檔案離崗清點制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案在人員離崗時的完整性、準確性和安全性，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員，包括但不限于檔案管理人員、各部門兼職檔案員以及因工作需要接觸檔案的其他人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案清點工作應(yīng)基于真實的檔案內(nèi)容和實際情況進行，確保所記錄的信息準確無誤。2.完整性原則：全面清點各類檔案，涵蓋公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的所有檔案資料，保證無遺漏。3.及時性原則：在人員離崗時及時啟動檔案清點程序，確保檔案交接工作的順利進行，不影響工作的正常開展。4.責(zé)任明確原則：明確檔案清點過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、檔案范圍及分類（一）檔案范圍公司/組織的檔案包括但不限于以下幾類：1.行政管理檔案：如公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型不同，涵蓋市場營銷檔案、財務(wù)檔案、采購與銷售檔案、項目檔案等。3.技術(shù)檔案：包括研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、產(chǎn)品標準等。4.合同檔案：各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.客戶檔案：客戶信息、往來函件、業(yè)務(wù)洽談記錄等。6.其他檔案：如榮譽證書、資質(zhì)證明、審計報告、稅務(wù)資料等。（二）檔案分類1.按年度分類：將每年形成的檔案分為不同的年度類別，便于查找和管理。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，按照機構(gòu)對檔案進行分類。3.按保管期限分類：分為永久保管、定期保管（如30年、10年等），以便確定檔案的留存時間和管理方式。三、檔案清點職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定檔案清點計劃和流程，明確清點標準和要求。2.組織實施檔案清點工作，對清點過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.對檔案清點結(jié)果進行審核和匯總，形成檔案清點報告。4.負責(zé)與離崗人員進行檔案交接，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）離崗人員所在部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門通知離崗人員做好檔案準備工作。2.督促離崗人員按時完成檔案清理和移交工作。3.對本部門涉及的檔案進行初步自查，確保檔案的完整性和準確性。（三）離崗人員職責(zé)1.按照檔案管理部門的要求，對本人保管或使用的檔案進行全面清理和整理。2.及時向檔案管理部門移交應(yīng)移交的檔案，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準確無誤。3.配合檔案管理部門完成檔案清點工作中的各項核實和確認任務(wù)。四、檔案清點流程（一）準備階段1.檔案管理部門提前[X]個工作日向離崗人員所在部門發(fā)出檔案清點通知，明確清點時間、地點、范圍及要求。2.離崗人員所在部門接到通知后，通知離崗人員做好檔案清理準備工作，并協(xié)助其整理需移交的檔案。3.檔案管理部門準備好檔案清點所需的工具和表格，如檔案清單、交接登記表等。（二）清點階段1.檔案管理部門組織清點人員與離崗人員進行現(xiàn)場清點。清點人員應(yīng)包括檔案管理部門工作人員、離崗人員所在部門兼職檔案員等。2.按照檔案分類和編號順序，逐一核對檔案的數(shù)量、名稱、內(nèi)容、保管期限等信息，確保檔案的準確性和完整性。3.對于電子檔案，應(yīng)檢查存儲介質(zhì)的完整性和數(shù)據(jù)的可讀取性，核對電子檔案的目錄與實際內(nèi)容是否一致。4.在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞、涂改等問題，應(yīng)及時記錄并查明原因，要求離崗人員限期補充或說明情況。（三）匯總階段1.清點人員完成現(xiàn)場清點后，將清點結(jié)果進行匯總，填寫檔案清點清單，詳細記錄檔案的類別、數(shù)量、狀態(tài)等信息。2.檔案管理部門對清點清單進行審核，核實各項數(shù)據(jù)的準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與清點人員和離崗人員溝通，進行再次核對。3.根據(jù)審核后的清點清單，編制檔案清點報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括清點基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果、檔案移交情況等。（四）交接階段1.經(jīng)檔案管理部門審核通過后，組織離崗人員與接收人員進行檔案交接。交接雙方應(yīng)在檔案交接登記表上簽字確認，明確檔案的移交時間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。2.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在爭議或問題，應(yīng)暫停交接，由檔案管理部門進行協(xié)調(diào)處理，待問題解決后再繼續(xù)交接。3.檔案交接完成后，檔案管理部門將檔案清點報告、檔案清點清單及檔案交接登記表等相關(guān)資料進行歸檔保存，以備查閱。五、檔案清點標準（一）數(shù)量清點標準1.按照檔案目錄逐一核對檔案的份數(shù)，確保實際數(shù)量與目錄記錄一致。2.對于成套檔案，應(yīng)檢查是否齊全，有無缺頁、漏冊等情況。（二）內(nèi)容清點標準1.檔案內(nèi)容應(yīng)完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.對于重要文件和資料，應(yīng)檢查是否有相關(guān)的審批手續(xù)和附件。3.電子檔案的內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，數(shù)據(jù)應(yīng)完整、可讀。（三）保管期限清點標準1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定，核對檔案的保管期限是否正確。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和處理。（四）整理規(guī)范清點標準1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序進行整理，排列有序，便于查找。2.檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，目錄清晰，頁碼準確。六、檔案清點問題處理（一）檔案缺失處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案缺失，離崗人員應(yīng)及時查找并說明原因。如確實無法找回，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，并按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行補辦或補充。2.對于因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案缺失的，應(yīng)在檔案清點報告中詳細說明情況，并采取相應(yīng)的補救措施，如復(fù)制相關(guān)文件、收集補充資料等。（二）檔案損壞處理1.對于輕微損壞的檔案，如頁面有污漬、褶皺等，應(yīng)進行修復(fù)處理，確保檔案的可讀性。2.對于嚴重損壞的檔案，如紙張破損、字跡模糊等，應(yīng)及時進行復(fù)制或重新整理，并在檔案清點報告中記錄損壞情況及處理方式。（三）檔案涂改處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改痕跡，應(yīng)查明原因。如屬于正常修改且有相關(guān)審批手續(xù)的，應(yīng)予以認可；如屬于違規(guī)涂改，應(yīng)要求離崗人員進行說明，并按照公司/組織的規(guī)定進行處理。2.對于違規(guī)涂改的檔案，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，采取相應(yīng)的糾正措施，如要求重新制作檔案、追究相關(guān)人員責(zé)任等。（四）其他問題處理1.對于檔案清點過程中發(fā)現(xiàn)的其他問題，如檔案分類錯誤、編號重復(fù)等，應(yīng)及時進行調(diào)整和糾正，并在檔案清點報告中記錄處理情況。2.如涉及多個部門或人員的檔案問題，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行協(xié)調(diào)溝通，共同解決問題。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案清點制度的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組有權(quán)對檔案清點過程中的各個環(huán)節(jié)進行抽查，查閱相關(guān)資料，詢問相關(guān)人員，確保檔案清點工作的規(guī)范進行。（二）考核措施1.將檔案清點工作納入員工績效考核體系，對在檔案清點工作中表現(xiàn)出色的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反檔案清點制度，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、降職等。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門定期組織檔案清點相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，提高員工對檔案管理重要性的認識和檔案清點工作的能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案清點流程、標準及問題處理方法等。（二）宣傳推廣1.通過內(nèi)部宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳檔案清點制度的內(nèi)容和要求，提高員工對檔案管理工作的重視