業(yè)務(wù)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于業(yè)務(wù)工作的查考和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、業(yè)務(wù)檔案的范圍與分類（一）業(yè)務(wù)檔案的范圍1.合同類檔案包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等，涵蓋銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等不同類型。2.客戶資料檔案客戶基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄、信用評(píng)估等相關(guān)資料。3.業(yè)務(wù)流程文檔業(yè)務(wù)操作流程、工作規(guī)范、審批文件、會(huì)議紀(jì)要等與業(yè)務(wù)開展直接相關(guān)的文件。4.項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目成果文件等，涉及公司各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目。5.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告等與業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)相關(guān)的資料。6.市場(chǎng)調(diào)研檔案市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析資料、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。7.其他業(yè)務(wù)檔案與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的其他各類文件材料，如業(yè)務(wù)宣傳資料、招投標(biāo)文件等。（二）業(yè)務(wù)檔案的分類1.按業(yè)務(wù)類型分類根據(jù)公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍，將業(yè)務(wù)檔案分為銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、售后服務(wù)業(yè)務(wù)檔案等不同類別。2.按時(shí)間順序分類按照業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間先后順序，對(duì)檔案進(jìn)行排列，便于查找和追溯。3.按重要程度分類根據(jù)檔案對(duì)公司業(yè)務(wù)的重要性和影響程度，分為重要檔案、一般檔案和次要檔案，實(shí)行分級(jí)管理。三、業(yè)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料整理歸檔，不得拖延或遺漏。3.對(duì)于外來(lái)文件，如客戶提供的資料、合作方的文件等，應(yīng)進(jìn)行簽收、登記，并及時(shí)歸檔。（二）整理方法1.分類整理按照業(yè)務(wù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，同類文件集中在一起。2.編號(hào)編目為每一份業(yè)務(wù)檔案編制唯一的編號(hào)，并進(jìn)行詳細(xì)的編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編制目錄根據(jù)分類整理的結(jié)果，編制業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期等基本信息，方便查閱。四、業(yè)務(wù)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放業(yè)務(wù)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，用于存放檔案。檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和存取。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放在檔案裝具中，確保排列有序，便于查找。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可進(jìn)行備份，采用電子掃描或縮微等方式保存副本。2.電子檔案保管電子業(yè)務(wù)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照一定的命名規(guī)則和分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和檢索。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)。3.磁性介質(zhì)檔案保管對(duì)于存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的業(yè)務(wù)檔案（如磁帶、磁盤等），應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)存放在防潮、防磁的環(huán)境中，并標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)。（三）保管期限1.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和法律法規(guī)要求等因素確定。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如公司章程、重大合同、重要財(cái)務(wù)文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年以上（含10年）的檔案，如一般性業(yè)務(wù)合同、重要客戶資料、項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為110年的檔案，如一般性業(yè)務(wù)流程文檔、普通客戶資料等。（四）檔案清查1.定期清查公司應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.不定期清查在檔案管理人員變動(dòng)、庫(kù)房設(shè)施改造、發(fā)生自然災(zāi)害等特殊情況下，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行不定期清查，確保檔案的安全。3.清查記錄清查過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括清查時(shí)間、范圍、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、業(yè)務(wù)檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則業(yè)務(wù)檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.審批授權(quán)原則凡需查閱、借閱業(yè)務(wù)檔案的人員，必須經(jīng)過(guò)審批授權(quán)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.確保安全原則在利用業(yè)務(wù)檔案過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞或泄露。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案的人員，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱如需借閱業(yè)務(wù)檔案，借閱人應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立業(yè)務(wù)檔案利用登記制度，對(duì)每一次查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。3.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。2.鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。