招采合約檔案制度一、總則（一）目的為加強公司招采合約檔案管理，確保招采合約文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高招采合約管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招采合約項目，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等各類招采活動所形成的合約文件檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映招采合約活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集招采合約過程中產(chǎn)生的各類文件，確保檔案資料的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對招采合約檔案進行科學分類、整理和編目，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于查詢、利用，提高工作效率。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善招采合約檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好招采合約文件的收集、整理、歸檔工作。3.負責招采合約檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編目、存儲、保管、查閱、借閱等工作。4.定期對招采合約檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案信息化建設，推進招采合約檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。（二）招采部門職責1.負責本部門招采合約文件的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.在招采合約簽訂、履行過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件的形成和流轉(zhuǎn)，確保文件的質(zhì)量和完整性。3.配合檔案管理部門做好招采合約檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）合約執(zhí)行部門職責1.負責執(zhí)行招采合約，并在合約執(zhí)行過程中形成的各類文件及時整理、歸檔，移交檔案管理部門。2.對涉及招采合約變更、補充等事項的文件，應及時通知檔案管理部門，并確保相關檔案資料的同步更新。3.配合檔案管理部門做好招采合約檔案的查閱、借閱等工作，提供與合約執(zhí)行相關的信息和資料。（四）其他部門職責各部門應按照檔案管理要求，做好本部門與招采合約相關文件的收集、整理和歸檔工作，并配合檔案管理部門完成招采合約檔案管理的相關工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招采項目前期文件，包括項目立項審批文件、需求調(diào)研資料、采購計劃等。2.招采文件，如招標文件、投標文件、評標報告等。3.合約文件，包括合約文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。4.中標通知書、成交通知書等。5.招采過程中的往來函件、會議紀要、談判記錄等。6.驗收文件，如驗收報告、質(zhì)量檢驗證書等。7.付款憑證、結(jié)算資料等財務相關文件。8.其他與招采合約有關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責招采合約文件的收集工作，確保文件的及時、準確收集。2.招采合約文件應原件歸檔，如無法提供原件，應提供清晰、完整的復印件，并注明原件存放處。3.收集的文件應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全，格式符合要求。（三）整理方法1.按照招采項目的類別、時間順序等進行分類整理。2.每份文件應進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.對文件進行編目，編制文件目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源等信息。4.整理過程中，應剔除重復、無效的文件，確保檔案資料的精煉和準確。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔要求1.各部門應在招采合約項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應及時對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應退回原部門重新整理。3.歸檔檔案應編制歸檔清單，雙方簽字確認。（二）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應分類存放于專用檔案柜中，確保檔案的安全保管。2.電子檔案應存儲于專用服務器或存儲設備中，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，并建立備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存儲環(huán)境應保持清潔、干燥、通風，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招采合約檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的招采合約檔案，查閱申請人應經(jīng)公司分管領導審批后方可查閱。（二）查閱流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應檔案，供申請人查閱。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應核對檔案的完整性和準確性，并在申請表上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱招采合約檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.涉及公司機密的招采合約檔案，借閱申請人應經(jīng)公司分管領導審批后方可借閱。（四）借閱流程1.申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門工作人員對借閱檔案進行登記，并收取一定的押金。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，檔案管理部門工作人員應核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。5.借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門工作人員應退還押金。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓。2.對涉及公司機密的招采合約檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制知悉范圍。3.檔案管理人員在工作中應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案提供給無關人員查閱、借閱。4.因工作需要接觸招采合約檔案的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案存儲場所的安全管理，安裝必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備。2.定期對檔案存儲場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.建立檔案安全應急預案，應對可能發(fā)生的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，確保檔案的安全。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。七、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.招采合約檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期檔案保管期限為[X]年，中期檔案保管期限為[X]年，長期檔案保管期限為[X]年以上。3.具體保管期限如下：招采項目前期文件、招采文件、中標通知書等保管期限為[X]年。合約文件、驗收文件、付款憑證等保管期限為[X]年。涉及公司重大利益、重要決策等招采合約檔案保管期限為長期。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對超過保管期限的招采合約檔案進行清理，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀徹底。