施工公司檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、工程建設(shè)以及歷史查考等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項(xiàng)目經(jīng)理部、分公司、子公司等所有部門(mén)和員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指公司在各項(xiàng)施工活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司施工活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司施工活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性，避免重要檔案的缺失。4.時(shí)效性原則及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性，以便在需要時(shí)能夠迅速提供準(zhǔn)確的資料。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各副總經(jīng)理為副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作規(guī)劃、制度和重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.負(fù)責(zé)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全和合理利用。5.負(fù)責(zé)組織對(duì)到期檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批和處理。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交公司綜合管理部門(mén)歸檔。3.配合公司綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)施工公司檔案分為工程檔案、行政檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等七大類(lèi)。1.工程檔案項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。施工過(guò)程文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等?？⒐を?yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。2.行政檔案公司文件：包括公司下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、通報(bào)、決定等。會(huì)議文件：包括公司各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。請(qǐng)示報(bào)告：包括向上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)等報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等。證照文件：包括公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證等各類(lèi)證照的復(fù)印件。印章管理文件：包括印章使用申請(qǐng)表、印章保管登記表等。3.經(jīng)營(yíng)檔案投標(biāo)文件：包括公司參與各類(lèi)工程投標(biāo)的投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)文件、商務(wù)條款偏離表等。合同文件：包括工程承包合同（含分包合同）、物資采購(gòu)合同、租賃合同、勞務(wù)合同等各類(lèi)合同及其補(bǔ)充協(xié)議。市場(chǎng)信息文件：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：包括年度審計(jì)報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告等。稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.人事檔案員工基本信息檔案：包括員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、職稱(chēng)證書(shū)復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。員工培訓(xùn)檔案：包括員工參加各類(lèi)培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書(shū)等。員工考核檔案：包括員工年度考核、季度考核、月度考核等考核記錄及結(jié)果。員工獎(jiǎng)懲檔案：包括員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、處罰決定等。6.設(shè)備檔案設(shè)備購(gòu)置文件：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備購(gòu)置發(fā)票、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。設(shè)備安裝調(diào)試文件：包括設(shè)備安裝圖紙、安裝調(diào)試記錄、設(shè)備試運(yùn)行報(bào)告等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)文件：包括設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。設(shè)備報(bào)廢文件：包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢審批文件等。7.聲像檔案照片檔案：包括公司工程建設(shè)、重要活動(dòng)、會(huì)議等拍攝的照片。錄像檔案：包括公司工程建設(shè)、重要活動(dòng)、會(huì)議等拍攝的錄像資料。錄音檔案：包括公司重要會(huì)議、講座等錄制的錄音資料。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)+年度號(hào)+流水號(hào)的方式。1.分類(lèi)號(hào)：按照檔案分類(lèi)的大類(lèi)，分別用一位大寫(xiě)字母表示，如工程檔案用“G”表示，行政檔案用“X”表示，經(jīng)營(yíng)檔案用“J”表示，財(cái)務(wù)檔案用“C”表示，人事檔案用“R”表示，設(shè)備檔案用“S”表示，聲像檔案用“V”表示。2.年度號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年度，如“[2023]”表示2023年形成的檔案。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“00001”。例如，一份2023年形成的工程檔案中的施工組織設(shè)計(jì)，其編號(hào)為“G[2023]00001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料。2.工程建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段開(kāi)始，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織收集項(xiàng)目相關(guān)文件資料，確保項(xiàng)目檔案的完整收集。3.公司內(nèi)部文件由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)收集發(fā)文底稿及相關(guān)附件，并在文件印發(fā)后一周內(nèi)將原件及電子文檔移交公司綜合管理部門(mén)歸檔。4.外來(lái)文件由文件接收部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并在文件處理完畢后及時(shí)移交公司綜合管理部門(mén)歸檔。5.員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，應(yīng)及時(shí)交本部門(mén)檔案管理人員統(tǒng)一保管，按規(guī)定移交公司綜合管理部門(mén)。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期（形成時(shí)間）、責(zé)任者（文件制發(fā)部門(mén)或個(gè)人）、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息，并刻錄成光盤(pán)保存，同時(shí)建立聲像檔案目錄。5.對(duì)電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)要求進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案移交公司綜合管理部門(mén)歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.工程檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.其他各類(lèi)檔案應(yīng)在次年一季度前完成歸檔工作。（二）保管1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.對(duì)聲像檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的音像設(shè)備中，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)，防止音像資料損壞。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱檔案一般應(yīng)在公司綜合管理部門(mén)指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出查閱，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司綜合管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。5.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱的檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱或借閱范圍。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種。3.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，由公司綜合管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)確保檔案信息完全消除，無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.公司綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映公司檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)納入公司檔案管理工作的日?？己藘?nèi)容，確保統(tǒng)計(jì)工作的有效開(kāi)展。