檔案利用制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于本公司/組織內(nèi)各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與本公司/組織有檔案利用關(guān)系的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性。3.服務(wù)高效原則以方便利用者為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，確保利用者能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。4.權(quán)責(zé)一致原則明確檔案利用過程中各相關(guān)方的權(quán)利和責(zé)任，做到權(quán)責(zé)對等，確保檔案利用工作有序進(jìn)行。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等，以支持日常工作開展、項(xiàng)目推進(jìn)、決策參考等。2.外部單位因合作項(xiàng)目、審計(jì)、調(diào)查取證等合法事由，經(jīng)本公司/組織同意后，可查閱相關(guān)檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)，需要查閱、調(diào)取本公司/組織檔案的，按照相關(guān)法律程序辦理。（二）利用條件1.內(nèi)部員工利用檔案填寫檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意。涉及重要檔案或敏感信息的利用，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位利用檔案提交正式的檔案利用申請函，說明利用目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。提供相關(guān)證明材料，如合作協(xié)議、介紹信等，證明其利用檔案的合法性和必要性。根據(jù)檔案的敏感程度和利用需求，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門審核，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)利用檔案出示有效的法律文書，如立案通知書、調(diào)查令、協(xié)助查詢通知書等。按照本公司/組織與相關(guān)機(jī)關(guān)的約定，辦理檔案查閱、調(diào)取手續(xù)。三、檔案查閱與借閱（一）查閱1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的檔案利用申請表，提供相應(yīng)的檔案供利用者查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，防止利用者違規(guī)操作，如涂改、損壞、抽取檔案材料等。4.利用者查閱檔案時(shí)，如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。摘抄、復(fù)印的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱1.借閱檔案需填寫專門的借閱申請表，明確借閱期限、歸還日期等信息，并按照審批流程辦理手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱者應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。4.借閱者應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、檔案利用的審批流程（一）內(nèi)部員工利用檔案審批流程1.利用者填寫檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容等。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，簽署審批意見。3.若利用的檔案涉及重要事項(xiàng)或敏感信息，申請表需提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。4.審批通過后，利用者持申請表到檔案管理部門辦理檔案查閱或借閱手續(xù)。（二）外部單位利用檔案審批流程1.外部單位提交檔案利用申請函，明確利用目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。2.同時(shí)提供相關(guān)證明材料，如合作協(xié)議、介紹信等，一并提交至本公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門對申請函及證明材料進(jìn)行初審，核實(shí)利用目的合規(guī)性和必要性，簽署初審意見。4.將初審?fù)ㄟ^的申請材料提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)檔案的敏感程度和利用需求，進(jìn)行進(jìn)一步審核。5.對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，檔案管理部門審核后報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.經(jīng)批準(zhǔn)后，外部單位按照規(guī)定辦理檔案查閱或借閱手續(xù)。（三）司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)利用檔案審批流程1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)出示有效的法律文書，如立案通知書、調(diào)查令、協(xié)助查詢通知書等。2.將法律文書提交至本公司/組織法務(wù)部門或相關(guān)對口部門進(jìn)行審核。3.法務(wù)部門或?qū)诓块T審核法律文書的真實(shí)性、合法性和有效性，簽署審核意見，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門配合辦理檔案查閱、調(diào)取手續(xù)。4.檔案管理部門根據(jù)審核意見和相關(guān)法律程序，為司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)辦理檔案查閱、調(diào)取手續(xù)。五、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理場所應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.對檔案存儲設(shè)備定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注利用現(xiàn)場情況，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施，并向上級報(bào)告。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、公開檔案內(nèi)容。如需引用檔案信息，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門審核同意，并注明出處。3.對于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、使用專門的存儲設(shè)備等。4.在檔案利用結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄進(jìn)行清理和歸檔，防止信息泄露。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案利用監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對檔案利用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案利用申請表的填寫是否規(guī)范、審批流程是否合規(guī)、利用過程是否符合規(guī)定等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會以及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案利用情況的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。七、檔案利用過程中的責(zé)任追究（一）利用者責(zé)任1.利用者如違反本制度規(guī)定，擅自涂改、損壞、抽取檔案材料，轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案信息等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對于造成檔案損壞或丟失后果的利用者，應(yīng)按照檔案的重要程度和損失情況，賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其法律責(zé)任。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員如未按照規(guī)定提供檔案查閱借閱服務(wù)，或在檔案利用過程中未履行監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致檔案信息泄露、損壞等情況發(fā)生，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。2.根據(jù)情節(jié)輕重，對檔案管理人員給予批評教育、警告、罰款、降職等處分；如因故意或重大過失造成嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。（三）審批人員責(zé)任1.審批人員如未認(rèn)真審核檔案利用申請，導(dǎo)致不符合規(guī)定的利用行為發(fā)生，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的審批責(zé)任。2.根據(jù)情節(jié)輕重，對審批人員給予批評教育、警告等處分；如