檔案歸檔制度依據(jù)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門不得分散保存檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的文件材料必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，形成一個(gè)完整的體系。4.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料。2.公司/組織的行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、保密工作等方面的文件。3.公司/組織的人事管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、任免、工資福利等方面的文件。4.公司/組織的財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證等文件。5.公司/組織的資產(chǎn)管理文件，如固定資產(chǎn)登記、清查、處置等方面的文件。6.公司/組織的安全管理文件，如安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等文件。7.公司/組織的對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，如與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等的往來文件。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司/組織的業(yè)務(wù)規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等文件材料。2.公司/組織的市場調(diào)研、市場營銷、客戶服務(wù)等方面的文件。3.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制等方面的文件。4.公司/組織的采購管理、供應(yīng)鏈管理等方面的文件。5.公司/組織的項(xiàng)目管理文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等方面的文件。6.公司/組織的技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等方面的文件。（三）黨群工作類1.公司/組織的黨組織建設(shè)、黨員管理等方面的文件。2.公司/組織的工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。3.公司/組織的企業(yè)文化建設(shè)、思想政治工作等方面的文件。（四）其他類1.公司/組織的重要活動(dòng)、重大事件的文件材料。2.公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。3.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。4.公司/組織的電子檔案，如電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。三、歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門及員工應(yīng)按照公司/組織的工作流程和要求，及時(shí)形成各類文件材料，并確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的紙張和書寫工具，字跡清晰，內(nèi)容完整。3.文件材料應(yīng)注明日期、編號(hào)、起草人、審核人、批準(zhǔn)人等信息。（二）文件材料的收集1.在工作活動(dòng)結(jié)束后，各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于跨部門的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，并與相關(guān)部門進(jìn)行核對(duì)。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.文件材料應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰。3.文件材料應(yīng)去除金屬物、訂書釘?shù)?，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。4.文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等信息。（四）文件材料的數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限、密級(jí)、關(guān)鍵詞等信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管。四、歸檔時(shí)間（一）定期歸檔1.各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件材料，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）不定期歸檔1.對(duì)于公司/組織的重要活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可隨時(shí)要求各部門提供相關(guān)文件材料進(jìn)行歸檔。五、歸檔程序（一）部門整理各部門按照歸檔要求對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行整理，并編制目錄。（二）部門審核簽字各部門負(fù)責(zé)人對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。（三）檔案管理部門接收檔案管理部門對(duì)各部門移交的文件材料進(jìn)行核對(duì)，并辦理接收手續(xù)。（四）檔案整理上架檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照分類方案進(jìn)行分類上架。六、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織的重要規(guī)章制度、章程、協(xié)議等文件材料。2.公司/組織的年度財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告等文件材料。3.公司/組織的重大活動(dòng)、重大事件的文件材料。4.公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案。（二）長期保管1.公司/組織的一般性規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料。2.公司/組織的人事檔案、工資福利檔案等文件材料。3.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研、市場營銷、客戶服務(wù)等方面的文件材料。4.公司/組織的黨群工作檔案，如黨組織建設(shè)、黨員管理等方面的文件材料。（三）短期保管1.公司/組織的臨時(shí)性文件材料，如會(huì)議通知、工作安排等。2.公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件材料，如產(chǎn)品報(bào)價(jià)單、訂單等。七、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.公司/組織外部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，需有公司/組織內(nèi)部人員陪同。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.對(duì)于重要檔案，如需借出使用，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[具體時(shí)間]，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。（四）保密要求1.查閱檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案的安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，并編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。