律師協(xié)會檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律師協(xié)會檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障律師協(xié)會工作的正常開展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本協(xié)會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于律師協(xié)會機(jī)關(guān)及所屬各部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等各類檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則律師協(xié)會檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.集中保管原則各類檔案由律師協(xié)會指定的檔案管理部門集中保管，便于查閱和利用，防止檔案散失。3.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案實體安全和信息安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為律師協(xié)會工作人員及相關(guān)單位提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門律師協(xié)會設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等具體工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定律師協(xié)會檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、分類、編號、裝訂、上架各類檔案，確保檔案的有序存放。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案實體安全，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用工作，為律師協(xié)會各項工作提供檔案資料支持，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高律師協(xié)會工作人員的檔案意識和檔案管理水平。8.完成律師協(xié)會交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確。3.各部門在開展工作過程中，需查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與律師協(xié)會工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.律師協(xié)會制定的章程、制度、規(guī)定、辦法等規(guī)范性文件。3.律師協(xié)會召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.律師協(xié)會組織開展的各項業(yè)務(wù)活動的文件材料，如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、研討交流、案件辦理等相關(guān)資料。5.律師協(xié)會會員管理工作中形成的文件材料，如會員入會、退會、表彰獎勵等相關(guān)記錄。6.律師協(xié)會財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證等。7.律師協(xié)會與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。8.律師協(xié)會工作人員的人事檔案材料，包括任免文件、考核材料、工資福利等相關(guān)資料。9.律師協(xié)會開展對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報道、交流合作協(xié)議等。10.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如綜合類、業(yè)務(wù)類、會員管理類、財務(wù)管理類等。2.在每一類檔案中，再按照文件材料的性質(zhì)、用途等進(jìn)行細(xì)分，編制詳細(xì)的分類目錄。3.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.按照編號順序，將文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、責(zé)任者等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案分類目錄，將檔案分類存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案在檔案架或檔案柜中的具體位置，方便快速查找檔案。（四）檔案保管期限1.律師協(xié)會檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括律師協(xié)會章程、重要會議文件、重大業(yè)務(wù)活動資料、會員管理重要文件等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性會議文件、業(yè)務(wù)活動資料、會員管理常規(guī)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括臨時性文件材料、一般性工作記錄等。5.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和律師協(xié)會工作實際情況，綜合考慮檔案的重要性、查考利用價值等因素。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、安全保密措施等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、調(diào)整保管環(huán)境、加強(qiáng)安全防范等。4.做好檔案檢查記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織律師協(xié)會成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合律師協(xié)會工作實際，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否涉及重要?dú)v史事件、重大案件、知識產(chǎn)權(quán)等方面的內(nèi)容，如有此類內(nèi)容，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，報檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審查，逐份鑒定檔案的保存價值，對確無保存價值的檔案，簽署銷毀意見。3.經(jīng)檔案鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報律師協(xié)會負(fù)責(zé)人審批。4.律師協(xié)會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）監(jiān)銷制度1.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、清單等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.律師協(xié)會工作人員因工作需要查閱檔案。2.會員因自身業(yè)務(wù)需要查閱與會員權(quán)益相關(guān)的檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等相關(guān)單位因工作需要查閱律師協(xié)會檔案。4.其他經(jīng)律師協(xié)會批準(zhǔn)的單位或個人查閱檔案。（二）利用手續(xù)辦理1.律師協(xié)會工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.會員查閱檔案，需提交會員身份證明及查閱申請，經(jīng)律師協(xié)會會員管理部門審核同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信及查閱申請，經(jīng)律師協(xié)會辦公室審核同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.其他經(jīng)律師協(xié)會批準(zhǔn)的單位或個人查閱檔案，需提交相關(guān)證明材料及查閱申請，經(jīng)律師協(xié)會批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（三）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，查閱登記記錄應(yīng)永久保存。（四）檔案借閱1.因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.辦理檔案借閱手續(xù)時，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立律師協(xié)會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為律師協(xié)會工作人員及相關(guān)單位提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和使用過程中的安全可靠。（二）檔案數(shù)字化1.對律師協(xié)會現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)要求。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、加密處理等操作，確保電子文件的質(zhì)量和安全。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入（含電子文件導(dǎo)入）、分類、編號、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.系統(tǒng)應(yīng)能生成各類檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全