檔案工作會(huì)商制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本會(huì)商制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.及時(shí)有效原則：及時(shí)收集、整理、歸檔各類檔案，確保檔案信息的時(shí)效性，以便在需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地提供利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司的商業(yè)機(jī)密和重要信息安全。二、檔案工作會(huì)商機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）會(huì)商機(jī)構(gòu)組成成立檔案工作會(huì)商小組，由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案工作會(huì)商制度的實(shí)施，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。對檔案工作的整體規(guī)劃、資源配置等進(jìn)行決策。2.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和管理，確保本部門檔案的及時(shí)收集、整理和移交。參與檔案工作會(huì)商會(huì)議，提供本部門檔案工作相關(guān)信息，提出工作建議和意見。監(jiān)督本部門員工對檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.檔案管理人員職責(zé)具體負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。協(xié)助各部門做好檔案的整理和移交工作，提供檔案管理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。參與檔案工作會(huì)商會(huì)議，匯報(bào)檔案工作進(jìn)展情況，提出存在的問題及解決方案。4.相關(guān)業(yè)務(wù)骨干職責(zé)協(xié)助檔案管理人員開展檔案整理工作，提供專業(yè)領(lǐng)域的檔案信息支持。根據(jù)工作需要，參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。對檔案工作中涉及的業(yè)務(wù)流程和專業(yè)知識進(jìn)行解釋和說明，促進(jìn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作的有效銜接。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、信函等文件材料。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司的工程建設(shè)檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。7.公司的產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。8.公司的市場推廣檔案，如宣傳資料、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。9.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)文件和無關(guān)材料。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理人員進(jìn)行處理，不得積壓。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制或抄寫，確保檔案的可讀性。5.按照檔案裝訂要求，對檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案袋等進(jìn)行裝具存放，并在檔案盒、檔案袋上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、磁帶、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案的安全和完整。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保電子檔案的安全性和可用性。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀無保存價(jià)值的檔案。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案的安全保管工作。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.提供檔案原件查閱、復(fù)印。2.根據(jù)利用者的需求，編制檔案資料匯編、專題摘要等參考資料。3.利用電子檔案管理系統(tǒng)，提供電子檔案的在線查閱和下載服務(wù)。（三）借閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員審批。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別、利用需求等情況進(jìn)行審批，對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批權(quán)限。3.經(jīng)審批同意借閱的檔案，借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，借閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要檔案和機(jī)密檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況從嚴(yán)控制，原則上不得超過[X]個(gè)工作日。（五）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并在檔案保管臺(tái)賬上做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進(jìn)行清理，將擬鑒定的檔案清單提交給檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的電子數(shù)據(jù)銷毀軟件進(jìn)行擦除處理，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）監(jiān)督與記錄1.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。2.對檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成《檔案銷毀記錄》，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀記錄》應(yīng)長期保存，以備查閱。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息的共享程度和利用價(jià)值。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳和導(dǎo)入。2.檔案檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案。4.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，方便快捷地管理檔案借閱流程。5.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等手段保障系統(tǒng)安全。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（四）人員培訓(xùn)1.組織檔案管理人員參加檔案信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平。2.對公司全體員工進(jìn)行檔案信息化知識培訓(xùn)，使其了解檔案信息化系統(tǒng)的功能和使用方法，提高檔案利用效率。八、檔案工作會(huì)商會(huì)議（一）會(huì)議組織1.檔案工作會(huì)商會(huì)議由檔案工作會(huì)商小組組長負(fù)責(zé)召集，原則上每月召開一次，如有特殊情況可臨時(shí)召開。2.會(huì)議由檔案管理人員負(fù)責(zé)記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)分發(fā)給與會(huì)人員。（二）會(huì)議內(nèi)容1.匯報(bào)檔案工作進(jìn)展情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面的工作情況。2.討論解決檔案工作中存在的問題，如檔案管理制度執(zhí)行不到位、檔案整理不規(guī)范等問題。3.研究制定檔案工作的下一步計(jì)劃和措施，如檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)、檔案鑒定銷毀工作的安排等。4.聽取各部門對檔案工作的意見和建議