檔案催還制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的及時歸還和有效利用，維護檔案的完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案借閱、使用過程中的催還管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.及時準確原則：對檔案借閱情況進行實時跟蹤，及時準確地掌握檔案的歸還狀態(tài)，確保催還工作的有效性。3.服務與管理并重原則：在保障檔案安全和規(guī)范管理的前提下，為員工提供必要的檔案使用便利，同時督促員工按時歸還檔案。二、檔案借閱管理（一）借閱申請1.員工因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、用途、預計歸還日期等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確保借閱需求合理且符合工作需要。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應根據(jù)檔案的密級、重要性以及庫存情況進行審批。2.對于涉及公司機密或重要業(yè)務的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準后方可借閱。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理部門應進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱日期、預計歸還日期等信息。2.同時，為每一份借閱檔案建立單獨的借閱記錄卡，以便隨時查詢檔案的借閱狀態(tài)。（四）借閱期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和使用需求，合理確定借閱期限。一般情況下，普通檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。2.如需延長借閱期限，借閱人應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。三、催還流程（一）到期提醒1.在檔案借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案管理部門應通過郵件、短信或內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式向借閱人發(fā)送到期提醒通知，告知其檔案即將到期，請按時歸還。2.提醒通知應明確檔案名稱、借閱人姓名、部門、到期日期等關鍵信息，確保借閱人能夠準確知曉。（二）首次催還1.若借閱期限屆滿后檔案仍未歸還，檔案管理部門應在逾期[X]個工作日內(nèi)進行首次催還。催還方式可采用電話溝通、當面提醒或再次發(fā)送書面催還通知等。2.在催還過程中，檔案管理人員應向借閱人說明逾期未還的影響，并要求其盡快歸還檔案。同時，記錄催還情況，包括溝通時間、方式、借閱人的反饋等。（三）二次催還1.對于首次催還后仍未歸還的檔案，檔案管理部門應在首次催還逾期[X]個工作日內(nèi)進行二次催還。2.二次催還可適當加強溝通力度，如與借閱人所在部門負責人溝通協(xié)調(diào)，共同督促借閱人歸還檔案。同時，向借閱人明確告知逾期可能產(chǎn)生的后果，如限制其后續(xù)檔案借閱權限、納入公司內(nèi)部考核等。（四）特殊情況處理1.若借閱人因特殊原因無法按時歸還檔案，應提前向檔案管理部門提交書面申請，說明原因及預計歸還日期。2.檔案管理部門根據(jù)具體情況進行審核，如情況屬實且合理，可酌情批準延長借閱期限，但最長不得超過[X]個工作日。四、逾期處理（一）限制借閱權限1.對于逾期未歸還檔案的借閱人，在檔案歸還前，限制其再次借閱其他檔案的權限。2.檔案管理部門應在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中進行明確標識，告知全體員工該借閱人的逾期情況及限制借閱狀態(tài)。（二）納入考核1.將檔案逾期未還情況納入員工績效考核體系，根據(jù)逾期次數(shù)和時長設定相應的考核分值。2.對于多次逾期未還或逾期時間較長的員工，在績效考核中給予相應扣分，影響其績效獎金和晉升機會。（三）法律責任追究1.若因檔案逾期未還導致公司檔案丟失、損壞或泄露等嚴重后果，公司將依法追究借閱人的法律責任。2.借閱人應承擔由此給公司造成的一切經(jīng)濟損失和法律風險，包括但不限于賠償損失、消除影響、承擔法律訴訟費用等。五、檔案歸還管理（一）歸還檢查1.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真檢查，確保檔案的完整性和準確性。2.檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)量是否齊全、是否有損壞或涂改跡象、是否按規(guī)定順序整理等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求借閱人說明情況并進行處理。（二）歸還登記1.檔案歸還后，檔案管理部門應在借閱登記記錄和借閱記錄卡上進行歸還登記，注明歸還日期、檔案狀態(tài)等信息。2.同時，更新檔案庫存信息，確保檔案管理系統(tǒng)與實際庫存一致。（三）解除限制1.對于已歸還逾期檔案的借閱人，檔案管理部門應及時解除其借閱限制，恢復其正常借閱權限。2.在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中進行相應標識更新，告知全體員工該借閱人的借閱限制已解除。六、檔案管理人員職責（一）檔案管理1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等，確保檔案的安全和完整。2.嚴格按照檔案管理制度和操作流程進行檔案借閱登記、催還等工作，及時準確地記錄檔案借閱情況。（二）催還通知1.按照規(guī)定的時間節(jié)點，負責發(fā)送檔案到期提醒通知和催還通知，確保借閱人能夠及時收到相關信息。2.在催還過程中，保持與借閱人的良好溝通，耐心解答疑問，積極協(xié)調(diào)解決問題。（三）情況匯報1.定期向部門負責人匯報檔案催還工作進展情況，包括逾期未還檔案的清單、催還措施及效果等。2.對于催還過程中出現(xiàn)的重大問題或特殊情況，及時向上級領導匯報，并提出相應的處理建議。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案催還制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案借閱登記、催還記錄、逾期處理等工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應積極配合內(nèi)部審計工作，提供相關資料和信息，對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。（二）外部檢查1.主動接受國家檔案管理部門及相關行業(yè)監(jiān)管機構的檢查和指導，及時了解和掌握檔案管理的最新政策法規(guī)和行業(yè)標準。2.根據(jù)外部檢查意見，對公司檔案催還制度進行適時調(diào)整和完善，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)、規(guī)范有序。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織檔案催還制度培訓，提高員工對檔案管理重要性的認識，熟悉檔案借閱流程和催還要求。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理制度解讀、借閱申請表填寫規(guī)范、催還流程及逾期后果等，通過案例分析、實際操作等方式增強培訓效果。（二）宣傳1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等渠道，廣泛宣傳檔案催還制度，營造良好的檔案管理氛圍。2.發(fā)布檔案催還制度相關的通知、公告、溫馨提示