工會制度檔案管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工會制度檔案管理，確保工會工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工會工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司工會及所屬各部門、基層工會組織在開展工會工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會制度檔案由公司工會指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于工會工作人員查閱和使用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）工會委員會職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工會制度檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和工會工作要求。2.審定檔案管理工作規(guī)劃、制度和流程，為檔案管理工作提供必要的資源支持。3.定期檢查檔案管理工作情況，對檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工會制度檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)工會制度檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。4.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工會工作人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推廣應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。（三）各部門及基層工會職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及基層工會在工會工作中形成的各類文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的齊全、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定及時歸還檔案。3.加強(qiáng)對本部門及基層工會工作人員的檔案管理意識教育，確保檔案管理工作順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會組織建設(shè)方面的文件材料，包括工會委員會組成、換屆選舉、會員代表大會等相關(guān)文件。2.工會會員管理方面的文件材料，包括會員入會、轉(zhuǎn)會、退會、會員名冊等相關(guān)文件。3.工會經(jīng)費(fèi)管理方面的文件材料，包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、收支明細(xì)、審計(jì)報告等相關(guān)文件。4.工會活動組織方面的文件材料，包括活動計(jì)劃、方案、總結(jié)、照片、視頻等相關(guān)文件。5.職工權(quán)益維護(hù)方面的文件材料，包括職工訴求記錄、協(xié)商處理結(jié)果、勞動爭議調(diào)解記錄等相關(guān)文件。6.其他與工會工作相關(guān)的文件材料，如上級工會文件、工作簡報、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門及基層工會應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同類別、年度、保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類整理。3.按照便于保管和利用的原則，對文件材料進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理。（四）整理方法1.分類：按照工會工作的職能和業(yè)務(wù)范圍，將檔案分為組織建設(shè)、會員管理、經(jīng)費(fèi)管理、活動組織、權(quán)益維護(hù)等類別。每個類別下再根據(jù)文件材料的性質(zhì)和時間順序進(jìn)行細(xì)分。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如2023ZJ001，表示2023年組織建設(shè)類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。通過編目，方便檔案的查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門及基層工會應(yīng)定期將整理好的文件材料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。移交時間為每年的[具體時間]。2.檔案管理部門在接收歸檔文件材料時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（二）保管期限1.永久保管：涉及工會組織重大決策、重要?dú)v史事件、職工權(quán)益維護(hù)等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。2.定期保管：保管期限分為30年和10年。定期保管的檔案主要包括一般性的工會工作文件、活動記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案：如照片、視頻等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的目錄索引。（四）檔案保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.工會工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱工會制度檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的范圍內(nèi)，并不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出庫房。如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理工作策略，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案的利用效率。3.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或需要補(bǔ)充完善的內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工會工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由工會委員會成員、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考檔案的保管期限、利用情況等因素，綜合評估檔案的價值。3.對于涉及職工權(quán)益、重要?dú)v史事件等具有特殊意義的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請表》，報工會委員會審批。2.審批通過后，檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止信息泄露。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。記錄由檔案管理部門保存?zhèn)洳?。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工會制度檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。支持批量錄入和掃描錄入等方式。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全。對系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追溯。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.及時更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性