軟件管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司軟件管理檔案工作，確保軟件管理過(guò)程中各類(lèi)文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高軟件管理效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與軟件管理相關(guān)的部門(mén)和人員，包括軟件研發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維、項(xiàng)目管理等環(huán)節(jié)所涉及的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映軟件管理活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理軟件管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件和資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的軟件管理檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司軟件管理檔案制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司軟件管理檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)做好軟件管理檔案的收集、整理、歸檔工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)軟件管理文件和資料的收集、整理、保管工作，并按規(guī)定定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.軟件需求文檔類(lèi)：包括軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、用戶需求報(bào)告等。2.軟件設(shè)計(jì)文檔類(lèi)：如軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔等。3.代碼類(lèi)：涵蓋軟件源代碼、測(cè)試代碼等。4.測(cè)試文檔類(lèi)：測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試用例、測(cè)試報(bào)告等。5.項(xiàng)目管理文檔類(lèi)：項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。6.運(yùn)維文檔類(lèi)：系統(tǒng)部署文檔、運(yùn)維手冊(cè)、故障處理記錄等。7.其他相關(guān)文檔類(lèi)：如軟件許可證文件、技術(shù)交流資料等。（二）編號(hào)采用分類(lèi)編號(hào)法，按照上述分類(lèi)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[分類(lèi)代碼][流水號(hào)]。例如：“SRD001”表示軟件需求文檔類(lèi)的第1份文件。分類(lèi)代碼如下：1.軟件需求文檔類(lèi)：SRD2.軟件設(shè)計(jì)文檔類(lèi)：SDD3.代碼類(lèi)：CODE4.測(cè)試文檔類(lèi)：TD5.項(xiàng)目管理文檔類(lèi)：PMD6.運(yùn)維文檔類(lèi)：OD7.其他相關(guān)文檔類(lèi)：OTH四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)在軟件管理活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件和資料，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要的軟件項(xiàng)目，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類(lèi)文件無(wú)遺漏。3.收集的文件和資料應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，電子版應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整。（二）整理1.收集后的檔案應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行整理，同一類(lèi)別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保文件的整齊和牢固；對(duì)于電子版檔案，應(yīng)進(jìn)行命名規(guī)范，便于查找和管理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，建立檔案庫(kù)房，確保檔案的安全保管。（二）保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量不受影響。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，便于到期鑒定和銷(xiāo)毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱軟件管理檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)，查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞或抽取檔案內(nèi)容。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱軟件管理檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和時(shí)效性等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行粉碎處理；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)和數(shù)量等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。八、檔案的保密與安全（一）保密1.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的軟件管理檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給任何第三方。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)查閱人員進(jìn)行保密提醒。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