物資準(zhǔn)備好搬遷過(guò)程中所需的工具、設(shè)備，如叉車(chē)、推車(chē)、打包機(jī)、測(cè)量工具等，并確保其正常運(yùn)行。（五）人員培訓(xùn)1.培訓(xùn)內(nèi)容檔案搬遷的重要性和相關(guān)制度要求。搬遷方案的具體內(nèi)容和操作流程。檔案安全保護(hù)知識(shí)，如防震、防潮、防火、防盜等措施。包裝材料的使用方法和檔案整理技巧。應(yīng)急處置預(yù)案的內(nèi)容和操作要求。2.培訓(xùn)方式集中培訓(xùn)：組織全體參與檔案搬遷的人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，講解搬遷方案和相關(guān)知識(shí)，通過(guò)案例分析、現(xiàn)場(chǎng)演示等方式提高培訓(xùn)效果。現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：在檔案整理、打包、運(yùn)輸?shù)痊F(xiàn)場(chǎng)，由專業(yè)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo)，確保操作人員正確掌握操作方法。三、檔案搬遷實(shí)施（一）檔案打包1.打包要求按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類打包，每個(gè)包內(nèi)檔案應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和完整。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注，注明檔案名稱、類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。使用合適的包裝材料進(jìn)行密封包裝，確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞、污染。在包裝外貼上標(biāo)簽，標(biāo)明包內(nèi)檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.質(zhì)量檢查檔案打包完成后，由檔案管理人員進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保打包質(zhì)量符合要求。對(duì)不符合要求的包裝進(jìn)行重新整理和包裝。（二）檔案運(yùn)輸1.裝車(chē)要求根據(jù)運(yùn)輸工具的承載能力和檔案包裝情況，合理安排裝車(chē)順序和位置，確保檔案裝載穩(wěn)固、整齊。在裝車(chē)過(guò)程中，要輕拿輕放，避免碰撞、擠壓檔案包裝。對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分區(qū)裝載，便于區(qū)分和管理。在運(yùn)輸工具內(nèi)設(shè)置必要的防護(hù)設(shè)施，如防震墊、固定裝置等，防止檔案在運(yùn)輸過(guò)程中晃動(dòng)、移位。2.運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控安排專人負(fù)責(zé)運(yùn)輸過(guò)程的監(jiān)控，及時(shí)了解運(yùn)輸車(chē)輛的行駛情況和檔案狀態(tài)。運(yùn)輸過(guò)程中要保持通訊暢通，如遇突發(fā)情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。定期檢查運(yùn)輸車(chē)輛的安全狀況，確保運(yùn)輸安全。（三）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境檢查檔案搬遷至新存儲(chǔ)地點(diǎn)后，首先對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保溫濕度、通風(fēng)、防火、防盜等條件符合檔案保管要求。2.檔案上架按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案逐一上架存放，確保檔案排列有序、便于查找。3.核對(duì)與登記檔案上架完成后，由檔案管理人員與業(yè)務(wù)部門(mén)代表共同對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量、種類、內(nèi)容等準(zhǔn)確無(wú)誤，并進(jìn)行詳細(xì)登記。四、檔案搬遷后驗(yàn)收（一）驗(yàn)收內(nèi)容1.檔案數(shù)量核對(duì)：核對(duì)搬遷前后檔案的數(shù)量是否一致，有無(wú)丟失、遺漏。2.檔案質(zhì)量檢查：檢查檔案包裝是否完好，有無(wú)破損、污染；檔案字跡是否清晰，有無(wú)褪色、模糊等情況。3.存儲(chǔ)環(huán)境檢查：檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，溫濕度、通風(fēng)、防火、防盜等設(shè)施是否正常運(yùn)行。4.檔案整理情況檢查：檢查檔案的分類、編號(hào)、排列等是否符合規(guī)定要求，便于查找和利用。（二）驗(yàn)收程序1.檔案搬遷工作完成后，由搬遷工作小組組長(zhǎng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收內(nèi)容進(jìn)行逐一檢查，并填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)記錄并組織整改，整改完成后進(jìn)行復(fù)查，直至驗(yàn)收合格。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果及整改情況等信息。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔，作為檔案搬遷工作的重要記錄。五、檔案搬遷過(guò)程中的安全管理（一）安全責(zé)任1.搬遷工作小組組長(zhǎng)對(duì)檔案搬遷過(guò)程中的安全工作負(fù)總責(zé)，確保安全措施落實(shí)到位。2.各工作小組和人員按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)的安全管理工作，嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程。（二）安全防護(hù)措施1.防震措施在檔案包裝內(nèi)填充適量的防震材料，如泡沫板、海綿等，減少震動(dòng)對(duì)檔案的影響。在運(yùn)輸工具內(nèi)設(shè)置防震裝置，如減震墊、彈簧等，降低運(yùn)輸過(guò)程中的震動(dòng)。2.防潮措施對(duì)檔案進(jìn)行密封包裝，防止水分侵入。在存儲(chǔ)地點(diǎn)配備除濕設(shè)備，控制環(huán)境濕度。選擇防潮性能良好的存儲(chǔ)設(shè)備和包裝材料。3.防火措施在運(yùn)輸工具和存儲(chǔ)地點(diǎn)配備必要的滅火設(shè)備，如滅火器、滅火器具等。確保運(yùn)輸工具和存儲(chǔ)地點(diǎn)的電氣設(shè)備符合防火要求，避免電氣火災(zāi)。嚴(yán)禁在運(yùn)輸工具和存儲(chǔ)地點(diǎn)吸煙和使用明火。4.防盜措施對(duì)運(yùn)輸工具進(jìn)行封閉管理，防止檔案被盜。在存儲(chǔ)地點(diǎn)安裝防盜報(bào)警裝置，如監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等。加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)地點(diǎn)的巡查，確保安全。（三）應(yīng)急處置1.制定應(yīng)急處置預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)情況下的應(yīng)急處置措施和人員職責(zé)。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.如發(fā)生突發(fā)情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全，并及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。六、檔案搬遷過(guò)程中的保密管理（一）保密責(zé)任1.在檔案搬遷過(guò)程中，所有參與人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息予以保密。搬遷工作小組組長(zhǎng)對(duì)保密工作負(fù)總責(zé)，確保保密措施落實(shí)到位。2.各工作小組和人員按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)的保密管理工作，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行單獨(dú)包裝和標(biāo)識(shí)，采取加密存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)却胧乐剐畔⑿孤丁?.在檔案整理、打包、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等過(guò)程中，限制無(wú)關(guān)人員接觸機(jī)密檔案。3.加強(qiáng)對(duì)參與檔案搬遷人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止