檔案制度建議一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力的支持和服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)的檔案管理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編目，編制檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全存放。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。6.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司提供檔案資料服務(wù)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、證照等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案，包括入職資料、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司技術(shù)檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。7.公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)記錄等。8.公司其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重要的緊急檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收。3.檔案管理部門(mén)將接收的檔案按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，并更新檔案目錄。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件，以及具有重大歷史價(jià)值和法律意義的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)文件、財(cái)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、員工人事檔案等。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司各部門(mén)提供檔案資料服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案資料匯編、專(zhuān)題資料等。2.對(duì)于涉及公司重要決策、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)提供信息支持，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審查，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)電子檔案，采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案檢索：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)提供的檢索功能，快速查找所需檔案。3.檔案利用：利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)查閱、借閱、復(fù)制等功能。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供支持。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶(hù)