空調(diào)檔案建立制度一、總則（一）目的為了加強公司空調(diào)設備的管理，規(guī)范空調(diào)檔案的建立與保存，確?？照{(diào)設備信息的完整性、準確性和可追溯性，提高設備管理效率，保障設備正常運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有空調(diào)設備，包括但不限于辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫等場所的各類空調(diào)機組、分體式空調(diào)等。（三）職責分工1.設備管理部門負責制定空調(diào)檔案建立制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。組織協(xié)調(diào)各部門對空調(diào)設備檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。定期對空調(diào)檔案進行檢查、更新和維護，確保檔案的完整性和準確性。2.使用部門負責本部門空調(diào)設備檔案資料的收集、整理，并及時提交給設備管理部門。配合設備管理部門做好空調(diào)設備檔案的建立和管理工作，提供必要的信息和支持。3.檔案管理部門負責空調(diào)檔案的集中保管，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對檔案進行分類、編號、存儲和檢索。確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失或泄露。二、空調(diào)檔案內(nèi)容（一）設備基本信息1.設備名稱：填寫空調(diào)設備的具體型號和名稱，如“美的KFR35GW/BP3DN8YYA200(1)”壁掛式空調(diào)。2.設備編號：為每臺空調(diào)設備賦予唯一的編號，以便于識別和管理。編號規(guī)則應簡潔明了，具有系統(tǒng)性和擴展性，例如可以采用年份+部門代碼+設備順序號的方式編制，如“202301001”，表示2023年1部門的第1臺空調(diào)設備。3.規(guī)格型號：記錄空調(diào)的技術(shù)參數(shù)，包括制冷量、制熱量、能效比、適用面積等，這些參數(shù)應與設備銘牌一致。例如，制冷量3500W，制熱量4200W，能效比3.85，適用面積1523平方米。4.生產(chǎn)廠家：填寫空調(diào)設備的生產(chǎn)廠家名稱，如“美的集團股份有限公司”。5.購置日期：記錄空調(diào)設備的購置時間，精確到年、月、日，格式為“XXXX年XX月XX日”。6.安裝位置：詳細注明空調(diào)設備的安裝地點，具體到樓層、房間號或區(qū)域名稱，如“辦公樓3樓301辦公室”。（二）設備購置資料1.采購合同：包括與供應商簽訂的空調(diào)設備采購合同，合同中應明確設備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務等條款。2.發(fā)票：保存空調(diào)設備購置的發(fā)票原件或復印件，發(fā)票上應注明設備名稱、數(shù)量金額等信息，作為設備購置費用的憑證。3.驗收報告：記錄空調(diào)設備到貨后的驗收情況，包括設備外觀、數(shù)量、規(guī)格型號、性能指標等方面的驗收結(jié)果。驗收報告應由采購部門、使用部門和設備管理部門相關(guān)人員簽字確認。（三）設備安裝資料1.安裝圖紙：包括空調(diào)設備的安裝布局圖、電氣原理圖、管道連接圖等，圖紙應清晰準確，標注詳細，能夠指導設備的安裝和維修。安裝圖紙應由設備供應商提供或由專業(yè)安裝人員繪制。2.安裝記錄：記錄空調(diào)設備的安裝過程，包括安裝時間、安裝人員、安裝步驟、調(diào)試情況等。安裝記錄應詳細、真實，能夠反映設備安裝的全過程。3.安裝驗收報告：在空調(diào)設備安裝完成后，由設備管理部門組織相關(guān)人員進行安裝驗收，并填寫安裝驗收報告。驗收報告應包括設備安裝質(zhì)量、運行情況、安全性能等方面的驗收結(jié)論，驗收合格后方可投入使用。（四）設備運行維護資料1.運行記錄：記錄空調(diào)設備的日常運行情況，包括開機時間、關(guān)機時間、運行模式、溫度設定、風速調(diào)節(jié)等參數(shù)，以及設備運行過程中出現(xiàn)的異常情況和處理措施。運行記錄應每天填寫，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和準確性。2.維護保養(yǎng)計劃：根據(jù)空調(diào)設備的使用說明書和運行特點，制定年度、季度和月度維護保養(yǎng)計劃。維護保養(yǎng)計劃應明確維護保養(yǎng)的內(nèi)容、時間、責任人等信息，確保設備得到及時、有效的維護保養(yǎng)。3.維護保養(yǎng)記錄：記錄每次對空調(diào)設備進行維護保養(yǎng)的情況，包括維護保養(yǎng)時間、維護保養(yǎng)內(nèi)容、更換的零部件、維護保養(yǎng)人員等信息。維護保養(yǎng)記錄應詳細、完整，并由維護保養(yǎng)人員簽字確認。4.故障維修記錄：當空調(diào)設備出現(xiàn)故障時，應及時記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、原因、維修過程和維修結(jié)果等信息。故障維修記錄應由維修人員填寫，并經(jīng)設備管理部門審核確認。對于重大故障，還應填寫故障分析報告，總結(jié)故障原因和教訓，提出改進措施。（五）設備技術(shù)資料1.使用說明書：保存空調(diào)設備的使用說明書原件或復印件，使用說明書應包含設備的基本原理、操作方法、維護保養(yǎng)要求、安全注意事項等內(nèi)容，為設備的正確使用和維護提供指導。2.技術(shù)手冊：對于一些技術(shù)復雜的空調(diào)設備，可能還需要保存設備的技術(shù)手冊，技術(shù)手冊中應包含設備的詳細技術(shù)參數(shù)、電路圖、結(jié)構(gòu)圖、控制邏輯等信息，供專業(yè)技術(shù)人員參考。