檔案工作制度建設一、總則（一）目的為加強公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內容的客觀、準確。2.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理、業(yè)務活動等過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應便于檔案的查找、調閱和利用，提高工作效率。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善公司檔案工作制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行指導和監(jiān)督。開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。提供檔案利用服務，為公司各項工作提供檔案支持。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。嚴格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和管理，確保檔案的質量。根據(jù)工作需要，及時向檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的利用工作。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標文件、財務管理檔案、審計檔案等。3.生產(chǎn)技術類：包含產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質量控制、設備管理、技術改造等方面的檔案。4.基本建設類：涉及公司基本建設項目的立項、設計、施工、竣工驗收等全過程的文件資料。5.黨群工作類：如黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層級編碼方式，由全宗號、目錄號、案卷號、件號組成。2.全宗號：公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標識公司檔案全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設置，每一類檔案對應一個目錄號，用三位數(shù)字表示。4.案卷號：在每一個目錄下，按照檔案整理的先后順序編制案卷號，用四位數(shù)字表示。5.件號：對于以件為單位整理的檔案，在每一案卷內按照文件排列順序編制件號，用兩位數(shù)字表示。例如：某行政管理類檔案的編號為：001001000101，表示該檔案屬于全宗號為001的公司檔案，是行政管理類（目錄號001）下的第一卷（案卷號0001）中的第1件文件。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集的范圍和責任人，確保檔案收集工作的及時、準確。2.檔案形成部門應在工作完成后，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交本部門檔案管理人員。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行跟蹤收集，確保檔案的完整性。4.公司員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如工作記錄、調研報告、技術資料等，應按照公司要求及時歸檔。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標準，將收集到的檔案進行分類，同類檔案集中整理。2.裝訂編目：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，編寫頁碼，填寫卷內文件目錄。卷內文件目錄應包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.編制檢索工具：根據(jù)檔案整理情況，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各部門應根據(jù)檔案的性質、內容和重要程度，準確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時予以標注。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。2.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復性。3.檔案應按照編號順序排列上架，便于查找和管理。對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保護措施。4.檔案庫房應建立嚴格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司應定期對已到保管期限或者已失去保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內容、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的題名、文號、責任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門備案。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.公司員工因個人工作、學習等需要，可查閱本人的人事檔案等相關檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內部查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱公司檔案的，應提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內容、查閱人員等情況，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時，應在檔案管理部門指定的地點進行，并有專人陪同。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內容。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.查閱、借閱檔案完畢后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務質量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息支持。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)有紙質檔案進行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，去除黑邊、歪斜、模糊等問題，確保圖像質量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括檔案的基本信息、內容摘要、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、題名、文號、日期等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案信息進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行身份認證和授權管理，設置用戶密碼，并定期更換。3.對檔案信息