檔案倉庫保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案倉庫的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案倉庫的管理，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。2.分類管理原則：按照檔案的類別、來源等進行分類存放，便于查找和管理。3.規(guī)范操作原則：嚴格遵守檔案管理的各項操作規(guī)程，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。二、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案整理后移交至檔案倉庫。2.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。（二）檔案整理1.檔案管理人員應對接收的檔案進行整理，按照分類標準進行分類、編號。2.對紙質(zhì)檔案應進行裝訂、編目等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。（三）檔案入庫1.整理后的檔案應及時入庫，按照分類存放的原則，放置在相應的檔案架上。2.檔案入庫時，應在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息，包括檔案的名稱、編號、存放位置等。三、檔案保管環(huán)境（一）庫房選址1.檔案倉庫應選擇在干燥、通風、防火、防盜等條件良好的地點。2.庫房應遠離水源、火源、污染源等，避免對檔案造成損害。（二）庫房布局1.庫房應合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域。2.檔案存放區(qū)應按照檔案類別設置不同的檔案架，便于分類存放。（三）溫濕度控制1.庫房內(nèi)應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.每天應定時記錄庫房的溫濕度情況，如發(fā)現(xiàn)溫濕度異常，應及時采取措施進行調(diào)節(jié)。（四）防火防盜1.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。2.庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保檔案的安全。四、檔案保管措施（一）紙質(zhì)檔案保管1.紙質(zhì)檔案應存放在專用的檔案盒或檔案袋中，并在檔案盒或檔案袋上標明檔案的名稱、編號等信息。2.檔案架應定期進行清潔和消毒，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀等。3.對重要的紙質(zhì)檔案應進行備份，備份檔案應存放在不同的地點。（二）電子檔案保管1.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份。2.存儲設備應進行加密處理，防止電子檔案信息的泄露。3.電子檔案應按照分類進行存儲，建立電子檔案目錄，便于查找和管理。（三）特殊載體檔案保管1.對照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應按照相關規(guī)定進行保管。2.照片應進行沖印或數(shù)字化處理，并按照時間順序進行整理和編目。3.錄音、錄像檔案應定期進行播放檢查，確保檔案的完整性。五、檔案查閱管理（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、查閱目的等信息。2.申請表應經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案倉庫管理部門。（二）查閱審批1.檔案倉庫管理部門收到查閱申請表后，應進行審核，對符合查閱規(guī)定的申請予以批準。2.對涉及公司機密的檔案查閱申請，應報公司領導審批。（三）查閱登記1.查閱人員應在檔案查閱登記簿上進行登記，注明查閱的檔案名稱、查閱時間、查閱人員等信息。2.查閱人員應按照批準的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。（四）查閱限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得查閱。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取等，如有需要，應經(jīng)檔案管理人員同意后進行復制。六、檔案借閱管理（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱的檔案名稱、借閱期限等信息。2.申請表應經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案倉庫管理部門。（二）借閱審批1.檔案倉庫管理部門收到借閱申請表后，應進行審核，對符合借閱規(guī)定的申請予以批準。2.對涉及公司機密的檔案借閱申請，應報公司領導審批。（三）借閱登記1.借閱人員應在檔案借閱登記簿上進行登記，注明借閱的檔案名稱、借閱時間、借閱人員等信息。2.借閱人員應按照批準的借閱期限歸還檔案，如需延期，應提前辦理延期手續(xù)。（四）借閱限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得借閱。2.借閱檔案時，不得將檔案轉借他人，如有特殊情況需要轉借，應經(jīng)檔案管理人員同意。七、檔案銷毀管理（一）銷毀鑒定1.檔案倉庫管理部門應定期對庫存檔案進行清理，對已過保管期限或失去保存價值的檔案進行銷毀鑒定。2.銷毀鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務部門人員等組成鑒定小組進行。（二）銷毀審批1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定后，應填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀的檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表應經(jīng)公司領導審批后，方可進行銷毀。（三）銷毀實施1.檔案銷毀應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。2.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性。（四）銷毀記錄保存1.檔案銷毀后，應將銷毀申請表、銷毀記錄等相關資料進行整理歸檔，保存期限為[X]年。八、檔案管理人員職責（一）檔案倉庫管理人員職責1.負責檔案倉庫的日常管理工作，包括檔案的入庫、保管、查閱、借閱、銷毀等。2.定期對檔案進行整理、盤點，確保檔案的安全、完整。3.維護檔案管理系統(tǒng)，及時錄入、更新檔案信息。4.協(xié)助公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，提供必要的服務。（二）檔案鑒定人員職責1.參與檔案銷毀鑒定工作，對擬銷毀的檔案進行評估。2.提供檔案鑒定的專業(yè)意見，確保檔案銷毀工作的合理性。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案倉庫的管理工作進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管情況、查閱借閱登記情況、銷毀鑒定情況等。（二）外部審計1.公司應定期接受外部審計機構的