檔案移交制度細(xì)則一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度細(xì)則適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)進(jìn)行，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.安全保密原則：在檔案移交過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、批復(fù)等。3.本公司/組織對(duì)外發(fā)出的文件、函件、合同、協(xié)議等。（二）科技檔案1.公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工藝流程等。2.引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的相關(guān)文件、資料、合同等。3.工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）人事檔案1.員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、工資、獎(jiǎng)懲等材料。2.員工的勞動(dòng)合同、聘用合同、離職證明等。3.員工的培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、晉升任免等材料。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)分析等財(cái)務(wù)管理資料。3.稅務(wù)申報(bào)、繳納等稅務(wù)管理資料。（五）其他檔案1.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。2.實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯、證書(shū)、印章等。3.電子檔案，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。三、檔案移交的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案移交制度細(xì)則，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案移交工作，確保檔案移交工作符合規(guī)定要求。3.負(fù)責(zé)接收和保管各部門移交的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、上架等工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。負(fù)責(zé)檔案的安全管理，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全和完整。（二）移交部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案移交制度細(xì)則的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）接收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收移交部門移交的檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.在接收檔案后，及時(shí)將檔案進(jìn)行整理、編目、上架等工作，納入本部門的檔案管理體系。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。四、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門在檔案移交前，應(yīng)對(duì)本部門的檔案進(jìn)行全面清理和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息。3.填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等信息。（二）移交申請(qǐng)1.移交部門在完成檔案整理和核對(duì)后，向檔案管理部門提交檔案移交申請(qǐng)，說(shuō)明移交檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案管理部門收到移交申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如審核通過(guò)，確定檔案移交的具體時(shí)間和地點(diǎn)，并通知移交部門。（三）移交實(shí)施1.移交部門按照檔案管理部門確定的時(shí)間和地點(diǎn)，將檔案移交至檔案管理部門。2.移交雙方在檔案移交現(xiàn)場(chǎng)，按照檔案移交清單對(duì)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。3.核對(duì)無(wú)誤后，移交雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。（四）檔案接收1.檔案管理部門在接收檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門溝通解決。2.將接收的檔案按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、上架等工作，納入本部門的檔案管理體系。3.對(duì)檔案移交清單進(jìn)行歸檔保存，作為檔案管理的重要依據(jù)。五、檔案移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案等，移交部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.財(cái)務(wù)檔案，移交部門應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。（二）臨時(shí)移交1.因工作需要，如項(xiàng)目結(jié)束、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員離職等，移交部門應(yīng)在相關(guān)工作完成后，及時(shí)將涉及的檔案移交至檔案管理部門。2.臨時(shí)移交的檔案，移交部門應(yīng)提前通知檔案管理部門，說(shuō)明移交檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，以便檔案管理部門做好接收準(zhǔn)備。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）檔案內(nèi)容完整移交的檔案應(yīng)包含與公司/組織活動(dòng)相關(guān)的所有文件、資料、記錄等，確保檔案內(nèi)容的完整性。（二）檔案整理規(guī)范1.檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的目錄，目錄應(yīng)包含檔案的名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息，便于查找和利用。3.檔案應(yīng)裝訂整齊，并在裝訂處加蓋騎縫章，確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案標(biāo)識(shí)清晰1.檔案應(yīng)在封面、封底、脊背等部位標(biāo)注清晰的檔案名稱、編號(hào)、保管期限等信息。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。（四）檔案載體安全1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張進(jìn)行打印、復(fù)印和書(shū)寫，確保檔案的耐久性。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，確保檔案的安全和完整。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案移交工作符合規(guī)定要求。2.對(duì)檔案移交過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。（二）外部監(jiān)督1..接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部單位的工作，如實(shí)提供檔案管理情況和相關(guān)資料。2.對(duì)外部單位提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，及時(shí)整改，不斷提高檔案管理水平。八、檔案移交的責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在檔案移交過(guò)程中，如因移交部門未按照規(guī)定要求整理、移交檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、不完整等問(wèn)題，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.如因檔案管理部門未按照規(guī)定要求接收、保管檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、不完整等問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)違反檔案移交制度細(xì)則的部門和個(gè)人，公司/組織將視