社區(qū)民防檔案制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)民防檔案管理，確保民防工作相關資料的完整、準確、安全和有效利用，提高社區(qū)應對各類突發(fā)事件的能力，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本社區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內與民防工作相關的各類檔案的管理，包括但不限于應急預案、應急物資儲備記錄、人員疏散演練記錄、災害事故報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)民防檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映民防工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、記錄詳實。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案泄露。4.便于利用原則檔案管理應便于查閱、檢索和利用，以滿足社區(qū)民防工作及相關決策的需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善社區(qū)民防檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管社區(qū)民防工作中形成的各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案進行分類、編號、編目等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.定期對檔案進行檢查、鑒定，對過期或無保存價值的檔案提出銷毀意見。5.為社區(qū)各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。6.負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全。（二）各部門職責1.負責本部門民防工作檔案的收集、整理和初步歸檔，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案工作，確保檔案資料的及時、準確收集，按照檔案管理要求進行整理和分類。3.在開展民防工作過程中，嚴格按照檔案管理制度做好各類文件、記錄的形成和保存工作，保證檔案的完整性。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實提供相關檔案利用情況。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，具備一定的民防知識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作，確保檔案質量。3.負責檔案的日常維護，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還到期檔案。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容，維護檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.民防工作規(guī)劃、計劃、總結等文件材料。2.應急預案及演練方案、演練記錄、評估報告等。3.應急物資儲備清單、采購合同、出入庫記錄、定期檢查記錄等。4.人員疏散、避難場所相關資料，包括場所位置圖、疏散路線圖、人員登記等。5.災害事故報告、調查處理文件，以及相關照片、視頻等資料。6.民防宣傳教育活動資料，如宣傳方案、宣傳資料、活動照片等。7.與上級主管部門、其他社區(qū)及相關單位的往來文件、函件等。8.其他與社區(qū)民防工作有關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在民防工作完成后及時將相關檔案資料收集齊全，確保不漏項。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整，紙張、載體應符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應確保其格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類按照民防工作的不同類別和性質，將檔案分為應急預案類、應急物資類、人員疏散類、災害事故類、宣傳教育類等若干類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，應急預案類檔案編號為“YJA001”，其中“YJA”代表應急預案類，“001”為該類檔案的順序號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內容，以便快速檢索和查閱。檔案目錄應定期更新，確保與實際檔案情況一致。4.裝訂對紙質檔案進行整理裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。對于不宜裝訂的檔案，應采用卷盒、卷夾等方式進行保管，并在卷盒、卷夾上標明相關信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久性檔案涉及社區(qū)民防工作的重要法規(guī)政策文件、長期規(guī)劃、重大災害事故處理結果等檔案，應永久保存。2.定期檔案其他一般性的民防工作檔案，根據(jù)其重要程度和實際使用價值，確定保管期限為[X]年。定期檔案到期后，應進行鑒定，確無保存價值的，按照規(guī)定予以銷毀。（二）保管方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。檔案應分類存放于檔案架上，排列整齊有序，并定期進行盤點。2.電子檔案采用磁盤、光盤、磁帶等多種載體進行備份存儲，存儲地點應遠離強磁場源和有害氣體源，定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，建立電子檔案索引目錄，方便查找和使用。（三）保管環(huán)境要求1.檔案庫房溫度應保持在[適宜溫度范圍]℃之間，相對濕度應控制在[適宜濕度范圍]%RH以內。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。3.檔案架應牢固可靠，便于檔案的存放和取用，同時應避免檔案直接接觸地面和墻壁。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.社區(qū)內部人員查閱民防檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在指定地點進行。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。3.查閱結束后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱程序1.因工作需要借閱民防檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批簽字后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。如因特殊情況需要復制檔案，必須經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。4.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員責任。（三）特殊情況處理1.涉及國家機密、商業(yè)秘密或其他敏感信息的民防檔案，查閱和借閱應嚴格按照國家保密法律法規(guī)及相關規(guī)定執(zhí)行，履行更為嚴格的審批手續(xù)。2.如遇緊急情況需要查閱或借閱檔案，檔案管理部門應在確保檔案安全的前提下，優(yōu)先提供服務，并做好記錄和跟蹤工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案及擬銷毀檔案進行鑒定，確保鑒定結果的客觀、準確。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結合社區(qū)民防工作實際情況，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去查考利用價值、重復且無保存必要的檔案，以及不符合檔案質量要求、無法修復的檔案，可予以鑒定銷毀。3.涉及重要歷史事件、關鍵決策過程等具有歷史研究價值的檔案，應適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，形成鑒定意見書，明確銷毀檔案的清單。2.將鑒定意見書及銷毀清單報社區(qū)負責人審批，經批準后方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字，注明銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀記錄應長期保存，作為檔案管理工作的重要憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立社區(qū)民防檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理要求，將紙質檔案和電子檔案中的相關信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，及時錄入新產生的檔案信息，刪除已銷毀或不再使用的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)功能與應用1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等功能，方便用戶快速查找和使用檔案。2.利用系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對民防檔案的數(shù)量、類別、利用情況