學(xué)校檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、科研和管理秩序，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的安全管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和應(yīng)對(duì)各類安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全安全管理制度和防范機(jī)制，加強(qiáng)日常檢查和隱患排查，及時(shí)消除安全隱患。3.責(zé)任明確原則：明確各部門、各崗位在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)安全措施得到有效落實(shí)。4.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案安全管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案安全工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，定期組織開展檔案安全檢查和評(píng)估。3.指導(dǎo)各部門、各單位做好檔案安全管理工作，提供檔案安全技術(shù)支持和培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境符合安全要求。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。6.對(duì)違反檔案安全制度的行為進(jìn)行糾正和處理，對(duì)造成檔案安全事故的責(zé)任單位和個(gè)人依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案安全。2.明確一名檔案安全責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案安全管理工作的具體組織和實(shí)施。3.建立健全本部門、本單位檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的安全教育和培訓(xùn)。4.定期對(duì)本部門、本單位的檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案安全檢查和評(píng)估工作，落實(shí)檔案安全整改要求。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案工作安全有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、上架、保管等，保證檔案的完整與安全。3.做好檔案庫(kù)房的日常巡查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，記錄巡查情況。4.掌握檔案安全技術(shù)知識(shí)，熟練操作檔案管理設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、利用制度，做好登記和跟蹤管理，防止檔案丟失、損壞和泄密。6.積極參加檔案安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場(chǎng)所。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、門禁系統(tǒng)和報(bào)警裝置，確保庫(kù)房安全。4.檔案架（柜）應(yīng)牢固、整齊，排列有序，便于檔案的存放和查找。檔案架（柜）應(yīng)與墻壁保持一定距離，利于通風(fēng)和檢查。5.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案整理與保管1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制目錄，建立索引，確保檔案檢索方便快捷。3.檔案應(yīng)采用適宜的裝具進(jìn)行保管，如檔案盒、檔案袋、光盤等。裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效保護(hù)檔案。4.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列，上架存放。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。5.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案出入庫(kù)管理1.檔案出入庫(kù)應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，填寫檔案出入庫(kù)登記表，注明檔案名稱、數(shù)量出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤后入庫(kù)存放。3.檔案出庫(kù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)利用部門或個(gè)人的申請(qǐng)，嚴(yán)格審核利用范圍和手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案，并做好跟蹤管理。4.檔案出入庫(kù)過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受到損壞、丟失或泄密。（四）檔案運(yùn)輸與搬運(yùn)1.檔案運(yùn)輸應(yīng)選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，并采取必要的防護(hù)措施，確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。2.搬運(yùn)檔案時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免劇烈震動(dòng)和碰撞，防止檔案受損。3.運(yùn)輸和搬運(yùn)檔案的工具應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，避免對(duì)檔案造成污染。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息化建設(shè)與管理1.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。3.檔案信息化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)軟件，防止病毒、黑客等攻擊。4.檔案數(shù)字化加工應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并異地存儲(chǔ)。（二）檔案信息訪問(wèn)與使用1.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要和崗位職責(zé)，為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息只能被授權(quán)人員訪問(wèn)。2.用戶訪問(wèn)檔案信息應(yīng)通過(guò)合法的身份認(rèn)證，如用戶名、密碼、數(shù)字證書等。嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)訪問(wèn)檔案信息。3.在檔案信息使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。如需對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取特殊的安全保護(hù)措施，確保信息安全。（三）檔案信息備份與恢復(fù)1.建立健全檔案信息備份制度，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完整性和可用性檢查，確保備份數(shù)據(jù)能夠正?；謴?fù)。3.制定檔案信息恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）檔案信息安全審計(jì)1.建立檔案信息安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作日志、訪問(wèn)記錄等進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.審計(jì)人員應(yīng)具備專業(yè)的知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守審計(jì)工作規(guī)范，確保審計(jì)結(jié)果的客觀、公正。3.對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保檔案信息安全。五、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案安全檢查，每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、安全設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。2.各部門、各單位應(yīng)每月進(jìn)行一次檔案安全自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患，并將自查情況報(bào)學(xué)校檔案管理部門。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)檔案安全工作需要，學(xué)校檔案管理部門可組織開展專項(xiàng)安全檢查，如針對(duì)重大活動(dòng)檔案、重要設(shè)備檔案、涉密檔案等進(jìn)行專項(xiàng)檢查。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟，確保檢查工作的針對(duì)性和有效性。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。責(zé)任單位應(yīng)按照要求認(rèn)真整改，并按時(shí)提交整改報(bào)告。2.對(duì)整改不力或拒不整改的責(zé)任單位和個(gè)人，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并依法依規(guī)追究責(zé)任。3.檢查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄和歸檔，作為檔案安全管理工作考核的重要依據(jù)。六、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急保障措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況和檔案安全工作特點(diǎn)，定期進(jìn)行修訂和完善，確保預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。(二)應(yīng)急演練1.學(xué)校應(yīng)定期組織開展檔案安全應(yīng)急演練，每年不少于[X]次。演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過(guò)應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性，提高檔案工作人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。（三）