檔案室進(jìn)入制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范人員進(jìn)入檔案室的行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有需要進(jìn)入檔案室的人員，包括但不限于檔案管理人員、借閱檔案的員工、因工作需要查閱檔案的其他部門人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案室的檔案資料不受損壞、丟失，防止信息泄露。2.規(guī)范操作原則：所有進(jìn)入檔案室的人員必須嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作。3.權(quán)限管理原則：根據(jù)人員的工作職責(zé)和需求，設(shè)定不同的進(jìn)入權(quán)限，嚴(yán)格控制非必要人員進(jìn)入檔案室。二、檔案室概述（一）檔案室位置與環(huán)境檔案室位于公司[具體樓層及房間號(hào)]，配備有防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，以保障檔案資料的存儲(chǔ)安全。室內(nèi)溫度保持在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍]，并安裝有監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案室的情況。（二）檔案分類與存儲(chǔ)檔案室的檔案按照類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，主要包括以下幾類：1.行政檔案：公司的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等行政文件。2.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人信息、入職離職記錄、薪資福利、培訓(xùn)考核等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)文件、重要活動(dòng)記錄等。各類檔案按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便快速查找和管理。三、進(jìn)入權(quán)限管理（一）檔案管理人員檔案管理人員具有全面的檔案室進(jìn)入權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案的日常管理、整理、歸檔、借閱登記等工作。（二）借閱檔案的員工1.因工作需要借閱檔案的員工，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案室檔案管理人員審批。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，判斷是否符合借閱條件，并決定是否批準(zhǔn)借閱。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人在檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱的檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[規(guī)定借閱天數(shù)]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，需提前向檔案管理人員申請(qǐng)并說(shuō)明原因。（三）因工作需要查閱檔案的其他部門人員1.其他部門人員因工作需要查閱檔案，需由本部門負(fù)責(zé)人向檔案室所在部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明查閱檔案的原因、內(nèi)容范圍等。2.檔案室所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，通知檔案管理人員協(xié)助查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定操作，不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照或帶出檔案室。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下，將查閱的檔案歸還原位，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（四）特殊情況進(jìn)入權(quán)限1.因緊急工作需要，在檔案室管理人員無(wú)法及時(shí)到場(chǎng)的情況下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，相關(guān)人員可以臨時(shí)進(jìn)入檔案室，但必須在進(jìn)入后立即通知檔案管理人員，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作。2.外部審計(jì)、檢查等機(jī)構(gòu)需要進(jìn)入檔案室查閱檔案時(shí)，需提前與公司檔案室所在部門聯(lián)系，并提交相關(guān)證明文件。公司應(yīng)安排專人陪同，按照規(guī)定的流程進(jìn)行查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄。四、進(jìn)入流程（一）預(yù)約登記1.所有需要進(jìn)入檔案室的人員，應(yīng)提前[規(guī)定預(yù)約天數(shù)]向檔案室檔案管理人員進(jìn)行預(yù)約登記。預(yù)約方式可以采用書(shū)面申請(qǐng)、電子郵件或公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式。2.預(yù)約登記內(nèi)容包括預(yù)約進(jìn)入日期、時(shí)間段、進(jìn)入人員姓名、所在部門、進(jìn)入目的等信息。檔案管理人員收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，并根據(jù)檔案室的工作安排和人員權(quán)限情況，確定是否批準(zhǔn)預(yù)約。3.如預(yù)約申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)通知預(yù)約人員，并告知其進(jìn)入檔案室的具體流程和注意事項(xiàng)。（二）身份驗(yàn)證1.預(yù)約人員在預(yù)約時(shí)間到達(dá)檔案室門口后，首先向檔案管理人員出示本人有效身份證件。2.檔案管理人員核對(duì)預(yù)約登記信息與身份證件信息一致后，使用門禁系統(tǒng)為預(yù)約人員開(kāi)啟檔案室大門。（三）進(jìn)入前培訓(xùn)與告知1.預(yù)約人員進(jìn)入檔案室后，檔案管理人員應(yīng)向其再次強(qiáng)調(diào)檔案室的安全規(guī)定和注意事項(xiàng)，包括禁止吸煙、禁止攜帶易燃易爆炸物品、不得隨意移動(dòng)檔案架等。2.告知預(yù)約人員在查閱檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。（四）查閱與操作規(guī)范1.借閱檔案的員工應(yīng)在檔案管理人員指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或拍照檔案內(nèi)容，需提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或折疊。如有需要記錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用檔案室提供的專用筆記本，并在查閱結(jié)束后歸還檔案室。3.因工作需要查閱電子檔案的人員，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下，使用指定的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行操作。不得擅自將電子檔案復(fù)制到其他存儲(chǔ)設(shè)備或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)酵獠俊＃ㄎ澹╇x開(kāi)檔案室1.查閱檔案結(jié)束后，預(yù)約人員應(yīng)將查閱的檔案歸還原位，并整理好查閱區(qū)域。2.向檔案管理人員報(bào)告查閱情況，確認(rèn)無(wú)問(wèn)題后，在檔案室出入登記本上簽字離開(kāi)檔案室。3.檔案管理人員在預(yù)約人員離開(kāi)后，應(yīng)檢查檔案室的門窗、設(shè)備等是否關(guān)閉和正常，確保檔案室的安全。五、安全與保密要求（一）安全要求1.進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守消防安全規(guī)定，不得在室內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備。2.注意檔案室的環(huán)境衛(wèi)生，不得在室內(nèi)亂扔垃圾，保持檔案室的整潔。3.離開(kāi)檔案室時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)閉門窗，確保檔案室的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案室存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。（二）保密要求1.所有進(jìn)入檔案室的人員必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)接觸到的檔案資料負(fù)有保密責(zé)任。2.不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案資料帶出公司或傳播給外部人員。3.在查閱檔案過(guò)程中，如需與他人討論檔案內(nèi)容，應(yīng)選擇在檔案室以外且安全保密的場(chǎng)所進(jìn)行，并注意控制談話內(nèi)容，防止信息泄露。4.如違反保密規(guī)定，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查其是否按照本制度規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作。2.定期對(duì)檔案室的安全情況進(jìn)行檢查，包括消防設(shè)施、門窗、監(jiān)控設(shè)備等是否正常運(yùn)行，檔案資料是否完好無(wú)損等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并記錄在案。（二）外部檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案室的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，包括進(jìn)入制度的執(zhí)行情況、檔案資料的安全與保密情況等。2.接受上級(jí)主管部門或相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供所需的檔案資料和信息，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預(yù)約登記進(jìn)入檔案室。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將檔案帶出檔案室。3.在檔案室吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備。4.擅自摘抄、復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容或傳播檔案信息。5.損壞、丟失檔案資料。6.違反檔案室安全與保密規(guī)定的其他行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，將視情況給予書(shū)面警告、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等處理措施。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)