小區(qū)檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強小區(qū)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在小區(qū)管理和服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)內(nèi)所有涉及檔案借閱的部門、人員以及與小區(qū)有業(yè)務往來需要借閱檔案的外部單位和個人。（三）檔案定義本制度所指小區(qū)檔案是指在小區(qū)建設、管理、服務等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于小區(qū)規(guī)劃設計文件、工程建設資料、業(yè)主信息檔案、物業(yè)服務記錄、財務檔案等。二、借閱申請與審批（一）內(nèi)部人員借閱1.申請流程小區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《小區(qū)檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。申請表需經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到借閱申請表后，由檔案管理人員對申請進行審核。審核內(nèi)容包括申請借閱的檔案是否屬于可借閱范圍、申請用途是否合理、預計歸還日期是否恰當?shù)?。審核通過后，報檔案管理部門負責人審批。審批通過后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。（二）外部單位或個人借閱1.申請流程與小區(qū)有業(yè)務往來的外部單位或個人如需借閱檔案，應提前向小區(qū)相關(guān)管理部門提交書面借閱申請函，說明借閱目的、檔案名稱及數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)小區(qū)相關(guān)管理部門負責人簽字同意后，轉(zhuǎn)至檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到外部單位或個人的借閱申請函后，除按照內(nèi)部人員借閱的審核內(nèi)容進行審核外，還需考慮外部單位或個人的信譽、保密能力以及對檔案可能造成的影響等因素。審核通過后，報小區(qū)主管領導審批。審批通過后，檔案管理部門與外部單位或個人簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務，方可辦理借閱手續(xù)。三、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般情況下，內(nèi)部人員借閱檔案的期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后方可延長，但延長后的總期限不得超過[X]個工作日。2.外部單位或個人借閱檔案的期限不得超過[X]個工作日，確因工作需要延長借閱期限的，應在到期前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)小區(qū)主管領導批準后方可延長，但延長后的總期限不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。歸還時，檔案管理人員應對檔案的完整性、準確性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，借閱人員應承擔相應的責任。2.借閱人員如需繼續(xù)使用檔案，應在歸還期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。未辦理續(xù)借手續(xù)或逾期未歸還的，檔案管理部門將按照本制度的相關(guān)規(guī)定進行處理。四、借閱方式與檔案管理（一）借閱方式1.檔案管理人員應根據(jù)借閱申請，為借閱人員提供檔案原件或復印件。對于重要檔案或不宜外借的檔案，一般只提供復印件。如因特殊情況需要借閱原件，需經(jīng)檔案管理部門負責人及小區(qū)主管領導批準。2.借閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。如需在其他地點查閱，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。（二）檔案管理1.檔案管理人員應對借閱檔案的情況進行詳細記錄，包括借閱時間、借閱人員姓名、部門、檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。記錄應妥善保存，以備查詢。2.檔案管理人員應定期對借閱檔案進行清理，對逾期未歸還的檔案進行催還，并及時向上級報告。對于長期未歸還或無法催還的檔案，應按照本制度的相關(guān)規(guī)定進行處理。五、保密與安全（一）保密要求1.借閱人員應對所借閱的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。在使用檔案過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當獲取或利用。2.對于涉及小區(qū)業(yè)主個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，借閱人員應嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和小區(qū)的保密規(guī)定，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。（二）安全保障1.檔案管理部門應確保檔案存儲環(huán)境的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。借閱人員在查閱檔案時，應愛護檔案，不得隨意折疊、涂改、污損檔案。2.如發(fā)生檔案丟失、損壞或泄密等情況，借閱人員應立即向檔案管理部門報告，并積極配合采取措施進行補救。檔案管理部門應及時向上級報告，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。六、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.內(nèi)部人員如有違反本制度規(guī)定的借閱行為，如逾期未歸還檔案、擅自將檔案帶出指定地點、泄露檔案信息等，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款直至解除勞動合同等處理。2.因內(nèi)部人員違規(guī)行為導致檔案損壞、丟失或泄密的，應按照損失程度承擔相應的賠償責任，并追究相關(guān)人員的責任。（二）外部單位或個人違規(guī)處理1.外部單位或個人如有違反本制度規(guī)定的借閱行為，如逾期未歸還檔案、擅自傳播檔案信息、違反保密協(xié)議等，檔案管理部門有權(quán)終止其借閱權(quán)限，并要求其承擔相應的法律責任。2.因外部單位或個人違規(guī)行為給小區(qū)造成損失的，應按照損失程度賠償小區(qū)的經(jīng)濟損失，并承擔相應的法律責任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由小區(qū)檔案管理部門負責解釋。如遇本制度未涵蓋的情況，檔案管理部門應根據(jù)實際情況