檔案制度報批一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本檔案制度。本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案工作流程，保障檔案信息的有效管理與合理使用，為公司/組織的各項決策、運營及發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工。涵蓋公司/組織在運營過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、技術(shù)文檔、人事檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的實際工作和業(yè)務(wù)活動，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織各項工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全和完整，避免遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.安全性原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失或被非法篡改。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案利用統(tǒng)計報表。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，確保本部門檔案的齊全和完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.對本部門員工進行檔案管理相關(guān)知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識。（三）員工個人職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管自己在工作中形成的各類文件、資料和記錄，并按照公司/組織檔案管理制度的要求及時移交至本部門兼職檔案員。2.在工作中應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得泄露檔案機密信息。3.因工作需要查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還檔案管理部門。三檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)運營、財務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)、市場營銷等各個方面形成的文件、資料、記錄等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司/組織對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織內(nèi)部會議、活動形成的會議紀要、工作報告、活動方案、照片、影像等資料。5.員工個人在工作中形成的重要文件、報告、總結(jié)、研究成果等。6.公司/組織獲得的榮譽證書、資質(zhì)認證、專利技術(shù)等相關(guān)資料。7.其他與公司/組織工作相關(guān)的有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件、資料和記錄，應(yīng)實行“誰形成、誰收集”的原則，形成部門或個人應(yīng)在文件形成后及時整理并移交至兼職檔案員。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單等相關(guān)材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財務(wù)檔案類、人事檔案類、技術(shù)文檔類、市場營銷類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。例如，行政管理類可分為公文管理、會議管理、印章管理、證照管理等二級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，以便于識別和管理。例如，采用年份+類別代碼+流水號的方式進行編號，如2023XM001，表示2023年業(yè)務(wù)合同類的第1份檔案。3.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案應(yīng)進行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得影響文件的查閱和使用。對于不宜裝訂的檔案，如照片、圖紙等，可以采用袋裝、盒裝等方式進行保管。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過編目，建立起檔案的檢索體系，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠等條件。庫房應(yīng)安裝防火門防火卷簾、煙霧報警器、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的溫濕度控制設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案的分類和編號順序，將紙質(zhì)檔案上架存放。檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案的庫存清單，定期對庫存檔案進行核對，確保檔案的實物與清單一致。2.電子檔案保管：對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備良好的防火、防潮、防磁等條件，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.特殊載體檔案保管：對于照片、底片、錄音帶、錄像帶等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點進行專門保管。照片應(yīng)進行沖印或掃描后分類存放，并建立照片檔案目錄；底片應(yīng)存放在防潮、防光的底片袋中，并注明底片編號題名、拍攝時間等信息；錄音帶、錄像帶應(yīng)定期進行播放檢查，確保音像資料的清晰度和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，如公司章程、組織架構(gòu)文件、重大決策文件、重要業(yè)務(wù)合同等。長期保管的檔案：一般是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)合同、重要會議記錄、財務(wù)報表等。短期保管的檔案：是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時性通知等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，并結(jié)合公司/組織的實際情況進行綜合判斷。在檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，可查閱本人所在部門及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的檔案。查閱非本人所在部門的檔案時，應(yīng)經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人同意。2.公司/組織中層管理人員因工作需要查閱檔案時，可查閱與其職責(zé)相關(guān)的各類檔案。查閱重要檔案時，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.公司/組織高層管理人員因工作需要查閱檔案時，可查閱公司/組織的各類檔案。查閱涉及公司/組織核心機密的檔案時，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準。4.外部單位或個人因工作需要查閱公司/組織檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱涉及公司/組織商業(yè)秘密的檔案時，應(yīng)與公司/組織簽訂保密協(xié)議，并經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并簽字確認。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)相關(guān)審批人批準后，查閱人將申請表提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得涂改損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確認檔案無損壞、丟失等情況后，在《檔案查閱登記表》上記錄歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時，可借閱本人所在部門及相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的檔案。借閱非本人所在部門的檔案時，應(yīng)經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人同意，并辦理借閱手續(xù)。2.公司/組織中層管理人員因工作需要借閱檔案時，可借閱與其職責(zé)相關(guān)的各類檔案。借閱重要檔案時，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)。3.公司/組織高層管理人員因工作需要借閱檔案時，可借閱公司/組織涉及公司/組織核心機密的檔案時，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)。4.外部單位或個人因工作需要借閱公司/組織檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱涉及公司/組織商業(yè)秘密的檔案時，應(yīng)與公司/組織簽訂保密協(xié)議，并經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準，同時辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并簽字確認。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)相關(guān)審批人批準后，借閱人將申請表提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，為借閱人提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱檔案名稱、預(yù)計歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延期。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。6.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確認檔案無損壞、丟失、涂改等情況后，在《檔案借閱登記表》上記錄歸還時間。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案員、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等。檔案鑒定工作小組負責(zé)對公司/組織的檔案進行定期鑒定，并提出檔案存毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保管期限是否已滿。3.檔案對公司/組織的現(xiàn)實利用價值和歷史價值。4.檔案是否涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行清理，將擬鑒定的檔案清單提交至檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定的內(nèi)容，對擬鑒定的檔案進行逐一審查，并結(jié)合公司/組織的實際情況，提出檔案存毀意見。3.對于擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認。4.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》上記錄銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件對電子檔案數(shù)據(jù)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，確保電子檔案數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》上記錄銷毀時間、地點、電子檔案名稱、存儲介質(zhì)編號等信息。3.對于特殊載體檔案，如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)根據(jù)其特點采用相應(yīng)的銷毀方式。照片、底片可采用焚燒、粉碎方法進行銷毀；錄音帶、錄像帶可采用消磁、銷毀等方式進行處理。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》上記錄銷毀時間、地點、特殊載體檔案名稱、數(shù)量等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門及員工提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。3.利用信息技術(shù)手段，對檔案進行加密、備份等安全管理，確保檔案信息的安全性和完整性。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，如PDF、TIFF等。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。同時，對圖像進行命名和