殯葬業(yè)務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殯葬業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在殯葬服務(wù)、管理、研究等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類殯葬業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于遺體接運(yùn)、冷藏、化妝、告別儀式、火化、骨灰寄存等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映殯葬業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理殯葬業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和連貫性。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查閱效率，方便相關(guān)人員利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善殯葬業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的殯葬業(yè)務(wù)檔案，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門殯葬業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，保證檔案的完整性和真實(shí)性。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范操作流程，做好各類文件、資料的記錄和保存工作。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，做好檔案的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和檢索工作，為檔案利用提供高效服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，對(duì)利用檔案過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.殯葬業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、委托書等。2.遺體接運(yùn)、冷藏、化妝等環(huán)節(jié)的記錄，包括交接單、體溫記錄、化妝用品清單等。3.告別儀式相關(guān)資料，如儀式策劃方案、簽到冊(cè)、影像資料等。4.火化相關(guān)文件，如火化證存根、骨灰領(lǐng)取憑證等。5.骨灰寄存檔案，包括寄存協(xié)議、寄存證、骨灰存放位置記錄等。6.客戶信息資料，如身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式、家屬關(guān)系證明等。7.其他與殯葬業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。（三）整理方法1.分類：按照殯葬業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為遺體處理檔案、告別儀式檔案、火化檔案、骨灰寄存檔案、客戶信息檔案等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式為：[年份][業(yè)務(wù)類別代碼][流水號(hào)]，例如：2023YT001，表示2023年遺體處理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)于不同的地點(diǎn)。備份存儲(chǔ)周期為[X]年，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失損壞、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理情況等，并將報(bào)告存檔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）保管期限劃分1.永久保管：涉及重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如重大殯葬改革項(xiàng)目資料、重要客戶的長(zhǎng)期檔案等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，分為[X]年、[X]年等不同期限。一般業(yè)務(wù)檔案保管期限為[X]年，一般性客戶信息檔案保管期限為[X]年。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（五）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理，防止數(shù)據(jù)殘留。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)存檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)政府部門因辦案、行政監(jiān)管等需要查閱檔案。3.客戶及其家屬因合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。(二)利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：本公司/組織工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.內(nèi)部借閱：如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：司法機(jī)關(guān)、相關(guān)政府部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得將檔案帶離指定場(chǎng)所。4.客戶及其家屬查閱：客戶及其家屬查閱檔案，需提供有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱內(nèi)容僅限于與客戶本人相關(guān)的檔案信息。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開(kāi)。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全。3.查閱、借閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的殯葬業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為殯葬服務(wù)和管理提供有力的信息支持。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用格式，如PDF等。3.建立電子文件與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，通過(guò)檔案編號(hào)等方式進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于查詢和利用。（三）信息錄入與存儲(chǔ)1.將檔案目錄信息、文件內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)按照分類存儲(chǔ)的原則，存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)應(yīng)采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檢索與利用1.在檔案信息管理系統(tǒng)中建立便捷的檢索功能，支持按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。2.授權(quán)用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢和利用檔案信息，提高檔案利用的便捷性和時(shí)效性。3.對(duì)檔案信息的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和審計(jì)監(jiān)督。（五）系統(tǒng)維護(hù)與安全管理1.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)