制作檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織工作活動的全過程，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查閱利用。7.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，及時提供本部門相關(guān)檔案信息。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。3.公司/組織人員在工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件、科研成果等材料。4.公司/組織大事記、重要會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保材料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類。按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號。對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂。對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。4.對磁性載體檔案應(yīng)采取防磁、防潮、防塵等保護(hù)措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對重點(diǎn)檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況應(yīng)詳細(xì)記載，并存檔備查。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的保密級別，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的完整和安全。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、期限等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便于跟蹤和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和潛在價值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，對不同用戶設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理