健全法治檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的法治建設，規(guī)范法治檔案管理，提高依法治理水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門及全體員工在法治工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案資料的真實性、完整性，如實記錄法治工作的全過程。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護，防止檔案信息泄露，確保檔案資料的安全性和保密性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的法治工作提供有力支持。二、法治檔案的定義與分類（一）定義法治檔案是指公司/組織在開展法治宣傳教育、依法決策、合同管理、糾紛處理、合規(guī)審查等法治工作過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。（二）分類1.法治宣傳教育檔案：包括法治宣傳活動方案、宣傳資料、培訓記錄、考試試卷等。2.依法決策檔案：涵蓋決策事項相關的法律法規(guī)依據(jù)、專家論證意見、合法性審查報告、決策會議紀要等。3.合同管理檔案：包含合同文本、合同審批文件、合同履行記錄、合同變更與解除文件等。4.糾紛處理檔案：涉及糾紛案件的起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、調解協(xié)議、判決書等。5.合規(guī)審查檔案：包括合規(guī)審查工作方案、審查意見、整改報告等。6.其他法治檔案：如法治工作規(guī)劃、總結、法治建設評估報告等。三、法治檔案的收集與整理（一）收集1.各部門及員工應按照職責分工，及時收集在法治工作中形成的各類文件材料，并定期移交至法治檔案管理部門。2.對于重要的法治文件材料，應實行實時收集，確保檔案的及時性和完整性。3.收集的文件材料應符合以下要求：內容真實、準確、完整，與法治工作相關。格式規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。載體完好，能夠長期保存。（二）整理1.法治檔案管理部門應對收集的文件材料進行分類整理，按照檔案類別和形成時間順序進行排列。2.每份檔案應編制頁碼，填寫卷內目錄，注明文件材料的題名、日期、頁號等信息。3.對于具有保存價值的電子文件，應進行備份，并按照電子檔案管理要求進行整理和存儲。4.整理后的法治檔案應做到分類科學、排列有序、編目清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。四、法治檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.法治檔案管理部門應定期對整理好的檔案進行歸檔，將檔案移交至專門的檔案庫房進行保管。2.歸檔時應填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，交接雙方簽字確認。3.對于已歸檔的檔案，應建立檔案索引目錄，方便快速查找和利用。（二）保管1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別和保管期限進行存放，不同保管期限的檔案應分開存放。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。5.電子檔案應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。五、法治檔案的借閱與利用（一）借閱1.因工作需要借閱法治檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等信息，經所在部門負責人和法治檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱檔案時，借閱人應在檔案借閱登記簿上簽字，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱人歸還檔案時，應確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。（二）利用1.法治檔案管理部門應積極為公司/組織內部各部門及員工提供檔案利用服務，根據(jù)利用需求及時提供相關檔案資料。2.利用檔案時，利用人應按照規(guī)定的程序和要求進行查閱和復制，如需摘錄或引用檔案內容，應經法治檔案管理部門負責人批準。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止信息泄露。六、法治檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.法治檔案管理部門應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、法務人員等組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、性質、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義，確定檔案的存毀。3.對于鑒定后確定銷毀的檔案，應編制銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。（二）銷毀1.經批準銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。一般采用焚燒、粉碎等方式進行物理銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀清單應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、法治檔案管理部門與人員職責（一）管理部門職責1.負責制定和完善法治檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.指導和監(jiān)督各部門的法治檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負責法治檔案的集中保管，維護檔案的安全和完整，提供檔案利用服務。4.定期對法治檔案進行鑒定和銷毀，優(yōu)化檔案資源配置。5.開展法治檔案管理工作的培訓和宣傳，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）管理人員職責1.負責法治檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案管理工作的準確性和及時性。2.根據(jù)檔案利用需求，及時提供檔案資料，做好檔案借閱登記和歸還工作。3.協(xié)助鑒定小組對檔案進行鑒定，參與檔案銷毀工作的監(jiān)銷。4.負責檔案管理系統(tǒng)的維護和更新，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。5.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進建議，不斷提高檔案管理工作質量。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內部應建立健全法治檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性、檔案利用的合規(guī)性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，責令相關部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將法治檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門及員工的檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案質量、檔案利用效果、檔案