檔案服務(wù)保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案服務(wù)過程中的保密管理，確保公司檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案服務(wù)的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作人員，以及與公司簽訂檔案服務(wù)協(xié)議的外部合作機(jī)構(gòu)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保密的規(guī)定，確保檔案服務(wù)活動合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識教育，完善保密管理制度和技術(shù)措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險。3.最小化原則：在檔案服務(wù)過程中，僅向相關(guān)人員提供完成工作所需的最小限度的檔案信息，確保信息接觸范圍最小化。4.全程保密原則：對檔案服務(wù)的全過程進(jìn)行保密管理，包括檔案的形成、流轉(zhuǎn)、存儲、使用和銷毀等各個環(huán)節(jié)。二、保密職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案服務(wù)保密工作的領(lǐng)導(dǎo)和決策，制定保密工作方針和政策。2.確保保密工作所需的資源投入，包括人員培訓(xùn)、設(shè)備購置、技術(shù)支持等。3.定期審查和監(jiān)督保密制度的執(zhí)行情況，對違反保密制度的行為進(jìn)行處理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案服務(wù)保密制度及相關(guān)操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.對檔案服務(wù)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，提高其保密意識和技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等，確保檔案信息的安全。4.對檔案服務(wù)過程中的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理保密隱患。5.負(fù)責(zé)與外部合作機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（三）檔案服務(wù)人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案服務(wù)保密制度，履行保密義務(wù)。2.妥善保管所接觸到的檔案信息，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露或用于非工作目的。3.在檔案服務(wù)過程中，按照規(guī)定的程序和要求操作，確保檔案信息的安全。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或可能發(fā)生泄露時，及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。5.積極參加公司組織的保密培訓(xùn)和教育活動，不斷提高自身的保密意識和業(yè)務(wù)水平。（四）其他部門職責(zé)1.在涉及檔案服務(wù)工作時，配合檔案管理部門做好保密工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.對本部門員工進(jìn)行保密教育，防止因工作失誤或不當(dāng)行為導(dǎo)致檔案信息泄露。三、檔案收集與整理階段保密措施（一）收集過程保密1.檔案收集人員在收集檔案時，應(yīng)明確告知檔案所有者保密要求，簽訂保密承諾書，確保檔案所有者知曉并同意對檔案信息進(jìn)行保密。2.收集過程中，盡量減少檔案信息的暴露范圍，避免無關(guān)人員接觸檔案內(nèi)容。如需在外部場所收集檔案，應(yīng)選擇安全可靠的環(huán)境，并采取必要的防護(hù)措施。3.對收集到的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的名稱、來源、數(shù)量、交接時間等信息，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、交接清晰。（二）整理過程保密1.檔案整理人員應(yīng)在專門的整理場所進(jìn)行工作，整理場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.在整理檔案時，嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自更改檔案內(nèi)容或破壞檔案的原始記錄。3.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的敏感信息或可能涉及保密的內(nèi)容，應(yīng)及時采取標(biāo)識、隔離等措施，防止信息擴(kuò)散。四、檔案保管階段保密措施（一）保管場所安全1.設(shè)立專門的檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，對庫房出入人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和權(quán)限管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)保證24小時正常運(yùn)行，保存一定期限的監(jiān)控記錄。3.定期對庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)庫房設(shè)施損壞或存在安全風(fēng)險，應(yīng)立即報告并采取措施進(jìn)行修復(fù)。（二）檔案存儲方式保密1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，采用不同的存儲方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲于安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理。2.對電子檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.在檔案存儲過程中，對檔案進(jìn)行標(biāo)識和分類管理，便于查找和識別。同時，建立檔案存儲索引，記錄檔案的存儲位置、保管期限等信息。（三）檔案保管人員職責(zé)1.檔案保管人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，具備良好的保密意識和責(zé)任心。2.嚴(yán)格遵守庫房管理制度，按時上下班，不得擅自離崗。在離開庫房時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電，防止檔案信息泄露。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、損壞或丟失等情況，應(yīng)及時報告并查明原因。4.不得私自將檔案帶出庫房或借給他人，如有特殊情況需要借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。五、檔案利用階段保密措施（一）借閱審批制度1.建立嚴(yán)格的檔案借閱審批流程，借閱人需填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)借閱申請的合理性和必要性進(jìn)行審批，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。3.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?yàn)榻栝喨颂峁n案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。（二）利用場所管理1.設(shè)立專門的檔案查閱室，供借閱人查閱檔案。查閱室應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.在查閱室內(nèi)，借閱人應(yīng)遵守查閱室管理制度，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人在查閱室進(jìn)行監(jiān)督和服務(wù)，確保借閱人正確使用檔案，及時解答借閱人在查閱過程中遇到的問題。（三）利用人員保密責(zé)任1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.借閱人在利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患或可能涉及保密問題，應(yīng)及時報告檔案管理部門。