檔案利用協(xié)議制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本檔案利用協(xié)議制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱、借閱、復(fù)制公司/組織檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案利用申請與審批（一）內(nèi)部人員利用申請1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案內(nèi)容及利用期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部單位和個(gè)人利用申請1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱、復(fù)制公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提交書面申請，并加蓋單位公章。2.申請內(nèi)容應(yīng)包括利用目的、所需檔案清單、利用方式（查閱、借閱或復(fù)制）、利用期限等詳細(xì)信息。3.檔案管理部門收到申請后，進(jìn)行初步審查，對于符合條件的申請，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，檔案管理部門與申請方簽訂檔案利用協(xié)議。三、檔案利用協(xié)議（一）協(xié)議簽訂1.檔案利用協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案利用活動的規(guī)范進(jìn)行。2.協(xié)議內(nèi)容包括但不限于利用檔案的范圍、方式、期限、保密責(zé)任、違約責(zé)任等條款。3.對于外部單位和個(gè)人利用檔案的協(xié)議，需由檔案管理部門負(fù)責(zé)人與申請方代表簽字，并加蓋雙方單位公章。（二）協(xié)議條款1.利用檔案的范圍：明確允許申請方查閱、借閱或復(fù)制的檔案具體內(nèi)容和類別，避免超出授權(quán)范圍使用檔案。2.利用方式：根據(jù)申請方的需求，確定是查閱、借閱還是復(fù)制檔案，并規(guī)定相應(yīng)的操作流程和要求。3.利用期限：明確檔案利用的起始日期和截止日期，確保檔案按時(shí)歸還，避免長期占用檔案資源。4.保密責(zé)任：要求申請方對在利用檔案過程中知悉的公司/組織機(jī)密信息承擔(dān)保密義務(wù)，不得泄露給任何第三方。5.違約責(zé)任：制定明確的違約責(zé)任條款，對申請方違反協(xié)議規(guī)定的行為進(jìn)行約束，如未經(jīng)授權(quán)擅自擴(kuò)大利用范圍、逾期未歸還檔案、泄露檔案機(jī)密信息等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。四、檔案利用方式及要求（一）查閱1.內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，不得對檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取等操作。3.外部單位和個(gè)人查閱檔案時(shí)，需按照協(xié)議約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，接受檔案管理人員的監(jiān)督。（二）借閱1.內(nèi)部員工借閱檔案，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。4.外部單位和個(gè)人借閱檔案，必須嚴(yán)格按照協(xié)議約定的期限歸還，如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。在借閱期間，應(yīng)確保檔案的安全，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）復(fù)制1.內(nèi)部人員復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案復(fù)制申請表》。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案復(fù)制申請，需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)核對復(fù)制件數(shù)量，并在申請表上簽字確認(rèn)。五、檔案利用過程中的安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲場所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保存。2.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）保密措施1.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。在利用檔案過程中形成的筆記、摘錄等資料，如需帶出檔案管理部門，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并妥善保管，不得擅自傳播。2.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等機(jī)密信息的檔案，檔案利用人員應(yīng)采取加密存儲、專人傳遞等措施，確保信息安全。3.檔案利用結(jié)束后，檔案利用人員應(yīng)將所使用的檔案及相關(guān)資料及時(shí)歸還檔案管理部門，并配合檔案管理人員進(jìn)行清點(diǎn)和核對。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，檢查檔案利用申請與審批流程是否規(guī)范，檔案利用協(xié)議的執(zhí)行情況是否良好。2.對于違反檔案利用協(xié)議制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果報(bào)告公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)定期邀請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案利用活動是否符合法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案利用工作的規(guī)范開展。七、違約責(zé)任與賠償（一）違約責(zé)任1.如申請方違反檔案利用協(xié)議約定，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其立即停止違約行為，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對于情節(jié)較輕的違約行為，檔案管理部門可給予警告、通報(bào)批評等處理；對于情節(jié)嚴(yán)重的違約行為，公司/組織有權(quán)解除檔案利用協(xié)議，并依法追究申請方的法律責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.因申請方的違約行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，申請方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償范圍包括但不限于檔案修復(fù)費(fèi)用、因檔案信息泄露導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失、因檔案丟失或損壞造成的業(yè)務(wù)影響等。2.如申請方拒絕承擔(dān)賠償責(zé)任，公司/組織可通過法律途徑維護(hù)自身權(quán)益。八、附則（一）解釋權(quán)本檔案利用協(xié)議制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與補(bǔ)充