3.產(chǎn)品合格證：保存空調(diào)設備的產(chǎn)品合格證，產(chǎn)品合格證是設備質(zhì)量合格的證明文件，應妥善保管。（六）設備變更資料1.變更申請：記錄空調(diào)設備發(fā)生變更的申請情況，包括變更的原因、內(nèi)容、時間等信息。變更申請應由使用部門或設備管理部門提出，并經(jīng)相關(guān)領導審批同意。2.變更方案：針對空調(diào)設備的變更申請，制定詳細的變更方案，變更方案應包括變更的具體措施、實施步驟、安全保障措施等內(nèi)容，確保變更過程的安全、可靠。3.變更記錄：記錄空調(diào)設備變更的實施情況，包括變更的時間、實施人員、變更后的設備狀態(tài)等信息。變更記錄應經(jīng)相關(guān)部門和人員簽字確認，作為設備變更的依據(jù)。三、空調(diào)檔案建立流程（一）檔案資料收集1.設備管理部門在空調(diào)設備購置前，應向采購部門提供設備檔案建立所需的基本信息要求，包括設備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等。采購部門在采購過程中，負責收集設備的購置合同、發(fā)票等資料，并在設備到貨前將相關(guān)資料提交給設備管理部門。2.設備到貨后，使用部門負責組織安裝，并收集安裝圖紙、安裝記錄、安裝驗收報告等資料。安裝完成后，使用部門應及時將安裝資料提交給設備管理部門。3.設備投入使用后，使用部門負責填寫設備運行記錄、維護保養(yǎng)計劃等資料，并定期將資料提交給設備管理部門。設備管理部門根據(jù)設備運行情況，組織制定維護保養(yǎng)計劃，并監(jiān)督維護保養(yǎng)工作的實施，收集維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等資料。4.對于設備技術(shù)資料，如使用說明書、技術(shù)手冊、產(chǎn)品合格證等，由設備管理部門在設備購置時向供應商索取，并妥善保管。5.當空調(diào)設備發(fā)生變更時，使用部門或設備管理部門應填寫變更申請，經(jīng)審批同意后，組織實施變更，并收集變更方案、變更記錄等資料。（二）檔案資料整理與歸檔1.設備管理部門收到各部門提交的空調(diào)設備檔案資料后，應按照檔案內(nèi)容的分類要求，對資料進行整理。整理過程中，應檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的資料及時反饋給相關(guān)部門進行補充或修正。2.將整理好的檔案資料按照設備編號順序進行排列，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。紙質(zhì)檔案應分類裝訂成冊，并在每冊檔案首頁編制目錄，注明檔案內(nèi)容的起止頁碼。電子檔案應按照檔案分類建立文件夾，將相關(guān)資料以電子文檔的形式存儲在文件夾中，并命名清晰規(guī)范，便于檢索。3.檔案管理部門負責對歸檔后的空調(diào)檔案進行統(tǒng)一保管，建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱、歸還等情況進行詳細記錄。四、空調(diào)檔案保管與借閱（一）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保檔案存儲環(huán)境安全、干燥、通風，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。檔案庫房應配備防火、防潮防撞、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案應按照檔案類別和年份進行分類存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應定期對空調(diào)檔案進行檢查和盤點，檢查檔案的完整性、準確性和存儲狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對損壞或丟失的檔案，應及時進行補充或修復，并查明原因，追究相關(guān)人員的責任。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱空調(diào)檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，審核通過后，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案內(nèi)容。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在復印件上注明用途和復印日期。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。檔案歸還時，檔案管理部門應檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員核實處理。五、空調(diào)檔案的更新與銷毀（一）檔案更新1.隨著空調(diào)設備的運行和管理工作的開展，空調(diào)檔案中的信息可能會發(fā)生變化，如設備維修更換零部件、運行參數(shù)調(diào)整、設備變更等。設備管理部門應及時收集相關(guān)信息，并對檔案進行更新。2.檔案更新時，應在原檔案資料的基礎上進行補充或修改，確保檔案信息的連續(xù)性和準確性。更新后的檔案資料應按照檔案建立流程進行整理和歸檔。3.每年年底，設備管理部門應對空調(diào)檔案進行全面審查，對檔案中的信息進行核對和更新，確保檔案內(nèi)容與設備實際情況相符。（二）檔案銷毀1.空調(diào)設備報廢或不再使用時，設備管理部門應及時清理該設備的檔案資料，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)設備管理部門負責人審核、公司主管