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案傳輸階段保密措施（一）內(nèi)部傳輸保密1.在公司內(nèi)部傳輸檔案信息時，應(yīng)采用安全的傳輸方式，如通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文件傳輸，或使用專門的檔案傳輸設(shè)備進(jìn)行紙質(zhì)檔案傳遞。2.對傳輸?shù)臋n案信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。3.在傳輸檔案信息前，對接收方進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保傳輸信息的準(zhǔn)確性和安全性。同時，記錄傳輸過程中的相關(guān)信息，如傳輸時間、傳輸內(nèi)容、接收方等。（二）外部傳輸保密1.如因工作需要向外部機(jī)構(gòu)傳輸檔案信息，應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。2.采用安全可靠的傳輸渠道，如加密電子郵件、專用數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)等，并對傳輸?shù)臋n案信息進(jìn)行加密處理。3.在傳輸檔案信息前，對接收方的資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行評估，確保傳輸信息的安全性。同時，對傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控和記錄，如發(fā)現(xiàn)傳輸異常或存在安全風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。七、檔案銷毀階段保密措施（一）銷毀審批制度1.建立檔案銷毀審批流程，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案銷毀，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。3.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序組織檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。（二）銷毀方式選擇1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和載體，選擇合適的銷毀方式。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子檔案，可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)在專門的銷毀場所進(jìn)行，銷毀場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防爆、防泄漏等設(shè)施。3.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，對銷毀現(xiàn)場進(jìn)行清理，確保無殘留檔案信息。（三）銷毀記錄保存1.對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存一定期限，以備查詢和審計(jì)。保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。八、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案服務(wù)工作的實(shí)際情況和員工的崗位需求，制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象等信息，確保培訓(xùn)工作具有針對性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保密的規(guī)定，如《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等。2.公司檔案服務(wù)保密制度和操作規(guī)程，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密要求。3.保密意識教育，如保密的重要性、保密責(zé)任、保密風(fēng)險防范等。4.保密技術(shù)和技能培訓(xùn)，如電子檔案加密技術(shù)、檔案存儲安全管理、信息泄露應(yīng)急處理等。(三)培訓(xùn)方式1.定期組織保密培訓(xùn)講座，邀請專家或公司內(nèi)部管理人員進(jìn)行授課，講解保密法律法規(guī)、公司保密制度和保密技術(shù)等知識。2.開展保密專題培訓(xùn)，針對檔案服務(wù)過程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位，進(jìn)行專項(xiàng)保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和操作技能。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、宣傳手冊等形式，宣傳保密知識和公司保密制度，營造良好的保密氛圍。4.組織保密知識競賽、案例分析等活動，增強(qiáng)員工的保密意識和學(xué)習(xí)積極性。（四）培訓(xùn)效果評估1.建立保密培訓(xùn)效果評估機(jī)制，通過考試、實(shí)際操作、問卷調(diào)查等方式，對員工的保密知識和技能掌握情況進(jìn)行評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，對培訓(xùn)效果不理想的員工進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，確保員工能夠掌握必要的保密知識和技能。3.將保密培訓(xùn)效果評估結(jié)果納入員工績效考核體系，激勵員工積極參加保密培訓(xùn)，提高保密意識和工作能力。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案服務(wù)保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、檔案管理各環(huán)節(jié)保密措施落實(shí)情況、員工保密意識和行為等。2.建立保密監(jiān)督檢查檔案，記錄每次監(jiān)督檢查的時間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等信息。3.鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的保密問題進(jìn)行舉報，對舉報屬實(shí)的員工給予獎勵，并對被舉報的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容與方法1.制度執(zhí)行情況檢查：檢查檔案服務(wù)人員是否熟悉并遵守公司保密制度，是否按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。通過查閱相關(guān)記錄、詢問員工等方式進(jìn)行檢查。2.檔案管理環(huán)節(jié)檢查：對檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況進(jìn)行檢查。如檢查檔案庫房的安全設(shè)施是否完好、檔案借閱審批手續(xù)是否齊全、檔案銷毀記錄是否完整等。3.人員保密意識檢查：通過觀察員工的日常行為、詢問員工對保密知識的掌握情況等方式，檢查員工的保密意識和行為是否符合要求。（三）問題整改與跟蹤1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.被檢查部門或個人應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定的期限內(nèi)將整改情況報告檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。對整改不力的部門或個人，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅批評，并采取進(jìn)一步的措施督促其整改。十、保密獎懲制度（一）獎勵制度1.對在檔案服務(wù)保密工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、通報表揚(yáng)等；獎勵方式包括物質(zhì)獎勵、晉升獎勵等。2.表現(xiàn)突出的情形包括但不限于：嚴(yán)格遵守保密制度，未發(fā)生任何檔案信息泄露事件；積極發(fā)現(xiàn)并及時報告保密隱患，避免公司遭受重大損失；提出創(chuàng)新性的保密建議或措施，有效提高公司保密工作水平等。（二）懲罰制度1.對違反公司檔案服務(wù)保密制度的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰形式包括警告、罰款、降職、辭退等。2.違反保密制度的情形包括但不限于：擅自泄露檔案信息；未按照規(guī)定的程序和要求操作檔