查閱借閱檔案制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案查閱借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱借閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱借閱的流程和要求，確保各項操作規(guī)范、有序進行，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等工作，確保檔案的完整和準確。3.對檔案查閱借閱申請進行審核，根據(jù)規(guī)定提供檔案查閱借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.負責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理工作水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案材料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將應(yīng)歸檔的檔案移交至檔案管理部門。3.在工作中如需查閱借閱檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定提出申請，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。（三）查閱借閱人員職責(zé)1.嚴格遵守本制度規(guī)定，按照申請流程辦理檔案查閱借閱手續(xù)。2.查閱借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、摘抄等。3.查閱借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的查閱借閱場所。4.對查閱借閱過程中知悉的公司機密信息負有保密義務(wù)，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、財務(wù)狀況等方面的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。（二）查閱申請1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱、查閱時間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.涉及公司機密信息的檔案查閱申請，需經(jīng)公司保密管理部門審核通過，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等情況，并提供單位介紹信等相關(guān)證明材料。公司檔案管理部門收到申請后，進行初步審核，符合條件的報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱審核1.檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括申請查閱人員的身份、查閱目的的合理性、查閱檔案的范圍是否符合規(guī)定等。2.對于符合查閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審核意見，并安排專人協(xié)助查閱。3.對于不符合查閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時向申請查閱人員說明原因，并退還申請材料。（四）查閱服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審核意見，為查閱人員提供必要的查閱場所和設(shè)備，并指定專人負責(zé)協(xié)助查閱。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員在查閱過程中如有疑問，可向檔案管理人員咨詢，但不得要求檔案管理人員提供超出檔案內(nèi)容本身的解釋或分析。4.檔案管理人員應(yīng)做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，并由查閱人員簽字確認。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。四、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，在一定期限內(nèi)借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要機密等方面的檔案，原則上不予借閱。如確有必要借閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取嚴格的保密措施。（二）借閱申請1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.對于涉及公司機密信息的檔案借閱申請，需經(jīng)公司保密管理部門審核通過，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位借閱檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等情況，并提供單位介紹信等相關(guān)證明材料。公司檔案管理部門收到申請后，進行初步審核，符合條件的報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱審核1.檔案管理部門收到借閱申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核。審核內(nèi)容包括申請借閱人員的身份、借閱目的的合理性、借閱檔案的范圍是否符合規(guī)定、借閱期限是否合理等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審核意見，并辦理借閱手續(xù)。3.對于不符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時向申請借閱人員說明原因，并退還申請材料。（四）借閱手續(xù)1.借閱人員經(jīng)審核通過后，應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守本制度規(guī)定，妥善保管和使用借閱的檔案，按時歸還檔案，不泄露檔案機密信息等。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請，為借閱人員辦理檔案借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還時間等信息，并由借閱人員簽字確認。3.借閱人員憑《檔案借閱登記表》領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。（五）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)檔案管理部門同意。2.涉及公司重要業(yè)務(wù)活動、財務(wù)狀況等方面的檔案，借閱期限不得超過[X]個工作日。3.外部單位借閱檔案的期限，按照雙方協(xié)商確定，并在申請中注明。（六）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將借閱的檔案歸還至檔案管理部門。如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人員查明原因，并采取相應(yīng)措施。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并由借閱人員簽字確認。如借閱人員未按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任。五、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.對涉及公司機密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱借閱范圍等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案查閱借閱場所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在非工作時間談?wù)摍n案機密信息。（二）保密責(zé)任1.查閱借閱人員對在查閱借閱過程中知悉的公司機密信息負有保密義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露。2.如因查閱借閱人員違反保密規(guī)定，導(dǎo)致公司檔案信息泄露，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.檔案管理人員因工作失誤或故意泄露檔案機密信息的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，直至解除勞動合同，并依法追究法律責(zé)任。六、檔案利用與統(tǒng)計（一）檔案利用1.鼓勵公司各部門充分利用檔案資源，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行分析和總結(jié)，了解檔案的需求動態(tài)，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.對于具有重要參考價值的檔案利用案例，檔案管理部門應(yīng)及時進行整理和歸檔，形成檔案利用成果記錄。（二）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱借閱等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱借閱次數(shù)、利用效果等方面。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，并及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作中存在的問題和不足，制定改進措施，不斷提高檔案管理工作水平。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司辦公室、審計部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對公司檔案查閱借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案查閱借閱申請的受理、審核、辦理情況是否符合規(guī)定。2.檔案查閱借閱人員是否遵守制度規(guī)定，有無違規(guī)查閱借閱、泄露檔案機密信息等行為。3.檔案管理人員是否履行職責(zé)，檔案管理工作是否規(guī)范有序。4.檔案的安全保管情況，是否存在檔案丟失、損壞、篡改等問題。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對公司檔案查閱借閱制度的執(zhí)行情況進行全面檢查，檢查結(jié)果形成報告上報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對檔案查閱借閱活動進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或特殊情況，開展專項檢查，確保檔案管理工作的安全與規(guī)范。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)認真落實整改措施，按