檔案保密利用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，同時合理規(guī)范檔案的利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息不被泄露，防止檔案內(nèi)容被非法獲取、篡改或傳播。2.完整性原則：確保檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不丟失重要信息，維護(hù)檔案的原始記錄性。3.合規(guī)性原則：遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案管理與利用工作。4.合理利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，根據(jù)工作需要，合理提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的使用價值。二、檔案保密管理（一）檔案分類與密級劃分1.檔案分類行政檔案：包括公司各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。人事檔案：員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、考核評價等資料。財務(wù)檔案：財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等財務(wù)相關(guān)文件。業(yè)務(wù)檔案：涉及公司業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等?？萍紮n案：公司研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、專利文件等。2.密級劃分絕密級：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大決策信息、未公開且可能對公司造成重大影響的檔案。機(jī)密級：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、內(nèi)部管理策略等，泄露后可能對公司利益產(chǎn)生較大損害的檔案。秘密級：一般性敏感信息，如部分客戶資料、普通業(yè)務(wù)文檔等，泄露后可能對公司正常運(yùn)營造成一定影響的檔案。（二）檔案保管場所與設(shè)施1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火（安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等）、防潮（配備除濕設(shè)備）、防蟲（放置防蟲藥品）、防盜（安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)）、防光（采用遮光窗簾或燈具）、防塵等功能。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等可能對檔案造成損害的區(qū)域。2.保管設(shè)施配備檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，對檔案進(jìn)行分類存放，確保檔案排列有序，便于查找和管理。安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時掌握庫房內(nèi)溫濕度情況，將溫度控制在規(guī)定范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案的完整與安全。嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對所管理的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自泄露。定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量與內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。2.部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、初步整理工作，確保部門檔案資料的及時歸檔。協(xié)助檔案管理員開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，配合檔案利用服務(wù)。對本部門員工進(jìn)行檔案保密宣傳教育，提高員工的檔案保密意識。（四）檔案保密措施1.人員管理對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。加強(qiáng)對全體員工的檔案保密教育，定期組織培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保密法律法規(guī)、公司檔案保密制度、保密行為規(guī)范等。在涉及檔案管理與利用的關(guān)鍵崗位，實(shí)行輪崗制度，避免因長期接觸特定檔案而產(chǎn)生泄密風(fēng)險。2.檔案存儲與傳輸對不同密級的檔案采用不同的存儲方式，絕密級檔案應(yīng)采用加密存儲設(shè)備或?qū)ｉT的保密存儲區(qū)域進(jìn)行保管。在檔案傳輸過程中，對于涉及機(jī)密信息的檔案，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保傳輸過程中的信息安全。嚴(yán)禁通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸絕密級檔案。3.檔案查閱與借閱嚴(yán)格限制檔案查閱與借閱的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱或借閱相應(yīng)檔案。查閱絕密級檔案需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，秘密級檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。在檔案查閱場所，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，配備必要的安全設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制，需另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。借閱檔案時，借閱人員需填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場所存放檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和保密性。4.檔案銷毀制定檔案銷毀制度，明確檔案銷毀的條件、程序和審批要求。對于超過保管期限、已失去保存價值或因其他原因需要銷毀的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、密級等信息。銷毀清單需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，記錄保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。三、檔案利用管理（一）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部利用為公司決策提供參考依據(jù)，如查閱歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目資料等，輔助制定戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)決策等。支持公司日常運(yùn)營管理，如查詢合同檔案用于合同執(zhí)行跟蹤、查閱人事檔案用于員工考核晉升等。滿足公司內(nèi)部審計、財務(wù)檢查、合規(guī)審查等工作需要，提供相關(guān)檔案資料進(jìn)行審查核實(shí)。2.外部利用根據(jù)法律法規(guī)要求或相關(guān)行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)構(gòu)的調(diào)查取證需要，依法提供檔案資料。在公司對外合作、業(yè)務(wù)拓展等活動中，按照合作協(xié)議或?qū)Ψ揭螅峁┍匾臋n案信息，但需確保檔案信息的安全與保密，避免泄露公司核心機(jī)密。（二）檔案利用申請與審批1.申請流程檔案利用者需填寫檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時間等信息。申請表應(yīng)根據(jù)檔案密級，按照相應(yīng)審批權(quán)限提交給不同層級的審批人。申請表應(yīng)包括利用者姓名、所在部門、聯(lián)系方式、申請利用檔案的名稱、密級、利用期限、利用用途等內(nèi)容。2.審批權(quán)限查閱或借閱絕密級檔案，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱或借閱機(jī)密級檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱或借閱秘密級檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（三）檔案利用方式與要求1.查閱檔案利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督查閱過程，確保查閱行為符合規(guī)定要求。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案是否完好無損。2.借閱借閱人員應(yīng)按照借閱申請表中注明的利用期限及時歸還檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得擅自將檔案帶出公司規(guī)定的保管場所或轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要帶出公司，需另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)，同時應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案利用記錄與統(tǒng)計1.利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄每一次檔案利用的申請時間、申請人、檔案名稱、密級、利用方式、利用期限、歸還時間等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致，以便日后查詢和審計。2.統(tǒng)計分析定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如統(tǒng)計不同部門、不同時間段的檔案利用頻率、利用類型等。通過統(tǒng)計分析，了解檔案利用規(guī)律和需求趨勢，為優(yōu)化檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，評估檔案利用制度的執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查檔案管理部門定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，包括檔案的存儲環(huán)境、數(shù)量核對、安全設(shè)施運(yùn)行等方面。檢查周期為每季度一次，確保檔案保管條件符合要求，檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。對檔案利用情況進(jìn)行定期檢查和抽查，檢查檔案利用申請與審批手續(xù)是否齊全、利用過程是否規(guī)范、利用記錄是否完整等。抽查比例不低于檔案利用總數(shù)的[X]%。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)公司實(shí)際情況或特定需求，適時開展檔案保密與利用專項(xiàng)檢查。如在公司重大項(xiàng)目實(shí)施期間、涉及重要檔案信息變更時等，對相關(guān)檔案管理與利用環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，確保檔案工作的合規(guī)性和安全性。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、步驟和人員分工等，檢查結(jié)束后應(yīng)形成專項(xiàng)檢查報告，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議和措施。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定程序查閱檔案、在檔案查閱場所大聲喧嘩等，給予警告處分，并要求其立即改正錯誤行為。對于一般違規(guī)行為，如擅自復(fù)制檔案內(nèi)容、將檔案帶出規(guī)定場所未及時歸還等，給予記過處分，責(zé)令其采取補(bǔ)救措施，消除可能造成的影響，并對違規(guī)行為進(jìn)行通報批評。對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如故意泄露檔案機(jī)密信息、因保管不善導(dǎo)致重要檔案丟失或損壞等，給予降職、撤職等處分，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。2.對于違反檔案利用制度的行為，按照以下規(guī)定處理對于未按規(guī)定申請審批擅自利用檔案的，責(zé)令其補(bǔ)辦手續(xù)，并給予批評教育。對于超期未歸還檔案或擅自轉(zhuǎn)借檔案的，除責(zé)令其立即歸還檔案外，給予相應(yīng)的