福州市檔案制度一、總則（一）目的為了加強福州市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展和各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福州市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位、社會組織以及其他具有檔案管理職能的部門和單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。各單位應(yīng)在本單位負責人的領(lǐng)導下，建立健全檔案管理工作體制，明確檔案管理部門和人員職責，確保檔案管理工作有序開展。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，依法收集、整理、保管、利用和銷毀檔案。3.完整準確原則。全面、系統(tǒng)地收集和整理本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)1.各單位應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理部門，負責本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和具體實施。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。2.對于檔案數(shù)量較少、不具備單獨設(shè)立檔案管理部門條件的單位，應(yīng)指定內(nèi)部機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠煓n案管理工作，并明確其職責和工作要求。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，取得相應(yīng)的崗位資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動崗位時，應(yīng)做好檔案管理工作的交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，收集本單位在以下活動中形成的各類文件材料：行政管理活動：包括單位設(shè)立、變更、撤銷等文件，會議記錄、紀要，工作計劃、總結(jié)，請示、報告，規(guī)章制度，人事任免、獎懲等文件。業(yè)務(wù)活動：涵蓋本單位履行職能過程中形成的各類業(yè)務(wù)文件，如合同協(xié)議、項目方案、技術(shù)資料、統(tǒng)計報表、財務(wù)憑證等?？蒲谢顒樱嚎蒲许椖苛㈨?、研究過程、成果鑒定等環(huán)節(jié)形成的文件材料，包括科研報告、論文著作、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙等?；窘ㄔO(shè)項目：項目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等階段產(chǎn)生的文件，如項目建議書、設(shè)計圖紙、工程決算、質(zhì)量驗收報告等。設(shè)備儀器購置：設(shè)備儀器的采購合同、技術(shù)資料、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等文件。聲像檔案：反映本單位重要活動、重大事件的照片、錄音、錄像等資料。電子檔案：以電子形式存在的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子郵件等。2.各單位應(yīng)積極收集與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件材料，如上級機關(guān)文件、行業(yè)標準、法律法規(guī)、政策解讀等，以豐富檔案資源。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行實時收集制度，確保在文件形成或辦理完畢后立即移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按照一定的分類標準進行整理。2.分類應(yīng)科學合理，便于查找和利用，一般可采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。3.每份文件材料應(yīng)編制清晰、準確的頁碼，并填寫卷內(nèi)文件目錄。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對文書檔案進行分類、裝訂、編目、裝盒。2.科技檔案整理：依據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，對科研、基建、設(shè)備儀器等檔案進行組卷、編目、裝訂，建立相應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.會計檔案整理：按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對會計憑證進行裝訂、編號，對會計賬簿、財務(wù)報告等進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像檔案進行分類、編號、標注說明，制作相應(yīng)的目錄清單，并配以文字說明，詳細記錄拍攝時間、地點、人物、事件等信息。5.電子檔案整理：對電子文件進行分類、命名、存儲，建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。同時，按照紙質(zhì)檔案的整理要求，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，形成電子檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所建設(shè)1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和保管要求，建設(shè)符合標準的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（二）檔案裝具選擇1.應(yīng)選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅固耐用、便于存放和查找檔案。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格應(yīng)符合國家規(guī)定標準，盒面應(yīng)標注全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等信息。（三）檔案存放排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放排列，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照年度、機構(gòu)（問題）等順序依次排列，便于查找和管理。3.檔案裝具應(yīng)整齊排列，留出必要的通道，便于檔案管理人員進行日常操作和檔案的搬運。（四）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.各單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，準確劃分檔案保管期限。對于涉及重要事項、長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定相應(yīng)的定期保管期限。（五）檔案清點與核對1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。2.每年至少進行一次全面的檔案清點工作，對檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等進行詳細檢查，并做好記錄。3.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量短缺、損壞或丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級主管部門報告。（六）檔案數(shù)字化管理1.各單位應(yīng)積極推進檔案數(shù)字化工作，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，元數(shù)據(jù)準確、齊全。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、檢索利用，提高檔案管理的效率和便捷性。同時，做好數(shù)字化檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則。檔案利用工作應(yīng)圍繞本單位中心工作和社會發(fā)展需求，為各項工作提供有力的檔案支持。3.方便利用原則。簡化檔案利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（三）利用手續(xù)辦理1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請進行審核，符合條件的予以批準，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱、借閱申請，說明查閱、借閱的目的、范圍、時間等情況，經(jīng)本單位檔案管理部門負責人審核，報單位分管領(lǐng)導批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)嚴格遵守檔案管理部門的規(guī)定，在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、證件號碼、查閱或借閱檔案的名稱、內(nèi)容、時間、期限等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱人次、借閱卷數(shù)、利用目的分布等。（五）檔案信息開發(fā)與利用1.各單位應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)工作，通過編研、匯編等形式，對檔案資源進行深度挖掘和整合，形成有價值的檔案信息產(chǎn)品，為領(lǐng)導決策、業(yè)務(wù)工作和社會公眾提供服務(wù)。2.檔案信息開發(fā)應(yīng)注重針對性和實用性，結(jié)合本單位實際工作和社會需求，編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編、檔案參考資料等。3.加強檔案信息資源共享平臺建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)等方式，為利用者提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)，擴大檔案利用的范圍和效果。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標準1.各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。2.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限劃分標準，結(jié)合檔案的實際價值進行。鑒定時，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作小組形成檔案鑒定報告，報單位分管領(lǐng)導審批。經(jīng)批準同意銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。（三）銷毀手續(xù)辦理1.檔案銷毀清冊應(yīng)詳細記錄擬銷毀檔案的全宗號、年度、保管期限、檔號（件號）、題名、文號、責任者、形成日期、密級等信息。2.檔案銷毀前，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，在指定地點對擬銷毀檔案進行核對，確保銷毀檔案與銷毀清冊一致。3.檔案銷毀應(yīng)采用符合保密和環(huán)保要求的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀完畢后，銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.福州市檔案行政管理部門負責對全市各單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，指導各單位依法開展檔案管理工作。2.各單位應(yīng)建立健全檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督檢查機制，定期對本單位檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度建設(shè)情況，包括檔案管理規(guī)章制度的制定、執(zhí)行情況。2.檔案管理機構(gòu)和人員配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和崗位培訓情況。3.檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作環(huán)節(jié)的規(guī)范執(zhí)行情況，檔案的完整、準確、系統(tǒng)及安全狀況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化工作進展、電子檔案管理系統(tǒng)的運行與維護情況。5.檔案工作經(jīng)費保障情況，檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備與更新情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。福州市檔案行政管理部門每年組織一次全市性的檔案工作定期檢查，對各單位檔案管理工作進行全面檢查評估。各單位應(yīng)每年開展不少于一次的內(nèi)部檔案管理工作自查，并將自查情況報上級主管部門。2.專項檢查。根據(jù)工作需要，福州市檔案行政管理部門可針對檔案管理中的重點、難點問題或特定領(lǐng)域開展專項檢查，如重大活動檔案管理專項檢查、重點建設(shè)項目檔案專項驗收等。各單位也可根據(jù)自身實際情況，開展專項檔案管理工作檢查。3.日常監(jiān)督。福州市檔案行政管理部門和各單位檔案管理部門應(yīng)加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督，通過現(xiàn)場查看、查閱資料、聽取匯報等方式，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中的不規(guī)范行為。（四）問題整改與責任追究1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各單位應(yīng)及時