人工智能檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織在人工智能領(lǐng)域相關(guān)活動中產(chǎn)生的檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及人工智能技術(shù)研發(fā)、應(yīng)用、項目實施等活動中形成的各類檔案，包括但不限于項目文檔、技術(shù)資料、數(shù)據(jù)記錄、研究報告、測試記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人工智能相關(guān)活動的實際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：涵蓋人工智能項目從策劃到結(jié)束全過程產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案體系完整。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。4.時效性原則：及時對檔案進行收集、整理、歸檔，保證檔案信息的時效性和可利用性。5.保密性原則：對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人工智能檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和利用。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整和安全。5.對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供支持。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保項目檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，及時將項目檔案移交檔案管理部門。3.對項目檔案的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在人工智能活動中形成的檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，配合提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人工智能項目立項階段：項目申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.技術(shù)研發(fā)階段：算法設(shè)計文檔、代碼清單、測試計劃、測試報告、技術(shù)交流記錄等。3.數(shù)據(jù)處理階段：數(shù)據(jù)采集方案、數(shù)據(jù)集、數(shù)據(jù)標(biāo)注記錄、數(shù)據(jù)清洗記錄等。4.項目實施階段：項目實施方案、項目進度報告、項目變更記錄、項目驗收報告等。5.應(yīng)用推廣階段：應(yīng)用案例、用戶反饋、市場調(diào)研報告等。6.其他相關(guān)文件：知識產(chǎn)權(quán)文件（專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件等）、會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。（二）收集要求1.各部門和項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收集本部門和項目產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案收集的及時性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.分類：按照人工智能項目的階段、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類，如分為項目管理類、技術(shù)研發(fā)類、數(shù)據(jù)處理類、應(yīng)用推廣類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲結(jié)構(gòu)進行整理存儲。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目負(fù)責(zé)人或部門檔案管理人員對收集整理好的檔案進行檢查核對，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.將符合歸檔要求的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，無誤后進行上架歸檔。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織核心技術(shù)、重大項目成果、重要知識產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，分別設(shè)定10年、20年等保管期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可進行銷毀處理。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案庫房進行存放，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶備份等方式進行數(shù)據(jù)備份，同時建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，防止數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息不被非法獲取、篡改或泄露。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部的工作需要，為項目研發(fā)、決策支持、業(yè)務(wù)拓展等提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者需填寫查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱檔案。2.復(fù)制：對于確需復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請單，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)審批后由檔案管理部門統(tǒng)一復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。3.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。（三）審批流程1.查閱、復(fù)制檔案：由利用者所在部門負(fù)責(zé)人審批，涉及重要檔案的需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案：由利用者所在部門負(fù)責(zé)人初審后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對于已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，可進行銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.將銷毀清單報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門按照規(guī)定的方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案。2.標(biāo)注有“機密”“絕密”等密級標(biāo)識的檔案。（二）保密措施1.對保密檔案實行專人專柜保管，嚴(yán)格限制接觸人員范圍。2.在檔案利用過程中采取保密措施，如查閱、復(fù)制、借閱等均需按照保密審批流程進行，確保保密檔案不被泄露。3.對涉及保密檔案的計算機系統(tǒng)、存儲設(shè)備等采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。4.加強對檔案管理人員的保密教育，簽訂保密