法院檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在法院審判、執(zhí)行及各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于案件卷宗、文書檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映本院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為法院工作提供有力支持。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本院設(shè)立檔案管理科，作為專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本院檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極提供檔案利用服務(wù)，為本院審判、執(zhí)行及其他工作提供檔案查閱、借閱等支持，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高本院檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。8.參與本院重大活動(dòng)和重要案件的檔案收集、整理和歸檔工作，確保相關(guān)檔案資料的完整和準(zhǔn)確。三）檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管等工作，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，確保檔案質(zhì)量。2.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題，如防蟲、防潮、防火、防盜等。3.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確和完整，積極參與檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化。4.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)提供所需檔案資料，并做好利用登記和跟蹤服務(wù)。5.協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，提供相關(guān)檔案信息和資料，參與檔案銷毀工作的具體實(shí)施。6.定期對(duì)檔案工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)工作的意見和建議，不斷提高檔案管理工作水平。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.案件卷宗：包括各類刑事、民事、行政案件的立案、審理、執(zhí)行過程中形成的全部材料，如起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書等。2.文書檔案：本院在行政管理、黨務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理等方面形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。3.聲像檔案：記錄本院重要活動(dòng)、重大事件、庭審過程等的照片、錄音、錄像等資料。4.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，包括案件電子卷宗、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，書寫工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。4.各部門在工作中形成的臨時(shí)性文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或擅自銷毀。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一采用國家規(guī)定的檔案整理方法和格式。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，最后裝盒上架。2.案件卷宗整理：按照案件類別、審理程序等進(jìn)行分類，對(duì)案件材料進(jìn)行排序、編頁、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面，裝訂成冊(cè)后歸檔。3.聲像檔案整理：按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，對(duì)照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說明，整理成相冊(cè)、光盤等，并建立相應(yīng)的目錄索引。4.電子檔案整理：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄和歸檔，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的保管（一）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在相對(duì)較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（二）檔案保管設(shè)施設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，確保檔案安全保管。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等。3.建立檔案數(shù)字化加工場所，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等數(shù)字化設(shè)備，滿足檔案數(shù)字化工作需要。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品等。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間為宜，相對(duì)濕度保持在45%60%之間為宜。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（四）檔案數(shù)字化管理1.按照檔案數(shù)字化工作規(guī)范，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、著錄完整。3.建立檔案數(shù)字化備份制度，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)檔案數(shù)字化信息安全管理，采取加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)字化信息的安全。六、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于案件審理、執(zhí)行、行政管理、業(yè)務(wù)研究等工作。2.外單位因工作需要查閱本院檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要查閱、復(fù)制案件卷宗材料，按照訴訟程序和相關(guān)規(guī)定辦理。（二）檔案利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本院檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.當(dāng)事人及其代理人查閱、復(fù)制案件卷宗材料，應(yīng)提交有效身份證件和授權(quán)委托書，按照訴訟程序向案件承辦部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案管理部門查閱、復(fù)制相關(guān)卷宗材料。（三）檔案利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案，按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用。2.正在審理或執(zhí)行的案件卷宗，除法律規(guī)定的情形外，一般不對(duì)外提供查閱，確需查閱的，應(yīng)經(jīng)案件承辦部門同意。3.檔案原件一般不外借，特殊情況需要外借的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，限期歸還。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)本院檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際保存價(jià)值和利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已過保管期限、失去保存價(jià)值且無繼續(xù)利用必要的檔案，可列入銷毀范圍。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史、文化、法律等價(jià)值，避免誤判。（三）檔案鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。