我國檔案制度建設一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和標準規(guī)范。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理和資源共享。4.對檔案的保管、利用情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案安全。5.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。其職責包括：1.負責本部門檔案的日常收集、整理，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類、編目，并及時移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等具體工作，確保檔案管理工作的有序進行。3.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司/組織各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項目文件、業(yè)務報表等。3.公司/組織內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。4.公司/組織員工人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料等。5.公司/組織財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。7.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案資料收集齊全，定期移交兼職檔案員。2.兼職檔案員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時補充完善。3.對于重要文件和緊急文件，應優(yōu)先收集，并及時移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、聲像檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器材等。2.檔案架、檔案柜應堅固耐用，符合檔案存放要求。防蟲藥品應定期更換，確保防蟲效果。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、檔案的利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應經(jīng)公司/組織分管領導審批，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領導審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。（三）復制規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設備和紙張，確保復制件與原件一致。3.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)公司/組織分管領導批準，不得復制。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各部門兼職檔案員和相關業(yè)務人員為成員。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，將檔案的保管期限劃分為[X]年、[X]年等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織分管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理部門和相關部門人員的監(jiān)督下進行。銷毀過程中應確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀審批表》上注明銷毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。同時，應將銷毀情況記錄在檔案銷毀登記簿上。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將本部門形成的電子檔案收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.電子檔案的整理應遵循紙質(zhì)檔案的整理原則，確保電子檔案的分類、編號、編目等信息準確無誤。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如服務器、磁盤陣列、磁帶等。存儲設備應定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。2.對重要的電子檔案應進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲等。備份數(shù)據(jù)應定期進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）電子檔案的利用與安全1.公司/組織內(nèi)部員工可通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱電子檔案，但應遵守系統(tǒng)的使用