檔案管理制度法制一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司/組織的檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案利用工作，為公司/組織各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門。兼職檔案員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、分類和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，提供相關(guān)信息和資料。4.及時(shí)向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱等。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)更新和維護(hù)檔案信息。對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，定期檢查檔案保管情況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.檔案主管全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。負(fù)責(zé)與公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的順利開展。參與公司/組織重要檔案的鑒定、銷毀等工作，提出專業(yè)意見和建議。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和檔案形成特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件、合同協(xié)議（含采購合同、銷售合同、租賃合同等）、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等檔案。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：主要包括財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。4.基本建設(shè)類：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收等方面的檔案。5.設(shè)備儀器類：包含公司/組織各類設(shè)備儀器的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件資料和記錄。6.聲像電子類：如照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等檔案。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體規(guī)則如下：1.大類代碼：行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)管理類用“YW”表示，財(cái)務(wù)審計(jì)類用“CW”表示，基本建設(shè)類用“JS”表示，設(shè)備儀器類用“SB”表示，聲像電子類用“SX”表示。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“XZ2023001”；一份2022年的業(yè)務(wù)管理類合同檔案，編號(hào)為“YW2022010”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司/組織舉辦的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、成果報(bào)告等。5.公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器購置等活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料。6.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的聲像、電子資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，其中一套為紙質(zhì)檔案，一套為電子檔案。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，同時(shí)做好備份工作。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好。檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：重要的、具有一定歷史價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：一般的、在一定時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。5.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和使用。外部單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供所需檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及編號(hào)等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案，并按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速、準(zhǔn)確檢索，提高檔案利用效率。4.檔案利用管理：通過檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱申請(qǐng)、審批等功能，規(guī)范檔案利用流程。5.系統(tǒng)安全管理：采取安全防護(hù)措施，保障檔案信息管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量