建立檔案制度意義一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供支持。5.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批復(fù)、登記證書等。2.公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.公司/組織的會議文件、會議記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)文件、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。7.公司/組織的技術(shù)文件、科研成果、專利資料等。8.公司/組織的行政管理文件、辦公文件、印章使用記錄等。9.公司/組織的宣傳資料、企業(yè)文化建設(shè)資料等。10.其他與公司/組織工作活動相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同類別和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、技術(shù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、歷史記錄等。3.長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，主要包括公司/組織的重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括一般性的文件材料。（四）檔案的安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的安全管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。自2008年1月1日起施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》規(guī)定，行政機(jī)關(guān)對符合下列基本要求之一的政府信息應(yīng)當(dāng)主動公開：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的；需要社會公眾廣泛知曉或者參與的；反映本行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、辦事程序等情況的；其他依照法律、法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)主動公開的。同時(shí)，該條例還規(guī)定了政府信息公開的方式和程序等內(nèi)容。根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第10號），企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，包括企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、文化建設(shè)等方面形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。在檔案管理工作中，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的合法性、規(guī)范性和科學(xué)性。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司/組織發(fā)展原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供支持。3.方便快捷原則：檔案利用應(yīng)簡化手續(xù)，提高效率，方便利用者查閱和獲取檔案信息。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對需要借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復(fù)制件。4.咨詢：利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理部門進(jìn)行咨詢。（三）利用手續(xù)1.利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息。2.檔案管理部門對利用申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。3.利用者憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門辦理查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，利用者需簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。（四）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門和人員參加，進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，確定檔案的價(jià)值和保管期限。3.效益評估法：從檔案對公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等方面進(jìn)行評估，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和