檔案制度體系照片總則目的為加強公司/組織檔案制度體系照片的管理，確保照片真實、完整、有效，便于查閱和利用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及所屬單位形成的檔案制度體系照片的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案制度體系照片由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：照片應(yīng)真實反映檔案制度體系建設(shè)、實施過程中的相關(guān)場景和活動。3.完整性原則：確保照片能夠全面、系統(tǒng)地記錄檔案制度體系的各個環(huán)節(jié)。4.規(guī)范性原則：照片的拍攝、整理、歸檔等工作應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范。管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定檔案制度體系照片管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位照片的收集、整理、歸檔工作。3.負責(zé)檔案制度體系照片的集中保管，建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，提供查閱利用服務(wù)。4.定期對照片檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。各部門及所屬單位職責(zé)1.負責(zé)本部門及所屬單位檔案制度體系照片的收集、整理，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好照片檔案的管理工作，提供相關(guān)資料和信息。照片的收集收集范圍1.檔案制度體系建設(shè)過程中的會議照片，包括會議現(xiàn)場、參會人員、會議文件等。2.制度培訓(xùn)照片，如培訓(xùn)現(xiàn)場、培訓(xùn)講師、學(xué)員學(xué)習(xí)情況等。3.制度實施過程中的工作場景照片，如業(yè)務(wù)操作流程、工作成果展示等。4.制度相關(guān)的活動照片，如宣傳活動、知識競賽、經(jīng)驗交流等。5.制度修訂過程中的研討照片，包括研討會議、文件起草、征求意見等環(huán)節(jié)。收集要求1.照片應(yīng)具有代表性和時效性，能夠準確反映檔案制度體系相關(guān)活動的主要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2.照片畫面應(yīng)清晰、完整，主題明確，不得有明顯的模糊、變形、遮擋等情況。3.照片應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事件等基本信息，確保照片內(nèi)容可追溯。4.對于重要活動或具有特殊意義的照片，應(yīng)收集多角度、多場景的照片，以便全面展示。收集渠道1.各部門及所屬單位安排專人負責(zé)照片的拍攝和收集，并及時整理后移交檔案管理部門。2.鼓勵員工主動拍攝與檔案制度體系相關(guān)的照片，并提交給所在部門，由部門統(tǒng)一收集。3.對于公司/組織統(tǒng)一組織的活動，由活動組織部門負責(zé)安排拍攝，并將照片及時移交檔案管理部門。照片的整理整理原則1.按照檔案制度體系的類別和時間順序進行整理，確保照片的系統(tǒng)性和邏輯性。2.同一事件或活動的照片應(yīng)集中整理在一起，便于查閱和利用。整理步驟1.對收集到的照片進行篩選，剔除重復(fù)、模糊、無關(guān)的照片。2.根據(jù)照片的內(nèi)容和性質(zhì)，進行分類，如分為制度建設(shè)類、制度培訓(xùn)類、制度實施類等。3.為每類照片編制目錄，目錄應(yīng)包括照片序號、題名、拍攝時間、拍攝地點、拍攝人等信息。4.對照片進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于管理和查找。編號可采用年度+流水號的方式，如2023001、2023002等。照片的歸檔歸檔要求1.照片應(yīng)按照整理好的目錄和編號順序進行歸檔，確保歸檔的準確性和完整性。2.歸檔照片應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)照片應(yīng)沖印清晰，裝入專用的照片檔案袋，并在袋外注明檔案編號、題名等信息；電子照片應(yīng)存儲在光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)上，并按照一定的命名規(guī)則進行命名，如“2023001_制度建設(shè)會議.jpg”。3.檔案管理部門應(yīng)建立照片檔案目錄清單，對紙質(zhì)和電子照片檔案進行詳細登記，包括檔案編號、題名、數(shù)量、保管期限等信息。歸檔流程1.各部門及所屬單位將整理好的照片檔案移交檔案管理部門，填寫照片檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的照片檔案進行審核，檢查照片的完整性、準確性和整理質(zhì)量，如有問題及時反饋給移交部門進行整改。3.審核通過后，檔案管理部門將紙質(zhì)照片檔案存入專門的檔案柜，電子照片檔案存儲到指定的存儲設(shè)備中，并進行妥善保管。照片的保管保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的照片檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管室內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。保管方式1.紙質(zhì)照片應(yīng)直立存放，避免相互擠壓和折疊，防止照片受損。2.電子照片應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并異地保管，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對照片檔案進行檢查，查看照片是否有褪色、霉變、損壞等情況，如有問題及時采取措施進行處理。照片的查閱利用查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案制度體系照片的，應(yīng)填寫照片查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密或敏感信息的照片，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得復(fù)制、傳播。查閱流程1.查閱人員持照片查閱申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的照片檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱照片，不得擅自將照片帶出保管室。查閱過程中，應(yīng)愛護照片檔案，不得對照片進行涂改、污損等操作。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將照片檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上簽字確認。利用方式1.檔案制度體系照片可用于公司/組織內(nèi)部的宣傳、培訓(xùn)、經(jīng)驗交流等活動，也可作為公司/組織檔案資料的重要組成部分，為公司/組織的決策、管理等提供參考依據(jù)。2.在利用照片時，應(yīng)確保照片的合法使用，不得侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)和肖像權(quán)等。如需對照片進行編輯、修改、復(fù)制等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。照片的鑒定與銷毀鑒定原則1.根據(jù)檔案制度體系照片的保存價值和歷史意義，定期對照片檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。鑒定組織檔案管理部門負責(zé)組織照片檔案的鑒定工作，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成的鑒定小組，對照片檔案進行逐卷、逐張鑒定。鑒定內(nèi)容1.照片的真實性、完整性和準確性。2.照片所反映的檔案制度體系活動的重要性和歷史價值。3.照片的保管狀況，是否存在損壞、褪色等情況。銷毀流程1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的照片檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫照片檔案銷毀申請表，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門負責(zé)組織照片檔案的銷毀工作。銷毀時，應(yīng)確保照片的徹底銷毀，可采用粉碎、焚燒等方式進行。3.銷毀過程中，應(yīng)安