社保檔案管控制度一、總則（一）目的為加強公司社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護公司及員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工社保檔案的管理，包括社保參保登記、變更、繳費、待遇申領(lǐng)等過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家關(guān)于社會保險的法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保社保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：社保檔案應(yīng)如實反映公司及員工社保業(yè)務(wù)辦理的實際情況，保證檔案信息的真實性和準確性。3.完整安全原則：全面收集、整理社保檔案資料，確保檔案的完整性；同時，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.便捷高效原則：優(yōu)化社保檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，便于公司及員工查詢、利用社保檔案信息。二、社保檔案管理職責分工（一）人力資源部門1.負責組織公司員工社保業(yè)務(wù)的辦理，包括參保登記、增減員、繳費申報等工作。2.收集、整理、審核社保業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類原始資料，并及時移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好社保檔案的查詢、借閱等工作，為員工提供社保信息咨詢服務(wù)。（二）財務(wù)部門1.負責按照人力資源部門提供的社保繳費申報數(shù)據(jù)，及時足額繳納社保費用。2.保存社保繳費憑證、發(fā)票等財務(wù)資料，并定期與人力資源部門核對社保繳費情況。（三）檔案管理部門1.負責社保檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程。2.接收、整理、歸檔人力資源部門移交的社保檔案資料，建立健全社保檔案目錄和索引。3.負責社保檔案的保管、維護，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供社保檔案的查詢、借閱服務(wù)，并做好登記記錄。（四）信息技術(shù)部門1.負責建立和維護社保檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)社保檔案的電子化管理。2.保障社保檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，做好數(shù)據(jù)備份和安全防護工作。3.協(xié)助檔案管理部門進行社保檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計等工作，提高檔案管理工作的信息化水平。三、社保檔案的分類與歸檔（一）社保檔案分類1.參保登記類：包括員工入職參保登記表、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、勞動合同等相關(guān)資料。2.變更類：員工社保信息變更申請表、變更證明材料等。3.繳費類：社保繳費基數(shù)申報核定表、繳費憑證、發(fā)票等。4.待遇申領(lǐng)類：退休待遇申領(lǐng)表、工傷認定決定書、勞動能力鑒定結(jié)論書、生育保險待遇申領(lǐng)材料等。（二）歸檔要求1.社保檔案應(yīng)按照分類進行整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列。2.每份檔案應(yīng)編制頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明檔案類別、年度、編號等信息。3.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。4.對于電子檔案，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）歸檔流程1.人力資源部門在完成社保業(yè)務(wù)辦理后，應(yīng)及時將相關(guān)資料進行整理、核對，確保資料齊全、準確。2.整理好的社保檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理部門收到移交的社保檔案后，應(yīng)按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。四、社保檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的社保檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.社保檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、編號順序存放于檔案柜中，并建立檔案索引目錄，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.社保檔案的保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準執(zhí)行。一般情況下，參保登記類、變更類檔案應(yīng)永久保管；繳費類檔案應(yīng)保管10年；待遇申領(lǐng)類檔案應(yīng)在待遇終止后保管10年。2.對于超過保管期限的社保檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同人力資源部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員共同進行。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。五、社保檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢本人社保檔案的，應(yīng)填寫社保檔案查詢申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)員工提供的有效身份證件，核實身份后，為其提供社保檔案查詢服務(wù)。查詢結(jié)果應(yīng)打印或復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。3.公司外部單位或個人因工作需要查詢公司社保檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門方可提供查詢服務(wù)。查詢內(nèi)容應(yīng)嚴格限定在與查詢目的相關(guān)的范圍內(nèi)，并做好查詢記錄。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱社保檔案的，應(yīng)填寫社保檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的社保檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。六、社保檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全社保檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.社保檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對于涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的社保檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在社保檔案查詢、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴格控制知悉范圍，對查詢、借閱情況進行詳細記錄，確保檔案信息安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強社保檔案保管庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。在庫房內(nèi)不得吸煙、使用明火，不得存放易燃易爆物品。3.定期對社保檔案進行盤點清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。同時，做好檔案盤點清查記錄，以備查閱。七、社保檔案的信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)公司社保檔案管理的實際需求，建立完善的社保檔案管理信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、安全防護等功能，實現(xiàn)社保檔案的電子化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)與公司人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等進行數(shù)據(jù)對接，確保社保檔案信息與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案錄入要求，將社保檔案資料準確錄入信息系統(tǒng)。錄入過程中應(yīng)認真核對數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實性和準確性。2.定期對社保檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時處理檔案信息變更、過期數(shù)據(jù)清理等工作。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全保障1.信息技術(shù)部門應(yīng)加強社保檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護工作，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.建立健全信息系統(tǒng)用戶權(quán)限管理制度，嚴格控制用戶訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作社保檔案信息系統(tǒng)。同時，定期對用戶賬號進行清理和審計，防止非法用戶登錄系統(tǒng)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對社保檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案整理歸檔情況、檔案保管安全情況、檔案查詢借閱情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立社保檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體