文書檔案安全制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案的安全管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)，防止文書檔案的損壞、丟失和泄密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理。（三）基本原則文書檔案安全管理遵循“預防為主、綜合治理、明確責任、嚴格保護”的原則，確保文書檔案的安全與完整。二、組織與職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立公司檔案管理領(lǐng)導小組，由公司領(lǐng)導擔任組長，各部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司文書檔案安全管理工作，制定相關(guān)政策和制度，審議重大事項。（二）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門負責文書檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等，并對各部門的文書檔案安全管理工作進行指導和監(jiān)督。（三）各部門職責各部門負責本部門文書檔案的形成、收集、整理和移交工作，并指定專人負責文書檔案的安全管理，確保本部門文書檔案的真實、完整和安全。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文書材料，包括文件、報告、請示、批復、合同、協(xié)議、會議記錄、信函、圖表等。（二）收集要求1.收集的文書材料應齊全完整，真實準確，字跡清晰，簽署完備。2.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。3.收集的文書材料應按照規(guī)定的分類方案進行分類整理，便于后續(xù)的保管和利用。（三）整理方法1.文書檔案應按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理。2.每份文書材料應進行編號、編目，編制頁號，并填寫卷內(nèi)目錄。3.文書檔案應裝訂整齊，采用三孔一線的裝訂方法，確保牢固、整齊、美觀。四、文書檔案的保管（一）保管場所1.公司應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。（二）保管方式1.文書檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應按照分類方案進行上架排列，便于查找和利用；電子檔案應按照規(guī)定的存儲格式和存儲位置進行存儲，并建立相應的備份制度，確保電子檔案的安全。2.對重要的文書檔案應進行異地備份，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對文書檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、文書檔案的利用（一）利用原則1.文書檔案的利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實、完整和安全。2.利用文書檔案應嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準，不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱文書檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱文書檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，應按照規(guī)定的期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.復制：因工作需要復制文書檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案時，應按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制，不得擅自更改檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應建立文書檔案利用登記制度，對查閱、借閱、復制檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細登記，確保檔案利用情況可追溯。六、文書檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理部門應加強對文書檔案的保密管理，制定嚴格的保密制度，明確保密責任，防止檔案信息的泄露。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文書檔案，應按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在非工作場所談論檔案信息，不得將檔案帶出檔案庫房。（二）保密教育公司應加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，使員工了解文書檔案保密工作的重要性，掌握保密知識和技能，自覺遵守保密制度。七、文書檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)公司應加強文書檔案信息化建設(shè)，建立健全文書檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文書檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)安全1.文書檔案管理信息系統(tǒng)應具備完善的數(shù)據(jù)安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對文書檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對文書檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對各部門的文書檔案安全管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.對違反本制度的行為，應及時進行糾正，并按照公司有關(guān)規(guī)定進行處理。（二）外部檢查積極配合國家有關(guān)部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改，確保公司文書檔案安全管理工作符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。九、獎懲（一）獎勵對在文書檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。（二）處罰對違反本制度，導致文書檔