建立專門檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本專門檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門及全體員工在工作活動中形成的各類專門檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的專門檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂專門檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負責收集、整理、分類、編號公司/組織各部門形成的專門檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案查閱與利用：為公司/組織內部各部門及員工提供檔案查閱服務，根據(jù)規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后對無保存價值的檔案進行銷毀處理。6.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分析，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。7.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。8.指導與監(jiān)督：對公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合規(guī)定要求。三、專門檔案分類及歸檔范圍（一）行政檔案1.公司/組織文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司/組織年度工作計劃、總結、報告等。2.行政公文：上級機關下發(fā)的文件、公司/組織對外發(fā)布的文件、內部行政公文等。3.會議文件：公司/組織各類會議的通知、議程、紀要、決議等。4.人事檔案：員工的個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓考核、獎懲等資料。5.印章檔案：公司/組織各類印章的啟用、變更、停用記錄及印模等。（二）財務檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：月度、季度、年度財務報表及相關分析報告。4.財務審計報告：內部審計報告、外部審計報告等。5.稅務檔案：納稅申報表、稅務發(fā)票、稅務審計資料等。（三）業(yè)務檔案1.銷售業(yè)務檔案：客戶信息、銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、售后服務記錄等。2.采購業(yè)務檔案：供應商信息、采購合同、采購訂單、收貨記錄等。3.生產(chǎn)業(yè)務檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質量檢驗報告、設備維護記錄等。4.研發(fā)業(yè)務檔案：研發(fā)項目立項報告、研究成果報告、實驗記錄等。5.項目檔案：項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。（四）合同檔案1.各類合同文本：包括買賣合同、租賃合同、服務合同等等。2.合同簽訂審批文件：合同審批表、相關領導批示等。3.合同履行記錄：合同執(zhí)行情況報告、付款記錄、收款記錄等。（五）資質證照檔案1.營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等：公司/組織注冊登記證照及變更記錄。2.行業(yè)資質證書：如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、資質等級證書等。3.榮譽證書：公司/組織獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。（六）其他檔案1.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設等情況。2.電子檔案：存儲在電子介質上的各類文件、數(shù)據(jù)等，按照電子檔案管理規(guī)定進行管理。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案管理部門。2.檔案形成部門應在工作活動結束后，按照檔案歸檔范圍和要求，對相關文件材料進行整理、分類，及時移交檔案管理部門。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，應實行“隨辦隨歸”制度，確保檔案的時效性和完整性。（二）整理方法1.分類：按照專門檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，確保同一類檔案集中存放。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內容。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.根據(jù)檔案的類別和保管期限，合理劃分檔案存放區(qū)域，設置不同的檔案架、柜，確保檔案存放有序。（二）保管設備1.配備必要的保管設備，如空調、除濕機、防蟲藥品、滅火器、防盜門、防盜窗、遮光窗簾等，保證檔案庫房環(huán)境符合要求。2.建立檔案存儲介質管理制度，對電子檔案存儲設備進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況執(zhí)行，確保檔案既能滿足工作需要，又不過度占用存儲空間。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并向上級報告。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱申請人應嚴格履行保密審批手續(xù)，經(jīng)公司/組織保密管理部門批準后方可查閱。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應根據(jù)審批意見，及時提供檔案查閱服務。2.查閱人員應在檔案查閱登記薄上登記查閱時間、檔案名稱、編號、查閱目的等信息，并在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.如需復印、拍照檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案查閱人員查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋檔案利用效果。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案的利用需求和效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值等因素，制定檔案鑒定標準，明確檔案存毀界限。2.對已超過保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有保存價值，如涉及未了結事項或具有重要憑證作用的檔案，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，逐卷審查檔案內容，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、編號、日期、責任者、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可進行檔案銷毀處理。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信