檔案印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案印鑒管理，確保檔案印鑒使用的規(guī)范性、安全性和嚴肅性，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案印鑒使用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案印鑒的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：采取有效措施確保檔案印鑒的存儲、保管和使用安全，防止遺失、被盜用或濫用。3.規(guī)范性原則：明確檔案印鑒的使用流程、審批權(quán)限和責(zé)任追究等，確保使用過程規(guī)范有序。4.嚴肅性原則：對違反檔案印鑒管理制度的行為嚴肅處理，維護制度的權(quán)威性。二、檔案印鑒的種類及用途（一）種類1.公司公章：代表公司法人權(quán)力，用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議等簽署。2.公司合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同。3.公司財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具等。4.公司法定代表人章：用于特定的財務(wù)文件、人事任免等相關(guān)文件。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、資料等。（二）用途1.公司公章以公司名義發(fā)布的各類公文、函件、通知等。對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等具有法律效力的文件。證明公司身份、資質(zhì)、業(yè)績等的相關(guān)文件。2.公司合同專用章簽訂各類經(jīng)濟合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。3.公司財務(wù)專用章財務(wù)報表、財務(wù)預(yù)決算報告等的簽章。各類票據(jù)（支票、匯票、本票等）的出票蓋章。與銀行等金融機構(gòu)業(yè)務(wù)往來的相關(guān)文件蓋章。4.公司法定代表人章法定代表人授權(quán)書等特定文件的簽章。涉及法定代表人個人職責(zé)范圍內(nèi)的重要文件。5.部門章本部門內(nèi)部工作聯(lián)系函、通知等文件。部門職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計資料等。三、檔案印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制檔案印鑒的部門，應(yīng)填寫《檔案印鑒刻制申請表》，詳細說明刻制印鑒的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.《檔案印鑒刻制申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司行政部門審核。3.行政部門審核通過后，統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。4.刻制的檔案印鑒必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的樣式、規(guī)格。（二）啟用1.新刻制的檔案印鑒由行政部門統(tǒng)一保管，在啟用前應(yīng)進行登記備案。2.啟用檔案印鑒時，由行政部門填寫《檔案印鑒啟用登記表》，注明印鑒名稱、啟用日期、啟用范圍等信息。3.《檔案印鑒啟用登記表》經(jīng)行政部門負責(zé)人簽字后，相關(guān)部門方可正式啟用檔案印鑒。四、檔案印鑒的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章由公司行政部門指定專人負責(zé)保管。2.部門章由各部門指定專人負責(zé)保管。3.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴格遵守檔案印鑒保管制度，確保印鑒安全。（二）保管要求1.檔案印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，不得擅自將印鑒帶出公司或交予他人使用。3.非工作時間，印鑒應(yīng)存放在保險柜內(nèi)，鑰匙由保管人員隨身攜帶，不得隨意放置。4.如遇印鑒遺失、被盜用等情況，保管人員應(yīng)立即報告公司行政部門，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、報警等。五、檔案印鑒的使用（一）使用流程1.申請：使用檔案印鑒的部門或個人應(yīng)填寫《檔案印鑒使用申請表》，詳細說明使用印鑒的文件名稱、用途、使用時間、使用范圍等信息。2.審批：《檔案印鑒使用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)印鑒使用的性質(zhì)、金額、重要程度等因素進行審批，明確審批意見。3.用?。罕９苋藛T根據(jù)審批通過的《檔案印鑒使用申請表》，對印鑒進行使用登記。使用印鑒時，應(yīng)在指定的位置加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正。使用完畢后，保管人員應(yīng)及時收回印鑒，并在《檔案印鑒使用登記表》上記錄使用情況。（二）審批權(quán)限1.公司公章涉及公司重大決策、對外投資、融資、擔(dān)保等重要事項的文件，需經(jīng)公司法定代表人審批。其他一般性文件，由公司總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理審批。2.公司合同專用章合同金額在[X]萬元以上的經(jīng)濟合同，需經(jīng)公司法定代表人審批。合同金額在[X]萬元以下的經(jīng)濟合同，由公司總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理審批。3.公司財務(wù)專用章涉及財務(wù)重大支出、資金調(diào)撥等重要財務(wù)文件，需經(jīng)公司財務(wù)負責(zé)人審批。一般性財務(wù)文件，由財務(wù)部門負責(zé)人審批。4.公司法定代表人章涉及法定代表人個人職責(zé)范圍內(nèi)的重要文件，由法定代表人本人審批。5.部門章由各部門負責(zé)人審批。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、合同等不得使用檔案印鑒。2.空白紙張、空白合同等不得加蓋檔案印鑒。3.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、事項不得使用檔案印鑒。六、檔案印鑒的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更檔案印鑒的，由行政部門填寫《檔案印鑒變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容等信息。2.《檔案印鑒變更申請表》經(jīng)公司法定代表人審批后，按照檔案印鑒刻制與啟用的流程進行變更。3.變更后的檔案印鑒啟用前，原檔案印鑒應(yīng)停止使用，并按照規(guī)定進行封存或銷毀。（二）廢止1.檔案印鑒因磨損、損壞、遺失等原因需要廢止的，由保管人員填寫《檔案印鑒廢止申請表》，詳細說明廢止的原因、印鑒名稱等信息。2.《檔案印鑒廢止申請表》經(jīng)行政部門審核后，報公司法定代表人審批。3.經(jīng)審批同意廢止的檔案印鑒，由行政部門統(tǒng)一安排銷毀，并做好銷毀記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門定期對檔案印鑒的保管、使用情況進行檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.財務(wù)部門定期對財務(wù)專用章的使用情況進行核對，防止財務(wù)風(fēng)險。3.各部門負責(zé)人對本部門檔案印鑒的使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對檔案印鑒管理制度的執(zhí)行情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.接受上級主管部門、監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用檔案印鑒。2.超越審批權(quán)限使用檔案印鑒。3.在空白紙張、空白合同等上加蓋檔案印鑒。4.因保管不善導(dǎo)致檔案印鑒遺失、被盜用。5.其他違反檔案印鑒管理制度的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)使用檔案印鑒的個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因