檔案?jìng)浒钢贫纫?、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案?jìng)浒钢贫?。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，不得弄虛作假。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案?jìng)浒钢贫燃跋嚓P(guān)操作規(guī)程。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門及員工移交的檔案，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。4.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案查閱與利用服務(wù)：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好查閱利用登記工作。對(duì)涉及外部單位或個(gè)人查閱檔案的，按照規(guī)定進(jìn)行審批。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。2.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲任免、勞動(dòng)合同等相關(guān)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理等相關(guān)檔案。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、項(xiàng)目管理、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)檔案。5.合同檔案類：各類合同協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。6.資質(zhì)證書檔案類：公司/組織獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、許可證照等相關(guān)檔案。7.其他檔案類：除上述各類檔案外，公司/組織在工作活動(dòng)中形成的其他有保存價(jià)值的檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。例如，2023年行政檔案類的第10份檔案編號(hào)為：2023XZ010。其中，“年度”為檔案形成的年份；“類別代碼”根據(jù)檔案分類設(shè)置，如“XZ”代表行政檔案類，“RS”代表人事檔案類等；“流水號(hào)”為該類別檔案的順序號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：公司/組織各部門負(fù)責(zé)本部門工作活動(dòng)中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集范圍：各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。具體收集范圍按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)確定。3.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交檔案管理部門。對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、組卷、編目等工作。分類：將檔案按照行政檔案類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、業(yè)務(wù)檔案類、合同檔案類、資質(zhì)證書檔案類、其他檔案類等進(jìn)行分類。組卷：將同一類別的檔案按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行組卷，每卷厚度應(yīng)適中，一般不超過[規(guī)定厚度]。編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁號(hào)等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、防火防盜的地點(diǎn)。2.建筑要求：庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能。庫房?jī)?nèi)地面應(yīng)平整、光潔，墻面應(yīng)做防潮處理，天花板應(yīng)密封良好。3.設(shè)備配備：庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備檔案密集架、防火設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等必要的保管設(shè)備。（二）檔案存放1.上架排列：檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序上架排列存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)管理：在檔案密集架上設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.特殊檔案保管：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案、重要實(shí)物檔案等，應(yīng)采取專門的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[具體年限]。3.短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]。（四）檔案定期檢查1.檢查周期：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[檢查次數(shù)]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容：檢查檔案的保管狀況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等；檢查檔案庫房的溫濕度、防火防盜等設(shè)備運(yùn)行情況；檢查檔案的整理、編目等工作是否符合要求。3.檢查記錄：對(duì)每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。3.鑒定程序：檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷審查檔案內(nèi)容，確定檔案的保管期限是否合理，是否還有保存價(jià)值。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：檔案銷毀鑒定表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.銷毀方式：對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等。嚴(yán)禁將檔案出售或轉(zhuǎn)讓給無關(guān)單位或個(gè)人。3.銷毀記錄：檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案查閱與利用（一）查閱利用范圍1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：內(nèi)部查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱人員姓名、查閱目的、查閱檔案的名稱、年度等信息，并加蓋查閱單位公章。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等。如需摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）查閱利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。八,檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化采集對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、電子檔案等進(jìn)行數(shù)字化采集，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。數(shù)字化采集應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，采用掃描、錄入等方式將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)。（三）存儲(chǔ)與管理將數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)、檢索等管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全。（四）檢索與利用